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- 2016-12-08
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- 職業(yè)PPT
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這是一個(gè)關(guān)于第六章秘書(shū)的工作起源與發(fā)展PPT課件，主要介紹了秘書(shū)的基本職能是服務(wù)，“參與政務(wù)，掌管事務(wù)”，為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合輔助服務(wù)等內(nèi)容。影片《生死抉擇》中有這樣一件事：一名老職工寫(xiě)給李高成市長(zhǎng)的反映中陽(yáng)紡織廠領(lǐng)導(dǎo)班子腐敗問(wèn)題的信件被市長(zhǎng)秘書(shū)“截留”了，由此引發(fā)了群眾對(duì)李高成的誤解，也給李高成的工作帶來(lái)了被動(dòng)，負(fù)面影響很大。當(dāng)李高成責(zé)問(wèn)秘書(shū)為何扣住他的信件時(shí)，秘書(shū)解釋說(shuō)：是為了減輕領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力。更多內(nèi)容，歡迎點(diǎn)擊下載第六章秘書(shū)的工作起源與發(fā)展PPT課件哦。
第六章秘書(shū)的工作起源與發(fā)展PPT課件是由紅軟PPT免費(fèi)下載網(wǎng)推薦的一款職業(yè)PPT類型的PowerPoint.
現(xiàn)代秘書(shū)工作的基本特征：以調(diào)查研究為方法，
以信息工作為基礎(chǔ)，以參謀咨詢?yōu)榉绞�，以輔助管理
輔助決策為根本。
給領(lǐng)導(dǎo)“減壓”還是“幫倒忙”
影片《生死抉擇》中有這樣一件事：一名老職工寫(xiě)給
李高成市長(zhǎng)的反映中陽(yáng)紡織廠領(lǐng)導(dǎo)班子腐敗問(wèn)題的信件被
市長(zhǎng)秘書(shū)“截留”了，由此引發(fā)了群眾對(duì)李高成的誤解，也
給李高成的工作帶來(lái)了被動(dòng)，負(fù)面影響很大。當(dāng)李高成責(zé)
問(wèn)秘書(shū)為何扣住他的信件時(shí)，秘書(shū)解釋說(shuō)：是為了減輕領(lǐng)
導(dǎo)的工作壓力。
問(wèn)題：
１．市長(zhǎng)秘書(shū)“截留”了反映中陽(yáng)紡織廠領(lǐng)導(dǎo)班子腐敗問(wèn)題
的信件，是給領(lǐng)導(dǎo)“減壓”嗎？ 為什么？
２．在你心目中，秘書(shū)有哪些職能？ 怎樣才能履行好這
些職能？
第一節(jié) 辦公事務(wù)輔助
秘書(shū)是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，其工作職能必須圍繞著領(lǐng)導(dǎo)工作需
要展開(kāi)。概括地說(shuō)，在領(lǐng)導(dǎo)履行職責(zé)、行使職權(quán)所需要的輔助和服
務(wù)領(lǐng)域內(nèi)，都屬于秘書(shū)工作的職能范疇。從這個(gè)意義上講，秘書(shū)職
能范疇是：
（１） 具有從屬性。它從屬于直接服務(wù)對(duì)象———領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)
和職權(quán)范圍。
（２） 管理輔助性。無(wú)論何級(jí)何類的領(lǐng)導(dǎo)者，都有確定的管理范
圍，秘書(shū)的職能范疇，就是在領(lǐng)導(dǎo)者的管理范圍內(nèi)發(fā)揮輔助
作用的空間。
（３） 既有近身綜合輔助的確定性又有領(lǐng)導(dǎo)需要差異的選擇性。
開(kāi)展正常的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，就必須借助會(huì)議、文件、處理事務(wù)等
形式以行使職權(quán)，必須依據(jù)信息進(jìn)行溝通以實(shí)施管理，這就
需要秘書(shū)辦文、辦會(huì)、辦事、溝通信息等職能輔助。
辦公事務(wù)輔助在秘書(shū)職能活動(dòng)中是大量的、經(jīng)常性的、基礎(chǔ)
性的。秘書(shū)辦文、辦會(huì)、辦事在整個(gè)秘書(shū)職能活動(dòng)中要占全部工
作時(shí)間和精力的三分之二左右，所以說(shuō)是大量的；這類工作是每
天或每周、每月往復(fù)出現(xiàn)的，所以說(shuō)是經(jīng)常性的；秘書(shū)的參謀智
能輔助和綜合協(xié)調(diào)輔助不少都滲透和包容在辦公事務(wù)輔助中或者
與辦公事務(wù)輔助相配合，所以說(shuō)是基礎(chǔ)性的。因此，從事秘書(shū)工
作的人，首先必須要盡職盡責(zé)地完成辦公事務(wù)輔助工作任務(wù)。辦
公事務(wù)輔助主要包括辦文、辦會(huì)、辦事，以及辦公環(huán)境管理等，
它是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和管理組織運(yùn)轉(zhuǎn)不可缺少的輔助和服務(wù)環(huán)節(jié)，它對(duì)
領(lǐng)導(dǎo)工作和管理運(yùn)作的效率和有序性、規(guī)范性有著不可低估的影
響。
一、辦 文
辦文在秘書(shū)工作中主要指文稿撰擬、運(yùn)行、整理及保管利用。
自秘書(shū)性工作萌生開(kāi)始，辦文就成為秘書(shū)性人員為領(lǐng)導(dǎo)和管理工作
服務(wù)的重要手段，成為其輔政的主要方式。文字產(chǎn)生之后，國(guó)家行
使其統(tǒng)治權(quán)力、管理主體行使其管理和支配權(quán)，都必須以文書(shū)為載
體并以文書(shū)為重要依據(jù)。即使在高度集權(quán)的封建君主時(shí)代，君權(quán)的
行使也需要秘書(shū)性官吏的輔助和操辦，在辦文的過(guò)程中也必然存在
秘書(shū)性官吏不同程度的參謀建議的智能輔助。隨著社會(huì)的發(fā)展，文
書(shū)應(yīng)用的范圍越來(lái)越廣泛，數(shù)量和要求也不斷地提高。因此，辦文
成為了秘書(shū)工作極為重要的業(yè)務(wù)內(nèi)容。即使在信息化社會(huì)，使用了
網(wǎng)絡(luò)化的文字處理技術(shù)后，采用以計(jì)算機(jī)為主要工具的秘書(shū)辦文，
也是領(lǐng)導(dǎo)和管理者不可缺少的輔助環(huán)節(jié)。
（一） 文稿撰擬
【案例】
方老師原是一中遠(yuǎn)近聞名的才子，不僅自己經(jīng)常在報(bào)刊上發(fā)表文
章，而且他教的學(xué)生，個(gè)個(gè)語(yǔ)文成績(jī)優(yōu)秀，特別是作文寫(xiě)得好，經(jīng)常在
省市中學(xué)生作文競(jìng)賽中拿名次。由于書(shū)教得好，被提拔到市教育局當(dāng)了
科長(zhǎng)，又由于會(huì)寫(xiě)文章，又選任為陳書(shū)記的秘書(shū)。陳書(shū)記的兒子就是方
老師教出來(lái)的，考入了國(guó)家重點(diǎn)大學(xué)中文系。陳書(shū)記出于對(duì)老師的尊
重，對(duì)方秘書(shū)仍然稱方老師。
方老師第一次為陳書(shū)記寫(xiě)講話稿，是他至今難忘的。陳書(shū)記向他交代
寫(xiě)作意圖、主要觀點(diǎn)和有關(guān)材料。他表面虛心在聽(tīng)，心里卻在想，寫(xiě)文
章還用你來(lái)教我嗎。雖然他十分自信，但畢竟是第一次給縣委書(shū)記寫(xiě)講
話稿，必須一炮打響。于是他熬了兩個(gè)通宵，反復(fù)修改潤(rùn)色。改好后自
己又讀誦了幾遍，直到自己完全滿意，才算完稿。
開(kāi)會(huì)那天，方老師坐在臺(tái)下，準(zhǔn)備欣賞陳書(shū)記宣讀他筆下的杰作。只
見(jiàn)陳書(shū)記把講話稿放在桌上根本沒(méi)有打開(kāi)，開(kāi)口就說(shuō)：“今天我講８?jìng)�(gè)
字，第一個(gè)字是……”８?jìng)�(gè)字全是講話稿上沒(méi)有的，整場(chǎng)講話內(nèi)容完全按
“８ 個(gè)字”展開(kāi)。半個(gè)鐘頭后，臺(tái)下響起雷鳴般的掌聲。方老師給驚呆
了，但心里又很不服。講語(yǔ)言、講結(jié)構(gòu)、講文采，我寫(xiě)的哪點(diǎn)不如他？
為什么……
他帶著迷惑去聽(tīng)與會(huì)干部討論陳書(shū)記的講話。干部們對(duì)陳書(shū)記
講的“８ 個(gè)字”記得清，理解得透，并能與各自的實(shí)際工作緊密地
聯(lián)系起來(lái)。方老師這才服氣了。
事后，方老師見(jiàn)了陳書(shū)記感到有些慚愧。陳書(shū)記笑著說(shuō)：“方老
師，你的文稿很有文采，但不對(duì)路，不要緊，慢慢就會(huì)對(duì)路的。”
方老師為了將文稿寫(xiě)“對(duì)路”，仔細(xì)學(xué)習(xí)了不少文件、講話稿，
認(rèn)真地分析各種應(yīng)用文體的風(fēng)格，虛心地向領(lǐng)導(dǎo)和老秘書(shū)請(qǐng)教，經(jīng)
過(guò)很長(zhǎng)時(shí)間的努力，他才認(rèn)為自己在秘書(shū)寫(xiě)作上能夠得６０分了。
問(wèn)題：
１．方老師反復(fù)潤(rùn)色的講話稿為什么沒(méi)有被陳書(shū)記采用？
２．怎樣才能寫(xiě)出與領(lǐng)導(dǎo)“對(duì)路”的文稿？
代單位立言，非個(gè)人意愿
集體成果，非個(gè)人創(chuàng)作
上司授意——秘書(shū)擬稿——上司審核；秘書(shū)不署名
內(nèi)容真實(shí)、實(shí)用、客觀，符合政策
有針對(duì)性，能解決實(shí)際問(wèn)題，符合法規(guī)政策。
語(yǔ)言流暢、平實(shí)、簡(jiǎn)潔、規(guī)范
不允許語(yǔ)言風(fēng)格個(gè)性化；用單句、陳述句和判斷句。
講究文體格式
正式公文按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》要求（掌握15種公文格式）
一般寫(xiě)作的表現(xiàn)手法
記述
敘述
描寫(xiě)
抒情
說(shuō)明
議論
秘書(shū)寫(xiě)作的表現(xiàn)手法
多用說(shuō)明，少用議論；
多用記敘，少用描寫(xiě)；
基本不用抒情。
（一） 文稿撰擬
秘書(shū)撰擬文稿，主要是指受命于領(lǐng)導(dǎo)草擬各種表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)和管理
意圖的書(shū)信、文件、講話稿等文字材料。秘書(shū)在撰擬文稿的過(guò)程中
應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：
（１） 要明確自己代筆者的地位。秘書(shū)在撰稿過(guò)程中必須認(rèn)真領(lǐng)
會(huì)和準(zhǔn)確表達(dá)組織和領(lǐng)導(dǎo)者的意圖，不允許摻雜個(gè)人利益取向而與
領(lǐng)導(dǎo)和管理目標(biāo)相悖。在公務(wù)文稿形成中，組織和領(lǐng)導(dǎo)是立意者，
文稿表達(dá)內(nèi)容的確定者、相關(guān)權(quán)責(zé)的承擔(dān)者，是文稿的作者；秘書(shū)
是領(lǐng)導(dǎo)和組織意圖的表達(dá)者、代筆者，承擔(dān)的是忠實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、
按時(shí)限表達(dá)之責(zé)。
（２） 要準(zhǔn)確使用規(guī)范的文種。要根據(jù)行文目的、對(duì)象、內(nèi)容、
行文關(guān)系和行文規(guī)范，選用恰當(dāng)?shù)奈捏w種類并嚴(yán)格按照其格式要求
草擬成文。
（一） 文稿撰擬
（３） 要選用準(zhǔn)確而不含混、莊重而不易產(chǎn)生歧義的語(yǔ)言表達(dá)。公
務(wù)文稿特別是公務(wù)文書(shū)，是決策、執(zhí)行、謀求合作、經(jīng)營(yíng)管理的工
具，文字表達(dá)上稍有偏差若不能得到修正，其產(chǎn)生的負(fù)面影響是難
以估量的。
領(lǐng)導(dǎo)人講話稿的草擬，不僅要忠實(shí)于領(lǐng)導(dǎo)者的授意，而且在語(yǔ)
言運(yùn)用上還要充分考慮到領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人風(fēng)格、聽(tīng)眾的特征及場(chǎng)合、
氣氛渲染及感召力等。秘書(shū)草擬的講話稿要使照稿演說(shuō)的領(lǐng)導(dǎo)者演
講時(shí)感到自然流暢，是自己的思想，便于自己的情感表達(dá)；要使聽(tīng)
眾感受到領(lǐng)導(dǎo)人真實(shí)思想的流露和領(lǐng)導(dǎo)人人格的魅力；要使演講者
與聽(tīng)眾產(chǎn)生情感的交融進(jìn)而形成共識(shí)。這樣才算出色地完成講話稿
草擬的任務(wù)。要達(dá)到這種境界，草擬文稿的秘書(shū)沒(méi)有高超的文字表
達(dá)水平是不行的，對(duì)其領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有全面、透徹的了解也不行。
（一） 文稿撰擬
（４）要反復(fù)進(jìn)行認(rèn)真修改。公務(wù)文稿的修改過(guò)程是領(lǐng)導(dǎo)與其秘書(shū)主輔配合、緊密合作的過(guò)程。領(lǐng)導(dǎo)者提出修改的指導(dǎo)性意見(jiàn)和修改要求，在關(guān)鍵性觀點(diǎn)和提法上也可親筆修改；秘書(shū)則應(yīng)在篇章、結(jié)構(gòu)、文字語(yǔ)言上反復(fù)仔細(xì)修改，既要使領(lǐng)導(dǎo)者滿意，又要符合規(guī)范要求。
（５）要有可靠依據(jù)。法治社會(huì)要求依法行政、依法經(jīng)營(yíng)管理。
①秘書(shū)草擬公務(wù)文稿必須以國(guó)家法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)章制度為
依據(jù)，與相關(guān)方針政策保持一致，要遵從行業(yè)管理規(guī)范、公文規(guī)范、
保密規(guī)范等。②秘書(shū)撰擬文稿時(shí)必須有可靠的信息依據(jù)，特別對(duì)有
關(guān)數(shù)據(jù)、事實(shí)、人物、地點(diǎn)、時(shí)間、績(jī)效等，要反復(fù)核對(duì)，做到準(zhǔn)
確無(wú)誤。③務(wù)實(shí)求真是有效進(jìn)行管理和領(lǐng)導(dǎo)工作的關(guān)鍵，也是秘書(shū)
準(zhǔn)確草擬文稿的關(guān)鍵性要求，在這方面的任何疏漏和失誤，都會(huì)造
成不良的影響。④秘書(shū)草擬公務(wù)文稿必須以組織公利目標(biāo)為依據(jù)，
文稿的具體內(nèi)容必須與組織的整體公利目標(biāo)保持一致，必須與相關(guān)
文件內(nèi)容相協(xié)調(diào)，這樣才能保持組織運(yùn)轉(zhuǎn)的有序性和整體性。
（一） 文稿撰擬
（６） 要有精益求精認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。秘書(shū)草擬公務(wù)文稿，不是
個(gè)人感受的隨意宣泄，而是組織和領(lǐng)導(dǎo)意圖的鄭重表達(dá)，不僅限于
筆下成文或鍵盤(pán)點(diǎn)擊，而且要全面、透徹地領(lǐng)會(huì)和理解領(lǐng)導(dǎo)的意
思，綜合收集處理有關(guān)資料、準(zhǔn)確把握相關(guān)依據(jù)，是精心構(gòu)思，認(rèn)
真撰擬的過(guò)程。在這一過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)材料不足、依據(jù)不準(zhǔn)、立意
領(lǐng)會(huì)不清等問(wèn)題，就必須反復(fù)做事實(shí)調(diào)查、文獻(xiàn)調(diào)查、專家咨詢或
請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)者等，不得有半點(diǎn)馬虎。草擬公務(wù)文稿體現(xiàn)了組織者和領(lǐng)
導(dǎo)者對(duì)執(zhí)筆秘書(shū)的信任，準(zhǔn)確表達(dá)是秘書(shū)應(yīng)盡之責(zé)。執(zhí)筆秘書(shū)只有
認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精，才能不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)和組織的信任。
（二） 文書(shū)運(yùn)行
【案例】
張秘書(shū)請(qǐng)李副總到閱文室看機(jī)密文件。李副總說(shuō)：“我正忙著
哩，請(qǐng)你把文件送到我辦公室來(lái)吧。”按規(guī)定，重要機(jī)密文件應(yīng)在
閱文室看，但領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)了，張秘書(shū)只有送了過(guò)去。李副總說(shuō)是看了就
還過(guò)去，沒(méi)有簽字，后來(lái)又外出開(kāi)會(huì)去了。幾天后，上級(jí)要收回那
份文件。張秘書(shū)找李副總收回文件，可李副總把此事忘得一干二
凈，說(shuō)是他沒(méi)拿此文件，是不是張秘書(shū)自己弄丟了。秘書(shū)若丟了機(jī)
密文件，可是個(gè)大事故，急得張秘書(shū)滿頭大汗，四處尋找。后來(lái)，
還是在李副總辦公室里找到了它。張秘書(shū)這才體會(huì)到，辦文無(wú)小
事，必須按照規(guī)章制度辦事。
問(wèn)題：
★在對(duì)機(jī)密文件的傳閱中張秘書(shū)錯(cuò)在哪里？
（二） 文書(shū)運(yùn)行
文書(shū)運(yùn)行包括收文和發(fā)文兩個(gè)程序化運(yùn)行過(guò)程。
收文程序的主要環(huán)節(jié)有：
簽收—登記—分辦—傳閱—擬辦—批辦—承辦—催辦—注辦
發(fā)文程序的主要環(huán)節(jié)有：
授意—擬稿—審核—簽發(fā)—復(fù)核—繕印—校對(duì)—用印—登記—封發(fā)
文書(shū)運(yùn)行可根據(jù)機(jī)關(guān)規(guī)模、文件流量、溝通往來(lái)的需要等具體
情況，對(duì)上述收文、發(fā)文程序進(jìn)行調(diào)整，增減其中的某些環(huán)節(jié)。但
無(wú)論如何安排公文運(yùn)行程序，都必須注重以下方面：
（二） 文書(shū)運(yùn)行
（１） 程序的有序銜接性。收文和發(fā)文程序中的各個(gè)環(huán)節(jié)都要環(huán)
環(huán)緊扣，不能隨意顛倒順序，不能相互脫節(jié)，不能任意增刪，不能
重疊混亂；要分工明確、責(zé)任到人，運(yùn)行制度化、規(guī)范化，要確保
無(wú)差錯(cuò)運(yùn)行，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、高效。
（２） 領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)的主輔協(xié)同性。無(wú)論收文還是發(fā)文，都是領(lǐng)導(dǎo)
與秘書(shū)協(xié)同完成的。領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)責(zé)收文中的批辦和發(fā)文中的授意、簽
發(fā)等決定性環(huán)節(jié)；秘書(shū)負(fù)責(zé)其他操辦性輔助性環(huán)節(jié)。兩者必須主輔
協(xié)同，密切配合，才能確保文書(shū)運(yùn)行的時(shí)效。
（３） 程序運(yùn)作的規(guī)范性。要用規(guī)范的制度管理文書(shū)的運(yùn)行，管
理包括領(lǐng)導(dǎo)人、秘書(shū)、相關(guān)管理人員等在內(nèi)的一切參與文書(shū)運(yùn)行人
員的批文、閱文、辦文行為，特別要強(qiáng)調(diào)嚴(yán)格按保密規(guī)定辦理。程
序各環(huán)節(jié)的要求和標(biāo)準(zhǔn)要長(zhǎng)期切實(shí)執(zhí)行，一以貫之。
（二） 文書(shū)運(yùn)行
（４） 文書(shū)運(yùn)行中智能輔助的滲透性。秘書(shū)操辦文書(shū)運(yùn)行，主要
是在文書(shū)運(yùn)行各環(huán)節(jié)中從事辦公事務(wù)輔助。但在收文中的分辦、擬
辦，發(fā)文中擬稿、審核等環(huán)節(jié)，有不少都需要秘書(shū)發(fā)揮參謀作用，
進(jìn)行智能輔助的機(jī)會(huì)和空間。若秘書(shū)將智能輔助滲透到這些環(huán)節(jié)中
去，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者簽發(fā)、批辦等決定是極有針對(duì)性的補(bǔ)益，對(duì)提高辦文
質(zhì)量、優(yōu)化辦文效果也是極為有利的。
（５） 文書(shū)運(yùn)行的反饋性。發(fā)文若需要行文對(duì)象回應(yīng)的必須關(guān)注
相關(guān)收文，告知性文書(shū)也要了解發(fā)文后對(duì)方的反應(yīng)；收文對(duì)需要回
復(fù)的必須關(guān)注相應(yīng)的發(fā)文。特別對(duì)一定時(shí)段的發(fā)文量及文書(shū)流量過(guò)
多且出現(xiàn)文牘主義偏向時(shí)，應(yīng)將此偏向反饋給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)
者克服“文山”現(xiàn)象，提高辦公效率。
（三） 文書(shū)整理
【案例】
秘書(shū)科長(zhǎng)指導(dǎo)秘書(shū)小石整理公司來(lái)客登記簿時(shí)，看到小石的來(lái)
客登記簿按客人的姓氏筆畫(huà)排列，讓小石將已經(jīng)排好的客人名單按
他所在公司的筆畫(huà)順序排列重排，小石不理解，認(rèn)為都是一樣的，
科長(zhǎng)說(shuō)：這些來(lái)訪的客人，是代表他們所在的公司來(lái)我們公司洽談
業(yè)務(wù)的。他們個(gè)人有可能在將來(lái)的某一天，會(huì)離開(kāi)他們現(xiàn)在所在的
公司，但是，他們的公司則有可能是我們公司永久的客戶，所以我
們的重點(diǎn)是應(yīng)該記住他們的公司，因此，在整理來(lái)客名錄時(shí)，應(yīng)該
以客人所在公司的筆畫(huà)來(lái)排列順序。比方昨天第一個(gè)來(lái)訪的客人是
IMC公司的副總經(jīng)理劉鋼。將來(lái)只要一看到劉鋼的姓名，首先應(yīng)該
想到是IMC公司。 IMC是2005 年注冊(cè)成立的，注冊(cè)資金2000萬(wàn)元人
民幣，代理銷售我們東方公司的產(chǎn)品，平均每年的銷售額在800萬(wàn)
元人民幣左右，他們的董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理叫李明，劉鋼昨天與張總會(huì)
談的主要議題是希望成為我們東方公司產(chǎn)品的一級(jí)代理商，已經(jīng)與
張總達(dá)成初步共識(shí)……
小石輕輕地嘆了口氣，她沒(méi)想到來(lái)客登記簿上“劉鋼”這么簡(jiǎn)
單的兩個(gè)字，在科長(zhǎng)的頭腦里竟包含了這么多信息。她以為只要把
劉鋼的姓名和電話號(hào)碼往計(jì)算機(jī)里一存，就算是完成了“文件整理”
工作。 （《一個(gè)外企女秘書(shū)的日記》）
問(wèn)題
１．小石對(duì)來(lái)客登記簿的整理錯(cuò)在哪里？
２．怎樣才能將文書(shū)整理得利于查考利用？
（三） 文書(shū)整理
文書(shū)整理主要指將已經(jīng)辦理完畢的文書(shū)的處理，主要包括文書(shū)
立卷和案卷歸檔。文書(shū)立卷是指將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考
利用價(jià)值的文件材料，按其形成過(guò)程中的聯(lián)系、特征和一定的規(guī)律
組成案卷。它是整理和保存文書(shū)的一種重要方法。案卷是有關(guān)某一
問(wèn)題或某一工作活動(dòng)的系統(tǒng)的、具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。
它是文書(shū)檔案的基本保管單位。
從文書(shū)立卷及案卷的基本含義中我們理解到：
（１） 凡是需要立卷的文書(shū)，必須是辦理完畢的，也就是完成了
收文和發(fā)文程序各環(huán)節(jié)的文書(shū)；正在辦理中或未經(jīng)辦理的文書(shū)不能
立卷。
（２） 凡是需要立卷的文書(shū)，必須具有一定的查考利用價(jià)值；無(wú)
查考利用價(jià)值的文書(shū)，不需整理立卷。
（三） 文書(shū)整理
（３） 凡需要在立卷中組合在一個(gè)案卷中的文書(shū)，必須在其自然
形成過(guò)程中有一定聯(lián)系，并按其一定規(guī)律組成案卷；沒(méi)有一定聯(lián)系
不存在一定規(guī)律的文書(shū)不能組合在一個(gè)案卷中。
（４）通過(guò)文書(shū)立卷所組成的案卷是文書(shū)檔案的基本保管單位，又
為文書(shū)檔案的價(jià)值鑒定、數(shù)量統(tǒng)計(jì)、編制檢索工具打下了基礎(chǔ)；單
份文書(shū)不便于保管，也不是文書(shū)檔案的基本保管單位。
（三） 文書(shū)整理
文書(shū)立卷的范圍，也是文書(shū)歸檔的范圍，主要包括：
（１）本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查
考利用價(jià)值的文書(shū)、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議
記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊(cè)、聲像材料等；
（２）上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)的決議、決定、指示、
命令、重要通知、通報(bào)、條例、規(guī)定等；
（３）下級(jí)機(jī)關(guān)送報(bào)的各種報(bào)告及統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。重份文件、未成
文的草稿、事務(wù)性臨時(shí)性無(wú)查考利用價(jià)值的文件、與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的
外來(lái)文等均不需立卷。
（三） 文書(shū)整理
文書(shū)立卷的原則是保持文書(shū)間的歷史聯(lián)系，區(qū)別保存價(jià)值，便
于保管和利用。這一原則是把握文書(shū)立卷的標(biāo)尺，并從文書(shū)立卷的
結(jié)構(gòu)、質(zhì)量、目標(biāo)提出了原則性要求。根據(jù)這一立卷原則，我國(guó)文
書(shū)立卷的方法常用的有按問(wèn)題特征、時(shí)間特征、文種特征、作者特
征、地區(qū)特征和通訊者特征六種特征立卷。這六種特征立卷的方
法，符合我國(guó)文書(shū)檔案工作的實(shí)際，鮮明地反映出文書(shū)產(chǎn)生的歷史
面貌及文書(shū)之間的歷史聯(lián)系，又有利于查找和利用，給領(lǐng)導(dǎo)和秘書(shū)
調(diào)閱文書(shū)檔案提供方便，也給檔案工作者有效地保管文書(shū)檔案及提
供文書(shū)檔案服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。經(jīng)過(guò)整理的文書(shū)案卷，必須逐年移交
給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。歸檔能保證機(jī)關(guān)檔案的完整，
便于查找利用，為社會(huì)積累檔案財(cái)富。在歸檔之前，整理文書(shū)案卷
的人員，應(yīng)按要求填寫(xiě)案卷目錄、編制各種檢索工具，并按歸檔制
度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機(jī)關(guān)檔案室移交，移交
完畢，文書(shū)立卷工作完結(jié)。文書(shū)材料從現(xiàn)行處理階段轉(zhuǎn)入檔案管理
階段。
（三） 文書(shū)整理
歸檔的時(shí)限要求是辦理完畢的文書(shū)經(jīng)整理組合成案卷后，
一般在第二年的上半年向檔案部門(mén)移交。歸檔的質(zhì)量要求是要維
護(hù)文書(shū)材料的齊全、完整；要按文書(shū)內(nèi)容上的聯(lián)系合并整理、立
卷；要保持文書(shū)間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立
卷，案卷要簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
文書(shū)立卷和歸檔是一個(gè)緊密相連的過(guò)程。它將尚有保存價(jià)值
的已經(jīng)辦理完畢的文書(shū)整理為一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的更能揭示事物全貌
的系統(tǒng)，以便形成文書(shū)檔案信息資料庫(kù)，繼續(xù)發(fā)揮其憑證和依據(jù)
作用，體現(xiàn)其原始記錄價(jià)值和參考價(jià)值。在紙質(zhì)載體為主的文書(shū)
時(shí)代，文書(shū)立卷歸檔主要是以手工操作方式。到了文書(shū)檔案信息
化時(shí)代，借助電子計(jì)算機(jī)為中心的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立了超大容量、
運(yùn)作快捷的文書(shū)檔案信息庫(kù)和遠(yuǎn)程自動(dòng)化查尋系統(tǒng)，這是文書(shū)檔
案工作的一次劃時(shí)代的革命。
（四） 文獻(xiàn)材料的保管和利用
【案例】
孫總催著要“HX公司情況介紹”的材料。也許是時(shí)間太急，材
料中不僅有錯(cuò)別字，還有一些語(yǔ)法上的錯(cuò)誤，秘書(shū)小于把材料的文
字稍為潤(rùn)色了一遍，重新打印送給孫總。孫總將材料翻了翻，就皺
起眉頭說(shuō)：“小于，這份材料你加工處理過(guò)是吧？”“是的，我只
是對(duì)其中的文字潤(rùn)色了一下”小于回答。“小于，你應(yīng)該知道我要
這份材料的目的。我想了解HX公司的資產(chǎn)狀況，但是更想了解HX公
司目前管理層的狀況。他們現(xiàn)在有多少管理人員，管理人員的年齡
結(jié)構(gòu)如何，知識(shí)結(jié)構(gòu)如何，管理、開(kāi)發(fā)和銷售各占什么比例，他們
對(duì)我們將要進(jìn)行的控股投資的態(tài)度如何……我要的是他們目前實(shí)實(shí)
在在的真實(shí)情況，而不是這么幾個(gè)干巴巴的數(shù)字和幾條標(biāo)語(yǔ)口號(hào)，
你知道嗎？”小于沒(méi)吱聲。孫總的批評(píng)沒(méi)錯(cuò)，但總覺(jué)得自己委屈。
問(wèn)題：
１．為什么經(jīng)過(guò)小于潤(rùn)色后的材料不是孫總需要的材料？
２．文件材料在提交領(lǐng)導(dǎo)之前需要潤(rùn)色嗎？ 如果需要，如何潤(rùn)色得讓領(lǐng)導(dǎo)滿意？
（四） 文獻(xiàn)材料的保管和利用
秘書(shū)要收集保管一定數(shù)量的文獻(xiàn)資料，以便在領(lǐng)導(dǎo)工作需要時(shí)
提供給領(lǐng)導(dǎo)參考，并在自身開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)中查閱。秘書(shū)保管和利用
的文獻(xiàn)資料，除了在一定期限內(nèi)的有關(guān)文書(shū)檔案材料外，主要是與
領(lǐng)導(dǎo)工作相關(guān)的、秘書(shū)業(yè)務(wù)中要經(jīng)常使用的參考書(shū)、工具書(shū)、工作
手冊(cè)、年鑒、事典、百科全書(shū)，往來(lái)單位和人物的電話號(hào)碼、郵編、
住址及相關(guān)背景資料，辦事指南、業(yè)務(wù)最新動(dòng)態(tài)、相關(guān)報(bào)道和秘書(shū)
的要事記錄、剪報(bào)等。這些文獻(xiàn)資料能給秘書(shū)開(kāi)展業(yè)務(wù)工作提供極
大的方便，也能在領(lǐng)導(dǎo)工作需要時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)參考。
秘書(shū)的文獻(xiàn)資料工作與圖書(shū)管理和檔案管理有較大的差異。它
是秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)工作提供輔助和服務(wù)的一部分，不是專門(mén)化的圖書(shū)檔
案工作。因此，秘書(shū)文獻(xiàn)資料工作中必須注重以下幾個(gè)方面：
（四） 文獻(xiàn)材料的保管和利用
（１） 要注重針對(duì)性。必須收集保管的是對(duì)所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)工作和
秘書(shū)自身業(yè)務(wù)活動(dòng)有參考價(jià)值的文獻(xiàn)資料。
（２） 要注重前沿性。文獻(xiàn)資料要能反映有關(guān)領(lǐng)域的前沿動(dòng)態(tài)，
反映新情況、新經(jīng)驗(yàn)、新成果，以便啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)和秘書(shū)工作跟上發(fā)展
潮流，進(jìn)行創(chuàng)新思維；陳舊過(guò)時(shí)的文獻(xiàn)資料的參考價(jià)值不大。
（３） 要注重系統(tǒng)性。對(duì)所擁有的文獻(xiàn)資料要分門(mén)別類，系統(tǒng)排
列，要制作簡(jiǎn)明的檢索工具，以便查找。
（４） 要注重動(dòng)態(tài)性。要根據(jù)社會(huì)發(fā)展的態(tài)勢(shì)不斷地收集保管新
出現(xiàn)、新產(chǎn)生的文獻(xiàn)資料，并將已經(jīng)過(guò)時(shí)的文獻(xiàn)資料從資料庫(kù)中清
除，使文獻(xiàn)資料庫(kù)存儲(chǔ)的信息具有鮮明的時(shí)代發(fā)展特征，更具參考
價(jià)值。
（四） 文獻(xiàn)材料的保管和利用
（５） 要注重消化應(yīng)用性。秘書(shū)收集、保管文獻(xiàn)資料的目的是提
供領(lǐng)導(dǎo)工作和自身業(yè)務(wù)活動(dòng)中參考，也就是這些文獻(xiàn)資料只有在使
用中才能體現(xiàn)出它的價(jià)值。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)日益走近現(xiàn)實(shí)生活的時(shí)代，
文獻(xiàn)資料更是領(lǐng)導(dǎo)和秘書(shū)獲取知識(shí)資源的重要途徑。
學(xué)習(xí)型組織、學(xué)習(xí)型社會(huì)首先要求領(lǐng)導(dǎo)者具有學(xué)習(xí)和吸納新知
識(shí)并運(yùn)用新知識(shí)的能力，以帶動(dòng)全體組織成員和社會(huì)成員形成學(xué)習(xí)
進(jìn)取的風(fēng)氣。為此，秘書(shū)還應(yīng)為其領(lǐng)導(dǎo)者獲取所需要的知識(shí)提供服
務(wù)，其自身也應(yīng)在提供文獻(xiàn)資料工作中堅(jiān)持學(xué)習(xí)消化有關(guān)新知識(shí)。
學(xué)習(xí)消化新知識(shí)，對(duì)提高秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)工作輔助和服務(wù)的水平是極為
有利的。
二、辦 會(huì)
會(huì)議是現(xiàn)代社會(huì)生活、政治生活、經(jīng)濟(jì)生活中一種經(jīng)常而廣泛
的活動(dòng)形式；是公眾議事的重要社會(huì)活動(dòng)和管理手段；是溝通、集
散信息、形成共識(shí)、作出決議、發(fā)布決策指令、行使權(quán)力、布置或
商洽工作、增強(qiáng)組織凝聚力或推進(jìn)工作實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的重要形式。
﹠會(huì)議是三人以上聚集在一起討論和解決問(wèn)題的一種群體活動(dòng)方
式。
﹠會(huì)議是交往需要的一種形式。
﹠會(huì)議是一種權(quán)利的角逐。
﹠會(huì)議是解決問(wèn)題的途徑。
﹠會(huì)議是一種易于接受的約束。
﹠會(huì)議是一種耗時(shí)費(fèi)力的活動(dòng)。
秘書(shū)辦會(huì)指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會(huì)議、操辦會(huì)務(wù)、為會(huì)議有序
進(jìn)行和取得預(yù)期的會(huì)議效果提供服務(wù)。 秘書(shū)辦會(huì)即會(huì)務(wù)工作的內(nèi)
容十分紛繁，主要包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)間服務(wù)、會(huì)后事務(wù)及在會(huì)前、
會(huì)間、會(huì)后大量的會(huì)議文字工作和文件材料處理事務(wù)。
（一） 會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)
會(huì)議是在領(lǐng)導(dǎo)者主持下進(jìn)行的。領(lǐng)導(dǎo)者是決定是否召開(kāi)會(huì)議、
確定會(huì)議議題和內(nèi)容、確定會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)者及會(huì)議
形式等主要問(wèn)題的決策者；秘書(shū)是將領(lǐng)導(dǎo)決定召開(kāi)會(huì)議的有關(guān)事項(xiàng)
付諸實(shí)施的操辦者、輔助者和提供服務(wù)的工作人員。因此，秘書(shū)會(huì)
務(wù)工作，必須遵從以下原則：
（１）與領(lǐng)導(dǎo)者主輔配合。一切會(huì)務(wù)工作都必須圍繞領(lǐng)導(dǎo)者召開(kāi)會(huì)
議的決定和意圖展開(kāi)，要為實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)的目的提供全面、周密的
服務(wù)。
（２）周密安排，有序運(yùn)作。會(huì)議事務(wù)頭緒很多，時(shí)限要求和質(zhì)量
要求都很高。必須精心組織，周密安排，做到忙而不亂，運(yùn)作有
序，準(zhǔn)確無(wú)誤。會(huì)場(chǎng)是公眾會(huì)集的場(chǎng)所，稍有差錯(cuò)或失誤，都會(huì)造
成消極影響。操辦、組織會(huì)務(wù)工作的秘書(shū)必須統(tǒng)籌全局，分工合
作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人圓滿完成各項(xiàng)會(huì)議事務(wù)。
（一） 會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)
（３）熱情服務(wù)，提高效率。開(kāi)會(huì)必然要面對(duì)各類與會(huì)公眾，對(duì)與
會(huì)公眾熱情周到的服務(wù)，有利于營(yíng)造親和的會(huì)議氣氛，強(qiáng)化會(huì)議的
凝聚力，也有利于優(yōu)化和傳播組織形象。提高會(huì)議效率是以精心組
織、有序運(yùn)作、指揮有方、密切配合為前提的。提高效率不僅可以
節(jié)省時(shí)間、人力、物力、財(cái)力等重要的資源，而且有利于實(shí)現(xiàn)會(huì)議
目的，優(yōu)化會(huì)議效果。秘書(shū)通過(guò)會(huì)務(wù)工作協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者主持和召開(kāi)好
會(huì)議，對(duì)提高會(huì)議效率方面是能有所作為的。
（４）涉密會(huì)議的安全、保密。涉密會(huì)議保密工作關(guān)系重大，秘書(shū)
必須根據(jù)國(guó)家的保密法規(guī)和組織的保密規(guī)范，實(shí)施相關(guān)保密措施，
準(zhǔn)確控制涉密范圍，向相關(guān)公眾宣傳和傳達(dá)保密法規(guī)和保密紀(jì)律，
強(qiáng)化各相關(guān)人員的保密意識(shí)，與竊密行為作斗爭(zhēng)，杜絕一切失密和
泄密行為。會(huì)務(wù)工作中還要特別注重會(huì)間與會(huì)公眾的安全。會(huì)前要
認(rèn)真檢查會(huì)場(chǎng)，對(duì)各種可能發(fā)生的突發(fā)事件要事先作好應(yīng)對(duì)方案，
注意防患于未然。
（一） 會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)
（５）在操辦會(huì)議事務(wù)中要注重發(fā)揮參謀建議和拾遺補(bǔ)闕作用。秘
書(shū)在操辦會(huì)議事務(wù)中，有大量發(fā)揮參謀建議的機(jī)會(huì)，如收集議題、
擬訂會(huì)議預(yù)案、準(zhǔn)備會(huì)議文件、會(huì)前調(diào)查研究、會(huì)后收集反饋信息
等工作，都有利于秘書(shū)在會(huì)議事務(wù)工作中，為領(lǐng)導(dǎo)者獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策和拾
遺補(bǔ)闕，提供智能輔助。比如，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者開(kāi)會(huì)決定與管理實(shí)際需要
不相符合、或開(kāi)會(huì)條件不具備、或不用召開(kāi)會(huì)議時(shí)，秘書(shū)應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)
及時(shí)反映真實(shí)情況，供領(lǐng)導(dǎo)者重新考慮開(kāi)會(huì)決定；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者的開(kāi)會(huì)
目的、意圖，與其決定的會(huì)議名稱、內(nèi)容、與會(huì)者存在一定矛盾，
或可能產(chǎn)生不良效果時(shí)，秘書(shū)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出，并提
供修改、完善的對(duì)策建議，供領(lǐng)導(dǎo)者參考；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某些會(huì)議事務(wù)
的安排出現(xiàn)疏漏，不夠協(xié)調(diào)、不夠周密或有所失誤時(shí)，秘書(shū)應(yīng)及時(shí)
拾遺補(bǔ)闕，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者加以補(bǔ)充完善。
（一） 會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)
（６）要注重規(guī)范性與靈活性的結(jié)合。秘書(shū)在會(huì)務(wù)工作中，對(duì)有
關(guān)權(quán)限界線、法紀(jì)要求、經(jīng)費(fèi)使用、保密要求、會(huì)風(fēng)問(wèn)題，特別
是政治傾向、安全舉措等，必須堅(jiān)持原則性，按規(guī)范辦事；對(duì)隨
機(jī)發(fā)生的臨時(shí)事件、個(gè)別要求或特殊情況，則應(yīng)作靈活變通的處
理，使問(wèn)題盡快得到妥善解決，維護(hù)會(huì)議的正常秩序。
總的來(lái)說(shuō)，會(huì)議具有決策功能、指揮功能、溝通功能、協(xié)調(diào)
功能、動(dòng)員功能、宣傳功能、控制功能、公關(guān)造勢(shì)功能、強(qiáng)化凝
聚力功能、樹(shù)立組織形象功能等等。要有效地發(fā)揮會(huì)議的功能，
首先決定于領(lǐng)導(dǎo)者要科學(xué)準(zhǔn)確地運(yùn)用會(huì)議形式有的放矢地解決所
針對(duì)的問(wèn)題，作好有關(guān)如何開(kāi)好會(huì)的各項(xiàng)決定，組織和領(lǐng)導(dǎo)好會(huì)
議；其次是全體與會(huì)者和領(lǐng)導(dǎo)者一起，努力解決會(huì)議所針對(duì)的特
定問(wèn)題，共同努力優(yōu)化會(huì)議效果；再次是秘書(shū)周密、高效、有序
地操辦會(huì)務(wù)工作，也是使會(huì)議發(fā)揮其應(yīng)有功能的重要保證。
（二） 會(huì)前籌備
1. 會(huì)議前的組織工作
☆安排議題，確定步驟；
☆確定與會(huì)人員；
☆辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù)；
☆確定會(huì)議方式；
☆確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)。
☆準(zhǔn)備會(huì)議文件:
（1）會(huì)議程序性資料，日程表、議程表。
（2）會(huì)議中心文件，如開(kāi)（閉）幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、
工作報(bào)告、典型報(bào)告、會(huì)議討論稿。
（3）會(huì)議指導(dǎo)性文件，如相關(guān)法律、法規(guī)、政策等。
（4）會(huì)議參考性資料，如技術(shù)資料、統(tǒng)計(jì)資料等。
（5）會(huì)議管理性資料，如會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)示意圖、會(huì)議須知、
作息表等。
三、秘書(shū)的專項(xiàng)職能·會(huì)務(wù)工作
☆制發(fā)會(huì)議通知。
☆布置會(huì)場(chǎng)。
☆準(zhǔn)備會(huì)議必需品。
☆辦妥后勤服務(wù)事宜。
（二） 會(huì)前籌備
2. 會(huì)前籌備的原則：
（１）要準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)決定的會(huì)議目的、內(nèi)容、議題、要求及其他
有關(guān)決定，以領(lǐng)導(dǎo)對(duì)為什么開(kāi)會(huì)、開(kāi)怎樣的會(huì)及如何開(kāi)會(huì)等問(wèn)題作
出的決定為依據(jù)，設(shè)計(jì)擬制具體的會(huì)議籌備預(yù)案。
（２）要具體、周密、有序、分工明確、責(zé)任到人，擬定的各項(xiàng)工
作，要切合實(shí)際需要，具有可操作性。
（３）對(duì)各種資源要素要作比較精確的預(yù)算，如時(shí)間、人力、物力、
財(cái)力、空間等，都應(yīng)預(yù)算出比較準(zhǔn)確的數(shù)額，要計(jì)算會(huì)議成本。只
有會(huì)議的效益值大于會(huì)議成本時(shí)，會(huì)議才是有效的。
（４）將各項(xiàng)必須準(zhǔn)備的事務(wù)一一列出，按需要在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)按
倒計(jì)時(shí)序列排出進(jìn)程時(shí)間表，并對(duì)各項(xiàng)事務(wù)標(biāo)明操辦人和督導(dǎo)人，
以便各負(fù)其責(zé)。
（二） 會(huì)前籌備
（５） 最少要作兩次預(yù)案實(shí)施情況的檢查，一次為中期檢查，全
面了解中期進(jìn)度以及時(shí)限要求、質(zhì)量要求是否完全達(dá)到。若不合乎
要求，就要及時(shí)做出有效的調(diào)整。還有一次為開(kāi)會(huì)前的全面檢查，
對(duì)音響、照明、空調(diào)設(shè)備、安全設(shè)施等都應(yīng)一一進(jìn)行試運(yùn)行，必須
保證一切會(huì)議設(shè)備能夠正常使用。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)和疏漏，必
須及時(shí)采取彌補(bǔ)措施。
（６） 秘書(shū)擬定的會(huì)議預(yù)案草稿，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)修改、審核、簽批
后，才能作為籌備會(huì)議的計(jì)劃方案。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批了的會(huì)議預(yù)案就是
籌備會(huì)議的計(jì)劃書(shū)和行動(dòng)指南，必須嚴(yán)格按會(huì)議預(yù)案上提出的時(shí)限
要求、質(zhì)量要求不折不扣地完成。只有每個(gè)人都能完成確定的任
務(wù)，整個(gè)會(huì)議籌備方案才能按預(yù)期的要求成為現(xiàn)實(shí)。為了具體介紹
會(huì)議預(yù)案的制作方法，請(qǐng)參看下面相關(guān)鏈接中的會(huì)議預(yù)案。
【相關(guān)鏈接】 ××省秘書(shū)理論與實(shí)踐研討會(huì)預(yù)備方案
為了準(zhǔn)備好這次會(huì)議，會(huì)議籌備處提前１５ 天籌備，
按倒計(jì)時(shí)時(shí)序?qū)⒏黜?xiàng)會(huì)務(wù)工作分工排列。
各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作分工
各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作分工
（三） 會(huì)間事務(wù)
會(huì)議召開(kāi)期間，有以下工作必須辦好：
１.會(huì)場(chǎng)簽到。以便了解與會(huì)代表的人數(shù)。
２.會(huì)間調(diào)度。這是指對(duì)會(huì)議程序、內(nèi)容、會(huì)場(chǎng)服務(wù)的安排和調(diào)整。
３.會(huì)議記錄。這是指會(huì)議情況的原始記錄，它是貫徹會(huì)議精神的
依據(jù)，形成會(huì)議文件的基礎(chǔ)。
４.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。這是反映會(huì)議進(jìn)程、動(dòng)態(tài)，通報(bào)會(huì)議情況的文書(shū)。
５.會(huì)議選舉。
６.會(huì)議總結(jié)。
７.后勤保障。
這些工作都是會(huì)議正式召開(kāi)期間的事務(wù)，必須在規(guī)定
的時(shí)間內(nèi)將這些工作做好。
（四） 會(huì)后工作
１.草擬和印發(fā)會(huì)議紀(jì)要，以記載和傳達(dá)會(huì)議的主要精神。
２.清理會(huì)議文件。
３.組織會(huì)議代表離會(huì)，為其提供各種方便。
４.搞好宣傳報(bào)道，擴(kuò)大和傳播會(huì)議影響。
５.會(huì)議工作總結(jié)。
６.會(huì)后催辦工作。
某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排
知識(shí)點(diǎn)
會(huì)議成本包括“顯性成本”和“隱形成本”兩種。“顯性成本”
包括：場(chǎng)租、文件材料費(fèi)、與會(huì)者的交通、食宿、活動(dòng)費(fèi)以及
工作人員的工資等。
“隱性成本”是指與會(huì)人員花費(fèi)在會(huì)議期間的時(shí)間價(jià)值，這
部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。
有人提出了會(huì)議成本的計(jì)算公式：
（2x3） x 參加會(huì)議人員平均每小時(shí)工資 x 參會(huì)人員到會(huì)時(shí)數(shù)
x 參會(huì)人數(shù) + 會(huì)議實(shí)際經(jīng)費(fèi)總支出 = 會(huì)議成本
假如參會(huì)人員的平均工資為1600元，參加會(huì)議110人，會(huì)
期10天，僅租用會(huì)議室的費(fèi)用是1.5萬(wàn)：
（2 x 3） x 10 x 80 ﹡x 110 + 15000 = 543000萬(wàn)
（80是按月工資1600，每月20個(gè)工作日，每天80元計(jì)算）
【案例】
辦公室主任老宋把一切準(zhǔn)備工作都作了安排，也具體組織操辦
了各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作。到會(huì)前檢查那天，突然因公外出。臨行前，他反
復(fù)交代要認(rèn)真仔細(xì)地檢查，秘書(shū)們都點(diǎn)頭答應(yīng)，可他仍不放心。
大會(huì)開(kāi)幕那天，老宋趕了回來(lái)。到主持大會(huì)者宣布奏國(guó)歌時(shí)，
擴(kuò)音器里傳出的卻不是國(guó)歌。在場(chǎng)的人都驚呆了。原來(lái)音響設(shè)備未
作檢查。這時(shí)，老宋一個(gè)箭步躍上主席臺(tái)，關(guān)了擴(kuò)音器，用沙啞的
聲音唱道：“起來(lái)，不愿做奴隸的人們……”指揮與會(huì)者唱國(guó)歌。
人們這才從國(guó)歌聲中，將注意力集聚到會(huì)場(chǎng)上來(lái)。
請(qǐng)思考：
１．影響會(huì)議進(jìn)程的是哪些環(huán)節(jié)？
２．老宋臨行前的反復(fù)交代和會(huì)場(chǎng)上及時(shí)處理反映了秘書(shū)會(huì)務(wù)工
作的什么原則？
會(huì)前準(zhǔn)備如何做
波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開(kāi)大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。
參加的有本單位、外單位的人員�？偨�(jīng)理讓秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)安排，
會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒(méi)有放映機(jī)。
租借放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書(shū)劉小姐。
會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是
十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租借公司，要求租借公司在9日上
午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。
9日上午，會(huì)議開(kāi)幕前，波揚(yáng)公司的秘書(shū)們正在緊張地做著
最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映
機(jī)還沒(méi)有送到。劉小姐馬上打電話去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。
眼看著各地來(lái)賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚……
1.假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？
2.假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會(huì)議議程？
3.向總經(jīng)理報(bào)告后，你還應(yīng)該做些什么？
4.召開(kāi)大型會(huì)議前各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)提前多少時(shí)間安排？
5.有人說(shuō)，會(huì)議上要用到的各種東西，最好公司都買齊。假如要借，應(yīng)提前一天送到。你認(rèn)為如何？
三、辦 事
秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)操辦事務(wù)的范圍相當(dāng)廣泛，大體上可分為日常事務(wù)、
隨機(jī)性事務(wù)和受權(quán)理事三類。
【案例】
小李從政府職能部門(mén)從事文字工作轉(zhuǎn)崗到企業(yè)總經(jīng)理辦公室任
秘書(shū)。他認(rèn)為只憑自己的筆下工夫，就能出色完成任務(wù)。他應(yīng)對(duì)電
話不耐心，接待來(lái)客態(tài)度冷漠，辦理瑣事粗心大意常出疏漏，有時(shí)
跟不上領(lǐng)導(dǎo)工作的節(jié)奏，有時(shí)又自作主張違背領(lǐng)導(dǎo)意圖，有時(shí)還擅
離崗位外出。在試用的半年中，小李雖然草擬過(guò)一份很不錯(cuò)的文
稿，但這位大學(xué)本科畢業(yè)并在政府部門(mén)工作被認(rèn)為是才子的青年
人，卻被總經(jīng)理以不稱職為理由，調(diào)離秘書(shū)崗位。
問(wèn)題：
案例中小李不稱職的主要原因是什么？
（一） 日常事務(wù)
日常事務(wù)指秘書(shū)每天都要操辦的事務(wù)。如整理領(lǐng)導(dǎo)辦公室，保
證領(lǐng)導(dǎo)辦公不受干擾，處理公務(wù)電話，收發(fā)、傳遞領(lǐng)導(dǎo)閱知、審批、
簽發(fā)的各種文件，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程并做好
準(zhǔn)備，整理機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù)，值班事務(wù)、內(nèi)外溝通和來(lái)客接待工作等。這
些日常事務(wù)雖然具體內(nèi)容不同，但卻有著共同的特征：
（１） 直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作需要展開(kāi)。凡是有利
于提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率的，就應(yīng)該盡力做好，凡是可能產(chǎn)生不利影響
的，就應(yīng)該盡快改進(jìn)，具有領(lǐng)導(dǎo)工作需要的選擇性。
（２） 這類工作是經(jīng)常出現(xiàn)往復(fù)進(jìn)行的，每項(xiàng)工作都有相對(duì)穩(wěn)定
的內(nèi)容、要求、程序和領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)可并習(xí)慣了的方式，不少還形成了
相應(yīng)的制度。哪些工作秘書(shū)應(yīng)該做，哪些事務(wù)秘書(shū)不該過(guò)問(wèn)，哪些
工作該怎樣去做等，都是確定的，具有操作的規(guī)范性。
（一） 日常事務(wù)
（３） 這類工作都與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)密切相連接，有的是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的鋪
墊，有的為領(lǐng)導(dǎo)工作提供良好的辦公環(huán)境，有的是領(lǐng)導(dǎo)工作的延伸
和后續(xù)性事務(wù)。這類工作的成效直接影響領(lǐng)導(dǎo)工作成效，必須理解
領(lǐng)導(dǎo)工作，把握領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)規(guī)律，具有與領(lǐng)導(dǎo)工作的主輔協(xié)同性。
（４） 由于領(lǐng)導(dǎo)工作受客觀環(huán)境影響，工作內(nèi)容發(fā)生變化，對(duì)秘
書(shū)事務(wù)服務(wù)的需要和要求也會(huì)出現(xiàn)一定的變化。秘書(shū)必須適應(yīng)這種
變化，日常事務(wù)也要具有運(yùn)作的適應(yīng)性。
（５） 這類事務(wù)頭緒很多，每一項(xiàng)工作任務(wù)的疏漏和失誤都會(huì)給
領(lǐng)導(dǎo)和管理工作帶來(lái)不良的影響，秘書(shū)必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、全面仔細(xì)地
完成各項(xiàng)事務(wù)。這類工作具有服務(wù)的周密性。
（一） 日常事務(wù)
（６） 領(lǐng)導(dǎo)和管理工作是公眾最為關(guān)注的，秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)和管理工
作服務(wù)的日常事務(wù)又是最接近公眾的。公眾往往根據(jù)秘書(shū)應(yīng)對(duì)電話、
接待等日常事務(wù)的表現(xiàn)來(lái)評(píng)價(jià)領(lǐng)導(dǎo)和管理機(jī)關(guān)，由此影響到組織的
公共形象。因此，秘書(shū)必須按組織公利約束和規(guī)范其工作行為，其
工作行為的影響具有公眾性，不允許有“門(mén)難進(jìn)、臉難看、話難聽(tīng)、
事難辦”等行為失范影響組織形象。
（７） 領(lǐng)導(dǎo)者隨時(shí)可能指派秘書(shū)操辦事務(wù)，各部門(mén)和有關(guān)公眾也
隨時(shí)需要通過(guò)秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者溝通。秘書(shū)不得隨意離崗，即使因公離
崗也要得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可并作代崗安排。這就表現(xiàn)出秘書(shū)盡職守崗的嚴(yán)
格性。秘書(shū)日常事務(wù)雖然十分瑣細(xì)，但上述特征則是帶規(guī)律性的、
必須遵從的，否則，就不能成為一名稱職的秘書(shū)。
剛考進(jìn)局機(jī)關(guān)時(shí)，主任找我談話，說(shuō)看你考試成績(jī)不錯(cuò)，智商應(yīng)該
不低，才把你留在局辦公室工作。雖說(shuō)這是全局最忙的部門(mén)，但只要你
牢牢記住六個(gè)字，也亂不到哪兒去。“哪六個(gè)字？”我怯生生地問(wèn)。主
任一笑：“辦文、辦會(huì)、辦事啰。”
六個(gè)字說(shuō)來(lái)簡(jiǎn)單，真要做好不易。比較而言，最難是辦事。因辦文
和辦會(huì)都有固定格式，辦事則全靠臨場(chǎng)發(fā)揮。記得第一次跟局長(zhǎng)外出，
我趕緊上前幾步，將駕駛室副座門(mén)打開(kāi)，站一旁恭候。局長(zhǎng)瞪我一眼，
徑直開(kāi)了右后座門(mén)鉆進(jìn)去。我有點(diǎn)懵�；貋�(lái)問(wèn)主任，他大笑：“那是保
鏢的位子，怎能讓局長(zhǎng)坐？咱國(guó)家治安好，要在伊拉克，你那位子是擋
槍子兒的。右后座卻是全車最保險(xiǎn)的地方，我們稱它首長(zhǎng)席。”
看來(lái)，機(jī)關(guān)學(xué)問(wèn)大著呢，得用心學(xué)。譬如，招待客人吃飯，領(lǐng)導(dǎo)座
位要正對(duì)門(mén)臉兒，其左手邊是第一主客，右手邊是第二主客。為什么？
主任解惑：“這樣方便領(lǐng)導(dǎo)給客人布菜，先左后右，順手。”又說(shuō)：
“你作為買單的，座位在領(lǐng)導(dǎo)下首，即上菜的缺口處，如果有點(diǎn)油湯滴
身上了，得忍著。”
再如，局長(zhǎng)和副局長(zhǎng)一共七人，文件先送誰(shuí)看？看完后那七個(gè)大爺
都簽署了意見(jiàn)該怎么執(zhí)行？或都不簽署意見(jiàn)，文件卻必須貫徹又該怎么
辦？
又一次，上海一家集團(tuán)公司老總領(lǐng)一干人來(lái)本局拜訪。主任那天出
差，行前交待我，機(jī)關(guān)雖經(jīng)費(fèi)緊張，但面子還得繃，今晚飯局你去打
點(diǎn)，總價(jià)控制在千元左右，一句話，既要客人吃好又不能太貴。我想這
不是逼公雞下蛋嗎？當(dāng)晚入酒樓，我見(jiàn)主客40多歲，長(zhǎng)的粗黑，心中暗
揣，只要把他的嘴哄好了，其他的鳥(niǎo)男女我才懶得管呢。于是，點(diǎn)了活
水豆花、大椒鰱魚(yú)、折耳根拌涼皮等江湖菜。沒(méi)想到主客連聲說(shuō)好吃。
他身邊那些鳥(niǎo)男女卻被辣得香汗淋淋，連聲喊受不了。主客就對(duì)下屬
說(shuō)，到了新地方，就得呷江湖菜，海鮮哪里沒(méi)有，跑這里來(lái)吃有啥意
思？一席話，說(shuō)的咱局長(zhǎng)滿面油光，笑可鑒人。飯后結(jié)賬，才400多
元，加上一瓶五糧液，離千元還剩一百六，主任把我認(rèn)真打量了一番，
“不錯(cuò)，你開(kāi)始長(zhǎng)學(xué)問(wèn)了！”
問(wèn)題
1. 機(jī)關(guān)的學(xué)問(wèn)是什么？
2. 機(jī)關(guān)學(xué)問(wèn)當(dāng)中包含了哪些內(nèi)容？
（二） 隨機(jī)事務(wù)
【案例】
值班秘書(shū)小吳突然接到裝配車間電路短路起火的報(bào)告。由于小
吳不熟悉電路防火規(guī)程，一時(shí)不知所措，后來(lái)感到水火無(wú)情，就代
表領(lǐng)導(dǎo)命令全廠拉閘斷電。結(jié)果，火災(zāi)是制止了，其他車間的生產(chǎn)
及正在運(yùn)轉(zhuǎn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在突然斷電中卻受到了損失。領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)厲地
批評(píng)了小吳。
問(wèn)題：
案例中小吳處理此突發(fā)事件不當(dāng)?shù)闹苯釉蚴鞘裁矗?span style="display:none">A9c紅軟基地
（二） 隨機(jī)事務(wù)
秘書(shū)的隨機(jī)事務(wù)指難以預(yù)測(cè)的、不經(jīng)常發(fā)生的或在職能分工邊
界上難以確定由誰(shuí)處理的事務(wù)。如突發(fā)性沖突、災(zāi)變、事故，沖擊
正常辦公秩序的來(lái)訪，干擾領(lǐng)導(dǎo)工作的無(wú)原則糾紛及其他隨機(jī)出現(xiàn)
的影響組織和領(lǐng)導(dǎo)工作正常秩序的現(xiàn)象和問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，作
為綜合辦公部門(mén)的秘書(shū)，都應(yīng)主動(dòng)進(jìn)行處理，控制事態(tài)的擴(kuò)散和蔓
延，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)妥善地解決問(wèn)題。
秘書(shū)處理隨機(jī)事務(wù)要注重以下幾個(gè)方面：
（１） 要注重預(yù)防性。如對(duì)火災(zāi)、工傷事故等，秘書(shū)應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)
采取有效的預(yù)防措施，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的處理程序，以便減少這類事
故的發(fā)生和妥善地處理這類事故，將損失降低到最低限度。
（２） 要注重反應(yīng)的敏銳性。隨機(jī)事務(wù)出現(xiàn)突然，發(fā)展變化迅
速，稍有遲緩，就可能貽誤妥善處理的時(shí)機(jī)。秘書(shū)對(duì)此應(yīng)反應(yīng)敏
銳，行動(dòng)迅速，盡可能防患于未然或?qū)⑵涮幚碓诿妊繝顟B(tài)，盡可能
減少損失。
（二） 隨機(jī)事務(wù)
（３） 要注重整體配合性。秘書(shū)部門(mén)被稱為不管部，其他部門(mén)不
宜按職權(quán)管理的事，秘書(shū)都能進(jìn)行綜合處理；但僅憑秘書(shū)之力也是
難以徹底解決問(wèn)題的。秘書(shū)必須注重向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示并得到領(lǐng)導(dǎo)的支
持，取得相關(guān)部門(mén)的配合，才能使問(wèn)題得到徹底解決。
（４） 要注重輔助地位的制約性。秘書(shū)處理隨機(jī)事務(wù)，仍處于輔
助地位，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施或提出應(yīng)對(duì)方案是正確的，但作出決定
或以領(lǐng)導(dǎo)者的口吻表態(tài)是越權(quán)行為，是有害的。秘書(shū)只有從輔助地
位出發(fā)，才能把握處理隨機(jī)事務(wù)的準(zhǔn)繩。
（５） 要注重溝通樞紐性。每當(dāng)遇到隨機(jī)發(fā)生的重大事項(xiàng)，秘書(shū)
必須協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者，向上級(jí)單位、有關(guān)部門(mén)及下級(jí)單位溝通。及時(shí)有
效的溝通可以得到有關(guān)方面的支持和配合，可以防止事態(tài)的擴(kuò)散和
蔓延。秘書(shū)必須熟悉各種突發(fā)事件溝通聯(lián)系的對(duì)象、渠道，才能做
到及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行溝通。
（三） 受權(quán)理事
秘書(shū)受權(quán)理事，指的是領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)工作的需要，將自己權(quán)限
范圍內(nèi)的事務(wù)，授權(quán)秘書(shū)代表自己去處理，秘書(shū)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和
委授的權(quán)力及要求，代表領(lǐng)導(dǎo)去處理交辦的事務(wù)。由于工作內(nèi)容和
領(lǐng)導(dǎo)需要不同，授權(quán)方式也不同。
領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)授權(quán)理事
（三） 受權(quán)理事
無(wú)論是何種授權(quán)方式，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)授權(quán)理事都是一次性針對(duì)辦
理特定事務(wù)的授權(quán)，該事務(wù)辦理完畢，所授權(quán)力自然消失。同類
事務(wù)再次出現(xiàn)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)再次授權(quán)后秘書(shū)才能去辦理。
秘書(shū)授權(quán)理事與法定權(quán)力配置的區(qū)別如下表所示。
法定權(quán)力配置與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)授權(quán)理事的區(qū)別
（三） 受權(quán)理事
【案例】
總經(jīng)理授權(quán)秘書(shū)小王主持招聘新秘書(shū)的初試，要以秘書(shū)業(yè)務(wù)基
本知識(shí)和能力為主，通過(guò)筆試從100名應(yīng)聘者中選拔出10名進(jìn)行由
總經(jīng)理親自主持的復(fù)試，并強(qiáng)調(diào)若有疑問(wèn)和難題可隨時(shí)找他商量。
小王接受任務(wù)后，決心在出這份試卷中表現(xiàn)出自己名牌大學(xué)畢業(yè)生
的水平，出了一些管理學(xué)前沿的理論問(wèn)題，親自作出評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，親
自監(jiān)考、閱卷。結(jié)果，初錄的10名應(yīng)聘者在總經(jīng)理主持的復(fù)試中，
對(duì)“秘書(shū)是干什么的？”、“你將如何做好秘書(shū)”等基本問(wèn)題，也不能
準(zhǔn)確回答�？偨�(jīng)理將初試試卷調(diào)來(lái)一查閱，說(shuō)：“小王代表我選
人，卻沒(méi)有用我的尺度，只有重新選。”
問(wèn)題：
秘書(shū)小王受命主持招聘新秘書(shū)的初試，錯(cuò)在哪里？
（三） 受權(quán)理事
秘書(shū)受權(quán)理事，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，是其近身綜合輔助地位
和參謀助手功能決定的，是領(lǐng)導(dǎo)工作拓展和伸延的重要形式，是領(lǐng)
導(dǎo)高度信任秘書(shū)的體現(xiàn)。秘書(shū)應(yīng)盡職盡責(zé)，達(dá)到應(yīng)達(dá)到的目的，圓
滿完成任務(wù)。秘書(shū)受權(quán)理事的過(guò)程，是為領(lǐng)導(dǎo)分憂代勞的過(guò)程，又
是領(lǐng)導(dǎo)考驗(yàn)秘書(shū)的能力與忠誠(chéng)度及促進(jìn)其成長(zhǎng)的機(jī)會(huì)。秘書(shū)在受權(quán)
理事中，特別要注重以下方面：
（１） 要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)意圖，把握目的、要求和授權(quán)范圍
以及相關(guān)的法紀(jì)規(guī)范，正確地把握理事的依據(jù)。
（２） 要分析客觀環(huán)境要素和完成任務(wù)的各種條件，謀劃辦理的
思路和選擇有效的工作方法。
（三） 受權(quán)理事
（３） 要明確受權(quán)理事的雙重角色。在理事的指導(dǎo)思想上，作為
領(lǐng)導(dǎo)的代表，要站在領(lǐng)導(dǎo)者的高度，從全局出發(fā)，堅(jiān)持事業(yè)整體公
利，堅(jiān)持原則；在待人的態(tài)度上，要不忘秘書(shū)身份，以協(xié)商的口
吻，尊重對(duì)方，不要以勢(shì)壓人，不要以長(zhǎng)官的身份指手畫(huà)腳。
（４） 要與領(lǐng)導(dǎo)者保持密切溝通，特別是當(dāng)環(huán)境變化或其他原因
使問(wèn)題的處理已超出授權(quán)范圍時(shí)，一定要向授權(quán)者請(qǐng)示，并遵從其
新的指示辦理。
（５） 要主動(dòng)爭(zhēng)取其他方面的配合與合作，但遇到受權(quán)以外的事
務(wù)，秘書(shū)不得自作主張，不得擅作決定。
秘書(shū)辦事涉及方方面面，雖然可分為日常事務(wù)、隨機(jī)事務(wù)和授
權(quán)理事三類，但三者不是截然分開(kāi)的，沒(méi)有清晰的邊界。有些事務(wù)
中還融入了參謀智能輔助和綜合協(xié)調(diào)輔助。因此，高明而富有經(jīng)驗(yàn)
的秘書(shū)，往往在及時(shí)、周密、有效的事務(wù)輔助中，不露形跡地進(jìn)行
參謀智能輔助和綜合協(xié)調(diào)輔助，以達(dá)到全面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提供工作服務(wù)和
輔助的目的。有些秘書(shū)人員絕大部分時(shí)間是在從事事務(wù)服務(wù)工作，
因而認(rèn)為參謀智能輔助與綜合協(xié)調(diào)輔助與自己是無(wú)關(guān)的。這種看法
是錯(cuò)誤的。只要在事務(wù)輔助中積累經(jīng)驗(yàn)、勤于學(xué)習(xí)、廣泛收集處理
信息，就可能在辦理事務(wù)的同時(shí)，發(fā)揮參謀智能輔助和綜合協(xié)調(diào)輔
助作用。
四、網(wǎng)絡(luò)辦公
【案例】
某省是個(gè)洪災(zāi)頻仍的省份，過(guò)去每到防汛期間，省水利水電廳防汛指
揮部要根據(jù)水情的變化，不斷向省委報(bào)送有關(guān)汛情報(bào)表，以便省委領(lǐng)導(dǎo)
作出正確的決策。自1997年初，省委辦公廳與省水利水電廳聯(lián)網(wǎng)后，領(lǐng)
導(dǎo)在自己的電腦上可隨時(shí)查詢?nèi)「鱾�(gè)水文站詳細(xì)的水情、氣象及災(zāi)情
等最新的資料，可以查看最新的衛(wèi)星云圖、江河截面圖及水位和水位調(diào)
度曲線圖等。這在過(guò)去需要秘書(shū)人員搜集資料編輯成報(bào)表，報(bào)送有關(guān)部
門(mén)，再送到領(lǐng)導(dǎo)手中，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，還容易出差錯(cuò)。而現(xiàn)在，所有這些
工作只需在聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上操縱相應(yīng)的軟件就可迅速完成，整個(gè)過(guò)程不
用一張紙、不要跑一步路、不需打一個(gè)電話。省委辦公廳信息秘書(shū)老王
平時(shí)只滿足于埋頭在報(bào)刊和各部門(mén)報(bào)送的信息簡(jiǎn)報(bào)中收集信息，每次辦
公自動(dòng)化和信息網(wǎng)絡(luò)化學(xué)習(xí)總是以自己已經(jīng)四十歲了推脫，辦公廳與各
省直屬單位聯(lián)網(wǎng)后，隨著辦公形式和手段的變化，老王在工作中有些茫
然和失落。
問(wèn)題：
１．老王如何應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)辦公的新形勢(shì)？
２．網(wǎng)絡(luò)辦公推廣后秘書(shū)們要做些什么？
四、網(wǎng)絡(luò)辦公
隨著社會(huì)信息化和經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，辦公活動(dòng)中需要處理的
信息量飛速增長(zhǎng)，跨區(qū)域、跨部門(mén)的協(xié)同辦公在辦公活動(dòng)中的比例
也不斷提升，社會(huì)的進(jìn)步對(duì)提高秘書(shū)辦公的效率和質(zhì)量提出了更高
的要求。與此同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，特別是互
聯(lián)網(wǎng)的推廣和普及，使人們超越時(shí)空限制進(jìn)行信息共享和交流的夢(mèng)
想變成現(xiàn)實(shí)，因此將秘書(shū)辦公工作和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)辦
公是未來(lái)秘書(shū)工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。顯而易見(jiàn)，秘書(shū)工作中比較常
見(jiàn)的如重大事項(xiàng)的通知、日程安排、工作協(xié)調(diào)、商務(wù)洽談等項(xiàng)工作
轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)辦理比起傳統(tǒng)的方式在效率、成本和質(zhì)量上都有
著巨大的優(yōu)勢(shì)。隨著企業(yè)電子商務(wù)和政府電子政務(wù)的不斷發(fā)展和成
熟，如果秘書(shū)不能利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，就很有可能
無(wú)法順利地開(kāi)展工作和為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。因此掌握一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，能
夠利用網(wǎng)絡(luò)辦公軟件處理辦公室的各項(xiàng)事務(wù)對(duì)秘書(shū)工作來(lái)說(shuō)是十分
必要的。
（一） 網(wǎng)絡(luò)辦公的特點(diǎn)
１．高效管理。網(wǎng)絡(luò)辦公的最大特色是信息交流和共享的便捷性，
因依托網(wǎng)絡(luò)，諸如日常信息收集、辦事效果反饋、部門(mén)工作協(xié)調(diào)、
多人協(xié)同辦公等活動(dòng)的效率無(wú)疑會(huì)得到極大的提高。
２．規(guī)范管理。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公不僅需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的支持，同時(shí)更
離不開(kāi)優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)辦公軟件，畢竟秘書(shū)是使用網(wǎng)絡(luò)辦公軟件來(lái)處理
各項(xiàng)事務(wù)，而不是直接使用網(wǎng)絡(luò)。而在網(wǎng)絡(luò)辦公軟件的設(shè)計(jì)過(guò)程
中，會(huì)對(duì)辦公活動(dòng)中的各種規(guī)章制度、工作流程、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行系
統(tǒng)的分析、重組和優(yōu)化以實(shí)現(xiàn)軟件的開(kāi)發(fā)。因此可以說(shuō)軟件設(shè)計(jì)中
的“機(jī)械化”直接導(dǎo)致了辦公活動(dòng)的規(guī)范化。
３．跟蹤管理。作為組織的管理者，不僅要向員工布置工作，也要
經(jīng)常了解工作的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)。一般高級(jí)的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)允許將一項(xiàng)工
作分解為若干個(gè)步驟或分配給多個(gè)員工完成，而且每個(gè)步驟或員工
的完成狀態(tài)、完成進(jìn)度和完成質(zhì)量在系統(tǒng)中都有清晰的記錄，從而
可以實(shí)現(xiàn)復(fù)雜工作從布置任務(wù)到最后完成整個(gè)過(guò)程的動(dòng)態(tài)跟蹤管理。
（一） 網(wǎng)絡(luò)辦公的特點(diǎn)
４．知識(shí)管理。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)可以將辦公活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值
的信息、決策和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行收集、整理以形成格式規(guī)整的檔案，再通
過(guò)相應(yīng)的手段對(duì)檔案加以分析和加工從而形成知識(shí)供辦公人員參考
和借鑒。
５．更新靈活。組織內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)往往與組織外部網(wǎng)站協(xié)同
工作，組織可根據(jù)外部網(wǎng)站上收集的客戶意見(jiàn)來(lái)不斷更新和改善內(nèi)
部的辦公系統(tǒng)從而實(shí)現(xiàn)更好的服務(wù)，也可利用組織內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)論壇、
網(wǎng)絡(luò)問(wèn)卷等形式聽(tīng)取自身員工對(duì)組織管理制度、事務(wù)工作流程的建
議來(lái)完善辦公系統(tǒng)，提高辦公質(zhì)量。
６．成本低廉。雖然網(wǎng)絡(luò)辦公需要電腦設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)支持以及網(wǎng)絡(luò)管
理人員的維護(hù)，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看網(wǎng)絡(luò)辦公可實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公、電子會(huì)議、
免費(fèi)信息的交流和共享等等，大大節(jié)省了辦公經(jīng)費(fèi)、會(huì)議經(jīng)費(fèi)、信
息處理等經(jīng)費(fèi)的開(kāi)支。
（二） 網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)
雖然具體的辦公環(huán)境、辦公事務(wù)的差異以及所采用的開(kāi)發(fā)手段
的不同，導(dǎo)致了目前網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)呈現(xiàn)出百花齊放的局面，但是經(jīng)
過(guò)對(duì)比和分析，我們可以發(fā)現(xiàn)大多數(shù)的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)在功能上還是
有一致的地方。下面我們給出一般性的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)應(yīng)該具有的系
統(tǒng)結(jié)構(gòu)。
網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖
（二） 網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)
通過(guò)以上示意圖可以看出，根據(jù)日常辦公事務(wù)的種類將整
個(gè)辦公系統(tǒng)劃分為若干模塊，每個(gè)模塊完成相對(duì)獨(dú)立的功
能，然后通過(guò) intranet將所有的模塊集成到統(tǒng)一的網(wǎng)站界面
供辦公人員使用。針對(duì)不同企業(yè)和行政組織，各種應(yīng)用模塊
的功能可以彈性變化。
下面對(duì)各個(gè)模塊的功能做簡(jiǎn)單介紹：
（二） 網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)
１．公文管理
公文管理主要負(fù)責(zé)公文的撰寫(xiě)、發(fā)送、接收、審批與歸檔工作。
公文管理模塊最基本的功能是提供撰寫(xiě)公文的文本編輯環(huán)境和文檔
模板，同時(shí)由于不同公文涉及的收發(fā)對(duì)象和審批流程不同，所以公
文管理模塊一般還需要得到流程建模管理模塊的支持。
２．郵件管理
郵件管理即郵件的發(fā)送與接收工作。根據(jù)目前辦公活動(dòng)的要求
一般網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的郵件管理功能可分為電子郵件管理和即時(shí)消息
管理兩大類。電子郵件管理又可分為內(nèi)部郵件管理和intranet郵件
管理，內(nèi)部郵件管理主要是指在組織的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部進(jìn)行郵件的收發(fā)，
一般可以通過(guò)局域網(wǎng)的協(xié)議實(shí)現(xiàn)，而intranet郵件管理則是指通過(guò)
intranet來(lái)進(jìn)行全球性的郵件收發(fā)，在這種模式下發(fā)送與接收是兩
個(gè)獨(dú)立的部分，分別依靠SMTP協(xié)議和POP3協(xié)議實(shí)現(xiàn)。
（二） 網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)
同時(shí)電子郵件管理還需要解決電子郵件的保密性、虛假性、不可否
認(rèn)性和發(fā)送接收的確認(rèn)性，所以一般電子郵件管理模塊中都會(huì)涉及
數(shù)字證書(shū)、數(shù)字簽名和日期與時(shí)間戳功能。即時(shí)消息管理可以讓組
織內(nèi)的員工實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的在線交流，類似于目前比較流行的聊天軟件
QQ，即時(shí)消息管理對(duì)于員工間交換意見(jiàn)、溝通協(xié)調(diào)、小型的信息
傳遞和共享都有良好的支持。如圖所示。
電子郵件管理模塊結(jié)構(gòu)圖
（二） 網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)
３．日程管理
日程安排是辦公系統(tǒng)的一個(gè)必不可少的輔助功能，可分為個(gè)人
日程，部門(mén)日程等，主要解決以電子日歷為基礎(chǔ)的日程的安排、存
儲(chǔ)、到時(shí)提醒任務(wù)和需要說(shuō)明的事項(xiàng)等。
４．檔案管理
檔案管理主要是實(shí)現(xiàn)對(duì)準(zhǔn)備歸檔的公文或者企業(yè)各類合同、協(xié)
議、文件、指示、資料等的電子化的存儲(chǔ)和管理。_____需要存為
檔案的信息一般都具有一定的價(jià)值和長(zhǎng)期保存的要求，因此檔案管
理模塊需要提供較高的訪問(wèn)安全性和訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置，同時(shí)應(yīng)該提供
豐富的檔案檢索和查閱手段，使用戶方便快捷地獲得所需的信息。
５．日常管理
日常管理主要是指對(duì)辦公活動(dòng)中經(jīng)常發(fā)生的事件和辦公資源和
設(shè)備的管理。一般包括考勤管理、辦公用品領(lǐng)用和辦公設(shè)備的維護(hù)
和更新等。
６．會(huì)議管理
會(huì)議對(duì)于任何一個(gè)公司的重要性是不言而喻的。在網(wǎng)絡(luò)辦公系
統(tǒng)中除了傳統(tǒng)的會(huì)議，還有網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議方式。雖然傳統(tǒng)的會(huì)議最
終需要人與人在一定場(chǎng)地面對(duì)面的交流，但是會(huì)議管理功能可以將
通知與會(huì)人員、分配會(huì)議籌備任務(wù)、安排會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議籌備工作
進(jìn)度檢查等會(huì)議前期工作通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的形式來(lái)簡(jiǎn)潔高效的實(shí)現(xiàn)。而
且在網(wǎng)絡(luò)視頻技術(shù)的支持下，新型的網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議為辦公人員提供
了跨越時(shí)空的會(huì)議交流方式，大大節(jié)省了會(huì)議成本，提高了會(huì)議效
率。
７．系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理主要是由網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的管理員所使用。系統(tǒng)管理員
是伴隨著網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和使用而產(chǎn)生的一個(gè)新角色，一般管
理員的工作有負(fù)責(zé)為每個(gè)用戶分配用戶名、郵件地址、設(shè)置訪問(wèn)權(quán)
限，保證網(wǎng)絡(luò)的正常訪問(wèn)以及系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)安全等，系統(tǒng)管理模
塊應(yīng)該能對(duì)管理員的所有工作提供支持。
８．流程建模管理
任何一項(xiàng)辦公活動(dòng)都由一定的流程組成。在辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程
中已經(jīng)對(duì)組織內(nèi)的各項(xiàng)活動(dòng)的流程進(jìn)行了分析、重組和優(yōu)化形成具
體的工作流。但是也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，一方面隨著組織結(jié)構(gòu)和辦事方法
的改變，一些已有的工作流程可能會(huì)發(fā)生變化；另一方面一些新開(kāi)
展的工作需要全新的流程支持。流程建模管理的功能就是讓用戶能
夠根據(jù)實(shí)際情況的變化維護(hù)和更新已有的流程，設(shè)計(jì)生成新的流程
來(lái)更好地完成自己的工作。
電腦辦文好
張主任問(wèn)小李，如果我要求你今天回家起草一份公文，明天
上午就印發(fā)，用什么辦法效率最高?小李想了一下，回答到，我
先寫(xiě)好提綱，連夜到你家去征求意見(jiàn)，然后回家寫(xiě)成初稿，明天
上班就交給你審核定稿，行嗎?張主任笑笑說(shuō)，不錯(cuò)，要在過(guò)
去，秘書(shū)人員這種方法是最好的了。但現(xiàn)在有了電腦，就不應(yīng)當(dāng)
再用此法了。第一，無(wú)紙化辦文應(yīng)當(dāng)成為秘書(shū)部門(mén)辦文的趨勢(shì)，
我們應(yīng)當(dāng)樹(shù)立牢固的應(yīng)用現(xiàn)代辦公手段的觀念；第二，即使秘書(shū)
人員連夜寫(xiě)成初稿，明天上班后，還要經(jīng)過(guò)審核、簽發(fā)、印刷、
用印等程序，能不能在上午發(fā)出，也是個(gè)問(wèn)題。小李點(diǎn)點(diǎn)頭，我
懂了。我應(yīng)當(dāng)在家用電腦打成初稿，上網(wǎng)發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)征求意見(jiàn)，修
改后拷盤(pán)，明天上班后即交領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目簽發(fā)。這樣，印刷的過(guò)程也
基本完成了，能保證上午發(fā)出。張主任說(shuō)，網(wǎng)上辦文，要注意保
密。秘書(shū)人員看能采取哪些措施?小李想了一下說(shuō)，第一，要注
意網(wǎng)頁(yè)加密，一般不要采取辦公室房間號(hào)或電話分機(jī)號(hào)作為密
碼，這種密碼容易被猜出破譯；第二，設(shè)置密碼要及時(shí)更換；第
三，公文中涉及有關(guān)機(jī)密情況，如人名、地名、事件名、統(tǒng)計(jì)數(shù)
據(jù)等，網(wǎng)上初稿中要用空格表示，到機(jī)關(guān)審核定稿時(shí)再填實(shí)。
案例分析
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用使秘書(shū)工作形式和效率發(fā)生了很大
的改變。但是，科技的先進(jìn)是一把雙刃劍。在給我們帶
來(lái)方便、快捷的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)傳遞信息也成為當(dāng)今泄密渠
道最為廣泛和常見(jiàn)的方式，在所有的失泄密案件中，網(wǎng)
絡(luò)泄密占的比例最大。目前，我國(guó)大量進(jìn)口美國(guó)的信息
化產(chǎn)品，包括軟件，硬件網(wǎng)絡(luò)及操作系統(tǒng)，引進(jìn)設(shè)備中
的核心系統(tǒng)及邏輯編程都掌握在美國(guó)人手中，我們?cè)谙?span style="display:none">A9c紅軟基地
統(tǒng)安全不完備的情況下進(jìn)行操作，人家可以一覽無(wú)余，
這必須引起我們的高度重視。因此，本案中，雖然小李
知道網(wǎng)絡(luò)信息保密的基本方法，但是，若遇網(wǎng)絡(luò)黑客，
那也是不堪一擊的。對(duì)于涉密程度高的文件起草，一般
所用計(jì)算機(jī)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，確保信息安全。
第二節(jié) 參謀智能輔助
自古代秘書(shū)性活動(dòng)始，秘書(shū)性人員就被稱為領(lǐng)導(dǎo)者身邊的
參謀助手。在秘書(shū)工作歷史發(fā)展中，秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作輔助的方
式、內(nèi)容等雖然一直處于變化發(fā)展中，但參謀智能輔助一直是
秘書(shū)職能范疇中的重要組成部分，而且隨著社會(huì)的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)
者對(duì)其秘書(shū)參謀智能輔助的需要越來(lái)越強(qiáng)烈。在當(dāng)代社會(huì)，大
凡事業(yè)有成的領(lǐng)導(dǎo)者身邊，都有精于辦事、善于參謀的秘書(shū)人
員。從現(xiàn)代秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者參謀智能輔助的內(nèi)容來(lái)看，大體可分
為對(duì)決策的輔助、對(duì)信息利用的參謀智能輔助和對(duì)領(lǐng)導(dǎo)正身潔
行的輔助三個(gè)方面。這三個(gè)方面的參謀智能輔助對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和管理
都是極為重要的。
一、決策過(guò)程中的參謀智能輔助
（一） 決策準(zhǔn)備階段
從領(lǐng)導(dǎo)者產(chǎn)生決策意向進(jìn)行決策準(zhǔn)備開(kāi)始，秘書(shū)的參謀智能輔
助就可同步進(jìn)行，可協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好以下工作：
（１） 作出此項(xiàng)決策是否應(yīng)該。從權(quán)責(zé)與法規(guī)的角度分析這項(xiàng)決
策是否在本組織的領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)，是否與國(guó)家方針、政策、
法規(guī)相悖，是否與上級(jí)、相關(guān)職能部門(mén)及本機(jī)關(guān)的其他決策相沖突。
依法行政、依法經(jīng)營(yíng)管理，在權(quán)責(zé)范圍內(nèi)決策，是對(duì)當(dāng)代領(lǐng)導(dǎo)者管
理者最基本的要求。
（２） 此項(xiàng)決策是否必須。秘書(shū)應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者分析此項(xiàng)決策的重
要性和必要性，一些偶然出現(xiàn)的個(gè)別問(wèn)題，尚未弄清其來(lái)龍去脈，
不明其成因和影響，草率決策，就可能造成失誤或混亂。秘書(shū)應(yīng)協(xié)
助領(lǐng)導(dǎo)分析問(wèn)題的性質(zhì)、成因、影響，并作出準(zhǔn)確的判斷。
（一） 決策準(zhǔn)備階段
（３） 此項(xiàng)決策應(yīng)何時(shí)作出。秘書(shū)應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者分析此項(xiàng)決策的
時(shí)機(jī)是否成熟，是否要馬上決策，是否還需要觀察事態(tài)的變化，若
不立即決策會(huì)不會(huì)帶來(lái)不良后果等等。在實(shí)踐中，時(shí)機(jī)成熟的決策
能夠取得主動(dòng)；時(shí)機(jī)不成熟的決策往往會(huì)遭受挫折而陷入被動(dòng)；該
斷不斷貽誤時(shí)機(jī)的決策很可能釀成全局的失敗和難以估量的損失。
秘書(shū)應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)審時(shí)度勢(shì)，把握事物發(fā)展規(guī)律，抓住時(shí)機(jī)，適時(shí)決
策，取得事業(yè)發(fā)展的主動(dòng)。
（４） 此項(xiàng)決策依據(jù)的信息是否全面、真實(shí)、充分。秘書(shū)在為領(lǐng)
導(dǎo)收集處理信息資料的同時(shí)，特別要注重協(xié)助決策者考慮決策所依
據(jù)的信息是否具有使用價(jià)值，是否存在以偏概全、以假亂真的信息
干擾，還有哪些重要參考資料尚未掌握，應(yīng)到何處去獲取這些資料
并立即去尋求這些資料等等。秘書(shū)在此方面的輔助，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)
決策的補(bǔ)益作用是不可低估的。
（一） 決策準(zhǔn)備階段
（５） 此項(xiàng)決策的目的、意義和影響是什么。秘書(shū)在分析和掌握
了以上四個(gè)方面的問(wèn)題和情況之后，再來(lái)理解和思考此項(xiàng)決策的出
發(fā)點(diǎn)和歸宿，預(yù)測(cè)其引起的反應(yīng)和效果會(huì)更為準(zhǔn)確。秘書(shū)要協(xié)助領(lǐng)
導(dǎo)者思考決策意向與客觀環(huán)境條件是否相符，需要取得的決策成果
與可能取得的預(yù)期成果是否大體相近，為了獲取滿意的決策成果有
哪些途徑可供選擇，怎樣的途徑是最為滿意的選擇等等。
（６） 對(duì)此項(xiàng)決策應(yīng)提出什么建議。秘書(shū)可根據(jù)掌握的信息和有
關(guān)依據(jù)，按領(lǐng)導(dǎo)的決策目的擬制供決策者選擇的多套建議方案，可
對(duì)別人提出的多套可行方案進(jìn)行補(bǔ)充、修正和完善，可對(duì)選擇最佳
或滿意方案提出建議等等。在管理決策實(shí)踐中，決策的準(zhǔn)備越充分
越可靠，作出決策的風(fēng)險(xiǎn)就越小。秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)決策前的參謀智能輔
助，是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者正確決策有益的鋪墊。
（二）決策形成階段
在決策形成階段，秘書(shū)有諸多參謀智能輔助的領(lǐng)域和渠道：
（１） 可進(jìn)行創(chuàng)新思維，設(shè)計(jì)新的方案供決策者選擇。
（２） 可綜合來(lái)自各方面的意見(jiàn)和建議，形成系統(tǒng)的可供選擇的
方案。
（３） 可按領(lǐng)導(dǎo)意圖開(kāi)展專家咨詢活動(dòng)，并將專家意見(jiàn)、建議吸
納到有關(guān)決策方案中。
（４） 可帶著各套初選方案到有關(guān)部門(mén)和群眾中去征求意見(jiàn)，并
根據(jù)各方面的意見(jiàn)進(jìn)修改。
（５） 對(duì)重大決策的初定方案，秘書(shū)往往還伴隨領(lǐng)導(dǎo)，到基層進(jìn)
行小規(guī)模試驗(yàn)、蹲點(diǎn)探索，取得成功經(jīng)驗(yàn)后，再由點(diǎn)到面地進(jìn)行推
廣。
（二）決策形成階段
（６） 對(duì)各種供選擇的方案進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)的比較，比較其投入成
本和產(chǎn)出效益，比較風(fēng)險(xiǎn)值與效益值，比較其科學(xué)性、合理性、可
行性和可受性，等等。在決策形成階段，秘書(shū)應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)廣泛地吸
納來(lái)自廣大群眾和各方面專家的群體智能，吸納各種創(chuàng)新成果，以
提高決策方案的科學(xué)水平。在實(shí)踐中，往往站在不同的角度對(duì)同一
決策方案，可能會(huì)有不同的看法和意見(jiàn)。秘書(shū)應(yīng)對(duì)這些不同的意見(jiàn)
和看法進(jìn)行梳理和歸納，并向決策者反映，供其抉擇時(shí)參考。
（二）決策形成階段
決策形成階段還包括科學(xué)、嚴(yán)密的決策論證。在決策論證
中，秘書(shū)的參謀智能輔助也是必要的。
（１） 可以協(xié)助決策者選優(yōu)，將各備選方案的損益值作準(zhǔn)確測(cè)算
之后，按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)由優(yōu)到劣的依次排列。由于決策者選優(yōu)
的角度不同，其選優(yōu)的價(jià)值尺度也不同。秘書(shū)可從多個(gè)角度按不同
的價(jià)值尺度將各可行方案作多種選優(yōu)排列，為決策者抉擇作鋪墊。
（２） 可以協(xié)助決策者將各備選方案分析比較的量化結(jié)果測(cè)算出
來(lái)，按組織發(fā)展的需要與可能，擬定出在投入、產(chǎn)出、時(shí)空、風(fēng)險(xiǎn)
值、效益值等方面可以接受或滿意的數(shù)據(jù)，然后淘汰不符合各種需
要的方案，剩下的就是可以接受或比較滿意的方案了。這就為領(lǐng)導(dǎo)
者進(jìn)一步選優(yōu)打下了基礎(chǔ)。
（３） 經(jīng)過(guò)選優(yōu)的方案也不一定是完美無(wú)缺的，還必須進(jìn)行反復(fù)
論證和優(yōu)化。秘書(shū)可協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)初選方案進(jìn)行否定質(zhì)疑的論證，
即請(qǐng)一些有關(guān)專家、內(nèi)行和負(fù)責(zé)人對(duì)初選方案提出各種問(wèn)題或質(zhì)
疑，由方案擬訂和設(shè)計(jì)組成人員一一作答，雙方交流，直至滿意。
（三） 決策實(shí)施階段
決策是為實(shí)現(xiàn)特定目的對(duì)未來(lái)工作的選擇與安排，而真正使決
策目標(biāo)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，還取決于有效的實(shí)施決策。領(lǐng)導(dǎo)者作出決策之
后，必須全力組織、引導(dǎo)、指導(dǎo)和調(diào)控決策的實(shí)施，隨時(shí)把握實(shí)施
決策各階段的效果，糾正各種偏差，適應(yīng)各種變化，協(xié)調(diào)各類矛
盾，克服各種困難和阻力，以確保決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在此過(guò)程中，
秘書(shū)的參謀智能輔助具有獨(dú)特的作用，它貫穿決策實(shí)施的全過(guò)程：
（１） 對(duì)謀求認(rèn)同的輔助。當(dāng)一項(xiàng)正確決策作出后，若不能及時(shí)
得到執(zhí)行者的認(rèn)同，其實(shí)施就會(huì)出現(xiàn)困難和阻力。秘書(shū)通過(guò)辦文、
辦會(huì)、辦事和信息溝通，一旦發(fā)現(xiàn)執(zhí)行者對(duì)決策的不理解、誤解或
偏見(jiàn)，可以立即進(jìn)行疏導(dǎo)、宣傳，更重要的是建議領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)容易產(chǎn)
生疑點(diǎn)、誤解或歧義之處，執(zhí)行者難以理解之處，要加強(qiáng)宣傳力
度，以便盡快獲得執(zhí)行者的認(rèn)同。只有這樣，才能整合和強(qiáng)化決策
實(shí)施的合力。
（三） 決策實(shí)施階段
（２） 對(duì)糾正偏差的輔助。在實(shí)施過(guò)程中，執(zhí)行者難免會(huì)出現(xiàn)種
種偏差。秘書(shū)要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差，深入分析其原因，并對(duì)
照決策的實(shí)施安排各環(huán)節(jié)的具體要求，尋求補(bǔ)救的辦法。
（３） 對(duì)行為失范的輔助。實(shí)施中執(zhí)行者若違章辦事，就會(huì)造成
實(shí)施混亂。秘書(shū)較容易發(fā)現(xiàn)這類情況，一旦發(fā)現(xiàn)，應(yīng)及時(shí)建議領(lǐng)導(dǎo)
加以糾正。最好能準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)某種實(shí)施行為失范的苗頭，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者
防患于未然。
（４） 對(duì)克服重大失誤的輔助。所謂重大失誤，大多是執(zhí)行者違
背了決策的原則所造成的。對(duì)此失誤，秘書(shū)應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者盡快查清
造成失誤的原因及其影響，要盡快消除不良影響。要建議領(lǐng)導(dǎo)采取
有力措施，避免這類失誤引發(fā)的連鎖反應(yīng)。
（三） 決策實(shí)施階段
（５） 對(duì)克服運(yùn)行失調(diào)的輔助。決策實(shí)施過(guò)程中，各執(zhí)行子系統(tǒng)
可能因工作進(jìn)度、能力、條件、節(jié)奏、方法等方面的差異而造成整
體實(shí)施運(yùn)行失調(diào)。秘書(shū)從各方面的反映中若發(fā)現(xiàn)這種失調(diào)，應(yīng)及時(shí)
協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行及時(shí)調(diào)控，盡快使各子系統(tǒng)恢復(fù)協(xié)同運(yùn)行狀態(tài)。
（６） 彌補(bǔ)決策疏漏的輔助。盡管決策中作過(guò)周密的準(zhǔn)備和科學(xué)
嚴(yán)密的論證，在決策實(shí)施中還可能發(fā)現(xiàn)決策方案的某些失誤或疏漏。
盡早修正和彌補(bǔ)決策的失誤和疏漏，才能取得良好的實(shí)施效果。秘
書(shū)處于決策與執(zhí)行的中介、信息溝通的樞紐位置，既可以發(fā)現(xiàn)方向
偏差，也可以發(fā)現(xiàn)決策內(nèi)容或結(jié)構(gòu)方面的不足，還可以發(fā)現(xiàn)局部的
疏漏。無(wú)論發(fā)現(xiàn)了哪一方面的問(wèn)題，都應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)溝通，提供有
效的參謀智能輔助。
（三） 決策實(shí)施階段
（７） 對(duì)適應(yīng)環(huán)境變化的輔助。有時(shí)決策實(shí)施中出現(xiàn)的困難和問(wèn)
題，不是決策偏差也不是實(shí)施失誤造成的，而是客觀環(huán)境出現(xiàn)了決
策時(shí)未曾預(yù)料到的變化，打亂了決策有序的安排進(jìn)而給實(shí)施決策帶
來(lái)了困難。當(dāng)客觀環(huán)境出現(xiàn)重大變化時(shí)，既定的決策方案必須作出
應(yīng)變性調(diào)整。正確的應(yīng)變調(diào)整越快，組織越能迅速擺脫困境，取得
主動(dòng)。秘書(shū)在內(nèi)外溝通聯(lián)絡(luò)中，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者敏銳地觀察環(huán)境的動(dòng)
向，特別是對(duì)重大的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和自然及社會(huì)環(huán)境的突變，要盡可能
把握突變前的征兆，冷靜觀察分析，提醒領(lǐng)導(dǎo)者早作準(zhǔn)備，制訂應(yīng)
變對(duì)策。關(guān)鍵是要具體地分析環(huán)境可能要向哪些方向變化，變化的
程度如何，對(duì)本組織決策的實(shí)施會(huì)帶來(lái)哪些風(fēng)險(xiǎn)。只有對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)
在思想上早作準(zhǔn)備，一旦風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨才能冷靜應(yīng)對(duì)，妥善地作出調(diào)整。
在實(shí)踐中，秘書(shū)及時(shí)發(fā)現(xiàn)突變征兆，捕捉風(fēng)險(xiǎn)信息，提醒領(lǐng)導(dǎo)早加
防范，所起的參謀輔助作用是不可低估的。
（三） 決策實(shí)施階段
（８） 對(duì)發(fā)展機(jī)遇的輔助。環(huán)境的變化一方面會(huì)使既定決策的有
序?qū)嵤┊a(chǎn)生困難或早已習(xí)慣的運(yùn)行模式不得不改變；另一方面，也
可能帶來(lái)可資利用的機(jī)遇。秘書(shū)若能從諸多信息資料中分析出未來(lái)
發(fā)展的新趨勢(shì)，并根據(jù)本組織的資源條件進(jìn)行創(chuàng)新思維，向領(lǐng)導(dǎo)提
出抓住機(jī)遇的參謀建議，就可為組織的決策實(shí)施增添新的內(nèi)容，做
出積極的貢獻(xiàn)。
【案例】
鎮(zhèn)政府秘書(shū)老李最近發(fā)現(xiàn)，鎮(zhèn)上鞭炮煙花生意十分火暴。今年
全鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)大豐收，工業(yè)、手工業(yè)和商業(yè)也發(fā)展很快。全鎮(zhèn)大小單位
和廣大群眾都準(zhǔn)備過(guò)一個(gè)熱熱鬧鬧的春節(jié)。鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府也在組織、
籌備表彰大會(huì)、文藝晚會(huì)、龍燈會(huì)、舞獅會(huì)。老李同樣也在節(jié)日將
至的喜慶中，但心中又有些擔(dān)憂。他想起去年春節(jié)時(shí)鞭炮引發(fā)的幾
起火災(zāi)，他想起前天下村調(diào)查年終村務(wù)公開(kāi)時(shí)看到的不少村的防火
設(shè)備不齊全且年久失修，他想起不少農(nóng)戶豐收的糧食、棉花尚未完
全出售，特別是上上下下忙于總結(jié)評(píng)比、歡度春節(jié)，對(duì)節(jié)日值班、
防火組織等工作尚未作具體安排。老李將這些情況匯集在一起，越
想越覺(jué)得不可疏忽。于是，他找到鎮(zhèn)長(zhǎng)，對(duì)鎮(zhèn)長(zhǎng)說(shuō)：“鎮(zhèn)長(zhǎng)，是不
是在年前組織一次全鎮(zhèn)安全檢查，開(kāi)展一次安全教育。”鎮(zhèn)長(zhǎng)正在
審閱上報(bào)給市里的年終總結(jié)材料，頭也沒(méi)抬地說(shuō)：“先放一放，等
忙過(guò)這一陣再說(shuō)。”老李不便再說(shuō)什么，但心里更加著急。
他想：“馬上就要過(guò)春節(jié)了，這事可拖延不得呀。” 他想到晚上
要開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)班子辦公會(huì)，立即出去將有關(guān)情況調(diào)查核實(shí)了一遍，趕寫(xiě)
了一份《關(guān)于春節(jié)期間我鎮(zhèn)火災(zāi)隱患的調(diào)查》，正好趕到領(lǐng)導(dǎo)班子
開(kāi)會(huì)前交到鎮(zhèn)長(zhǎng)手中。會(huì)議開(kāi)始，鎮(zhèn)長(zhǎng)首先說(shuō)：“在討論預(yù)定事項(xiàng)
前，先討論一件大事，就是春節(jié)期間的防火及安全問(wèn)題，老李寫(xiě)了
份調(diào)查材料，十分及時(shí)……”
結(jié)果，會(huì)議采納了老李的建議，全鎮(zhèn)進(jìn)行了全面的防火及安全
工作檢查，春節(jié)期間無(wú)一處火災(zāi)發(fā)生，并由此帶動(dòng)了全鎮(zhèn)環(huán)境治理
工作，受到省、市領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的重視和表彰。該鎮(zhèn)的名聲大振，不少
客商慕名而來(lái)。
問(wèn)題：
秘書(shū)老李提出春節(jié)前進(jìn)行全鎮(zhèn)安全檢查建議的過(guò)程中，有何可貴
之處？
二、對(duì)信息利用的參謀智能輔助
信息作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資源之一，其作用已越來(lái)
越被人們所重視。社會(huì)各級(jí)各類組織領(lǐng)導(dǎo)的決策，知識(shí)財(cái)富
的創(chuàng)新都愈來(lái)愈依靠信息的收集與整合。秘書(shū)部門(mén)處于信息
聯(lián)絡(luò)的集散地，通過(guò)溝通信息、整合信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供
可靠依據(jù)。信息工作已成為現(xiàn)代秘書(shū)工作的重要內(nèi)容之一。
信息工作水平高低直接體現(xiàn)秘書(shū)參謀輔助水平.
秘書(shū)信息除具有信息的一般特征外，還具有自身的特征。
1．針對(duì)性。秘書(shū)信息工作必須有信息的針對(duì)性，才能保證秘書(shū)信息的質(zhì)量。秘書(shū)信息針對(duì)性主要在于結(jié)合業(yè)務(wù)，即信息的專業(yè)性；圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作中心，按照領(lǐng)導(dǎo)指示和意圖進(jìn)行；針對(duì)突出問(wèn)題、專題問(wèn)題進(jìn)行信息工作。
2．綜合性。即秘書(shū)將多種有用的信息融合成一個(gè)有機(jī)的整體，而不是多種信息的堆砌拼湊，只有提供這種有價(jià)值的綜合信息，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策、擬訂計(jì)劃、制定措施等服務(wù)。
3．時(shí)效性。 信息的作用和價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間的推移而改變，所謂
時(shí)效性分為及時(shí)性、適時(shí)性兩種表現(xiàn)形式。及時(shí)性：就是強(qiáng)調(diào)
信息要保持新鮮度，排斥遲到的陳舊的信息。適時(shí)性：就是講
究提供信息要選擇最佳時(shí)機(jī)，因?yàn)樵谝欢〞r(shí)限內(nèi)，人們對(duì)某種
信息的需求最為迫切，這時(shí)信息的吸收率最大，在這之前，即
使是有用的信息往往得不到重視，在這之后，有用的信息則會(huì)
變成無(wú)用的信息。
4．經(jīng)常性。主要體現(xiàn)在秘書(shū)的各項(xiàng)常規(guī)工作中，如辦文、辦事、
辦會(huì)等工作，無(wú)論是文書(shū)工作、督辦查辦、信訪調(diào)研等都需要
經(jīng)常注意信息的收集、整理和傳遞。
（一） 對(duì)信息的獲取、利用
領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)全面地獲取和利用信息，才能站在全局的高度開(kāi)展領(lǐng)
導(dǎo)和管理活動(dòng)。然而，在實(shí)踐中，不少領(lǐng)導(dǎo)者在信息獲取和利用的
方向、信息量及信息結(jié)構(gòu)等方面都存在問(wèn)題，因而使領(lǐng)導(dǎo)和管理工
作失誤。對(duì)此，秘書(shū)要注重以下幾個(gè)方面：
（１） 要注重在方向上的參謀輔助。針對(duì)某些只重上面的指示，
不重下面的反映；只迷信過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，不相信創(chuàng)新發(fā)展；只聽(tīng)得進(jìn)
歌功頌德，聽(tīng)不進(jìn)批評(píng)和不同看法等消極現(xiàn)象，秘書(shū)應(yīng)加強(qiáng)下情上
達(dá)，要善于把群眾中的智慧、經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新成果、意見(jiàn)、建議和要求
全面及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，讓領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到群眾中蘊(yùn)藏著極為豐富的智
能信息資源，自覺(jué)地改變獲取和利用信息上的偏差。這樣，既有利
于領(lǐng)導(dǎo)者正確利用信息依據(jù)，又有利于端正領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)。
（一） 對(duì)信息的獲取、利用
（２） 要注重在擴(kuò)大信息量上的參謀輔助。進(jìn)行有效的領(lǐng)導(dǎo)和
管理必須占有充足的信息量，信息短缺、片面，就會(huì)造成失誤。
秘書(shū)在及時(shí)有效地提供信息服務(wù)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)在領(lǐng)導(dǎo)下基層前，
做好鋪墊工作，找準(zhǔn)有代表性的信息源、典型單位和萌發(fā)新苗頭、
新經(jīng)驗(yàn)、新問(wèn)題的現(xiàn)場(chǎng)，向領(lǐng)導(dǎo)者作介紹，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，強(qiáng)化
深入基層、深入實(shí)際、深入群眾的興趣，使之在實(shí)踐中擴(kuò)大信息
量；秘書(shū)應(yīng)在資料工作中，對(duì)最新的動(dòng)態(tài)和重要文獻(xiàn)、書(shū)籍、報(bào)
刊等，作好摘要、剪報(bào)等，適時(shí)推薦給領(lǐng)導(dǎo)者，使之在精要的閱
讀中擴(kuò)大信息量；秘書(shū)還應(yīng)在信息綜合處理中編寫(xiě)綜合度高、針
對(duì)性強(qiáng)的“信息快報(bào)” 材料供領(lǐng)導(dǎo)閱知，使之在動(dòng)態(tài)信息把握
中擴(kuò)大信息量。秘書(shū)在此方面的輔助，雖不是提出妙計(jì)良策，但
其智能補(bǔ)給方面的作用，是不可替代的。
（一） 對(duì)信息的獲取、利用
（３） 要注重優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)方面的輔助�？茖W(xué)的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)所依
據(jù)的信息結(jié)構(gòu)也必須科學(xué)合理，即對(duì)組織內(nèi)部的和組織外部的、
正式組織的和非正式組織的、歷史的、現(xiàn)實(shí)的及預(yù)測(cè)的、業(yè)務(wù)
主要方面的和相關(guān)方面的、政治經(jīng)濟(jì)文化法規(guī)方面的和社情民
意方面的、國(guó)際方面的和國(guó)內(nèi)及行業(yè)等方面的信息，都應(yīng)有一
個(gè)合理的結(jié)構(gòu)和比例。在不同階段、不同問(wèn)題上還應(yīng)有相應(yīng)的
側(cè)重點(diǎn)。在實(shí)踐中經(jīng)常出現(xiàn)管理所依據(jù)的信息結(jié)構(gòu)不合理而釀
成的失誤，如只顧內(nèi)部情況而對(duì)外部環(huán)境變化缺乏了解所造成
的失誤，只重現(xiàn)狀不了解未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)所造成的失誤，只重決
策者的施治意圖不了解社情民意及群眾要求所造成的失誤等等。
【案例】
桐湖鄉(xiāng)接到上級(jí)有關(guān)大力發(fā)展淡水養(yǎng)殖業(yè)的文件后，鄉(xiāng)政府領(lǐng)
導(dǎo)班子認(rèn)為本鄉(xiāng)水面寬闊，發(fā)展淡水養(yǎng)殖業(yè)有得天獨(dú)厚的資源優(yōu)勢(shì)。
于是，產(chǎn)生了多方籌資、立即大力扶持興辦水產(chǎn)養(yǎng)殖業(yè)的意向和準(zhǔn)
備形成初步方案。鄉(xiāng)政府秘書(shū)老張?jiān)谑苊輸M發(fā)展水產(chǎn)養(yǎng)殖初步方
案的過(guò)程中，翻閱了本鄉(xiāng)有關(guān)的文獻(xiàn)資料，總覺(jué)得心里不踏實(shí)，還
缺少些什么，久久不能下筆。他到市檔案館、圖書(shū)館去查閱了大量
相關(guān)文獻(xiàn)，到農(nóng)業(yè)局、畜牧漁業(yè)管理部門(mén)、氣象水文部門(mén)、有關(guān)科
研院所請(qǐng)教專家之后，還不放心，特意在經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后到桐湖去實(shí)
地調(diào)查。在作了全面的信息資料收集和調(diào)查研究后，他撰擬了一份
建議，主題是桐湖發(fā)展水產(chǎn)養(yǎng)殖業(yè)，必須堅(jiān)持先治理后開(kāi)發(fā)。其理
由是：
（１） 湖水污染嚴(yán)重。周邊的小造紙廠、小化工廠使桐湖成為了
死湖，湖邊農(nóng)民養(yǎng)魚(yú)、養(yǎng)蝦、養(yǎng)鴨大多失�。�
（２） 水源不足。每到枯季湖水干涸，且圍湖造田使水面縮小，
聯(lián)通外江的水道已經(jīng)堵塞；
（３） 群眾沒(méi)有開(kāi)發(fā)水產(chǎn)養(yǎng)殖的積極性。由于湖水嚴(yán)重污染，群
眾經(jīng)多次發(fā)展水產(chǎn)養(yǎng)殖生產(chǎn)均遭失敗后，大多對(duì)此信心不足。老張
還詳細(xì)地列出了有關(guān)的數(shù)據(jù)和技術(shù)資料。鄉(xiāng)政府領(lǐng)導(dǎo)班子研究了老
張的書(shū)面建議后，經(jīng)過(guò)認(rèn)真核實(shí)有關(guān)數(shù)據(jù)，采納了“先治理后開(kāi)發(fā)”
的主張。此后，經(jīng)一年的全面治理，桐湖的水質(zhì)、終年保水量以及
與外江流通的排灌條件都明顯好轉(zhuǎn)，成為了大型生態(tài)養(yǎng)殖基地和湖
鄉(xiāng)旅游區(qū)。
問(wèn)題：
１．鄉(xiāng)政府秘書(shū)老張為什么沒(méi)有按領(lǐng)導(dǎo)的意圖草擬發(fā)展水產(chǎn)養(yǎng)殖初
步方案？
２．為什么鄉(xiāng)政府秘書(shū)老張的書(shū)面建議能夠得到領(lǐng)導(dǎo)的采納？
小張是剛從大學(xué)畢業(yè)生中分配來(lái)的某廠辦公室秘書(shū)。雖然他早
就聽(tīng)人說(shuō)過(guò)信息是資源、是財(cái)富，但究竟它的價(jià)值有多大，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)
決策起多大作用，總感到說(shuō)不清。在一次領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)上，辦公室盧
主任讓小張做記錄，他才對(duì)信息工作有了較深的理解。
會(huì)上，管設(shè)備的副廠長(zhǎng)提出技術(shù)改造方案，以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)
力，要求把剛剛收回的一大筆資金，重點(diǎn)投放到購(gòu)買機(jī)械設(shè)備上。
管財(cái)務(wù)、管生產(chǎn)的副廠長(zhǎng)都表示支持。
當(dāng)廠長(zhǎng)正要拍板決斷時(shí)，盧主任說(shuō)他有點(diǎn)不同看法。領(lǐng)導(dǎo)們的
目光一起轉(zhuǎn)向了他。
“我先說(shuō)幾條信息請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)思考：一是我國(guó)糧食進(jìn)入市場(chǎng)，糧價(jià)上
調(diào)趨勢(shì)十分明顯；二是國(guó)際上幾個(gè)主要糧食進(jìn)口國(guó)和糧食進(jìn)口量大
的國(guó)家今年均遭自然災(zāi)害，國(guó)際性糧食歉收趨勢(shì)已定；三是供應(yīng)我
廠工業(yè)糧食原料的送糧區(qū)今年都遭到嚴(yán)重的水災(zāi)；
第四，今年又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展很快的一年，這些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)不少是
利用其資源優(yōu)勢(shì)從事投資少見(jiàn)效快的食品和釀酒業(yè)，都將以糧食
為原料。根據(jù)以上情況，我預(yù)計(jì)，近期糧價(jià)必向上增長(zhǎng)，而且向
上增長(zhǎng)幅度較大，可能每千克上漲0.2～0.5元之間；我廠每年
工業(yè)原料用糧10萬(wàn)噸，按每千克原料用糧上漲0.3元計(jì)算，每噸
將上漲300元，10噸就是3000元，全年就是3000萬(wàn)!
因此，我建議當(dāng)務(wù)之急是在糧食漲價(jià)前購(gòu)進(jìn)原料，這樣可以
降低成本，提高競(jìng)爭(zhēng)力，獲得可觀的經(jīng)濟(jì)效益。然后再把獲得的
贏利投入技術(shù)改造。由于經(jīng)濟(jì)實(shí)力強(qiáng)，我們的技術(shù)改造的起點(diǎn)可
以更高，做好了能達(dá)到國(guó)際先進(jìn)水平。這樣，就為我們的產(chǎn)品參
與國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。……”
盧主任的發(fā)言結(jié)束后，會(huì)場(chǎng)一片寂靜。領(lǐng)導(dǎo)們有的拿出計(jì)算
器，仔細(xì)地算著；有的掏出鋼筆，在本子上寫(xiě)著；還有的在沉
思……
（二） 排除信息干擾
各種形式的信息干擾是造成領(lǐng)導(dǎo)和管理工作失誤的重要原因。
秘書(shū)有責(zé)任協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者排除來(lái)自各方面的信息干擾。
（１）要注重排除思想障礙造成的干擾。報(bào)喜不報(bào)憂，喜聽(tīng)順耳之
言、頌揚(yáng)之辭，討厭逆耳之言、批評(píng)意見(jiàn)，會(huì)造成嚴(yán)重的信息干
擾，其造成的危害在歷史和現(xiàn)實(shí)中是不勝枚舉的。秘書(shū)應(yīng)特別重視
排除障礙，讓領(lǐng)導(dǎo)者具有更多接觸真實(shí)信息的機(jī)會(huì)，在真與假、虛
與實(shí)、全面與片面等方面信息的對(duì)照比較中，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)方面
從認(rèn)識(shí)上排除思想障礙所造成的信息干擾。
（２） 要注重排除感情障礙造成的干擾。雙方的感情距離過(guò)近會(huì)
造成某種形式的信息干擾，如在成功的喜悅中往往疏遠(yuǎn)提批評(píng)意見(jiàn)
的人，對(duì)老朋友、老下級(jí)、老同事的話聽(tīng)得進(jìn)，對(duì)新同事特別是反
對(duì)過(guò)自己的人的意見(jiàn)和建議持懷疑態(tài)度等等。。
（３） 要注重排除利益沖突造成的干擾。上下級(jí)之間、干群之間、
組織與個(gè)人之間、組織與組織之間及個(gè)人與個(gè)人之間，在某種情況
下都可能出現(xiàn)利益沖突或維護(hù)自身利益的事權(quán)沖突。秘書(shū)應(yīng)協(xié)助領(lǐng)
導(dǎo)協(xié)調(diào)利益沖突，在根本利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益一致的前提下，加強(qiáng)溝
通，創(chuàng)造和諧的氣氛，協(xié)商解決問(wèn)題，清除各為其利而產(chǎn)生的信息
干擾。
（４） 要注重排除時(shí)空因素造成的信息干擾。“文山會(huì)海”的重
壓，應(yīng)酬交際的重負(fù)，滿足于聽(tīng)匯報(bào)發(fā)指示等官僚主義、形式主義
的習(xí)氣，必然會(huì)擠占領(lǐng)導(dǎo)者接近群眾的時(shí)間，拉開(kāi)其深入基層實(shí)踐
的距離，就很可能犯主觀主義的錯(cuò)誤。秘書(shū)應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者精簡(jiǎn)會(huì)議
和文件，擺脫文山會(huì)海和應(yīng)酬事務(wù)，把時(shí)間和精力集中到聯(lián)系群眾、
深入實(shí)際的工作中去。
信息干擾形成的原因眾多，有的來(lái)自領(lǐng)導(dǎo)方面，有的來(lái)自被領(lǐng)
導(dǎo)方面，有的來(lái)自環(huán)境因素方面等。無(wú)論對(duì)來(lái)自何方的何種形式的
信息干擾，秘書(shū)都應(yīng)通過(guò)近身綜合參謀智能輔助和服務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)
者加以排除，使其具有正常開(kāi)展有效領(lǐng)導(dǎo)工作的良好信息環(huán)境。
【案例】
某縣領(lǐng)導(dǎo)班子接到縣農(nóng)技推廣部門(mén)的反映，大紅山鄉(xiāng)消極對(duì)待
大棚蔬菜生產(chǎn)技術(shù)的推廣，因而對(duì)大紅山鄉(xiāng)提出了批評(píng)。大紅山鄉(xiāng)
干部群眾認(rèn)為縣里不了解實(shí)際情況，對(duì)縣里也產(chǎn)生了意見(jiàn)�？h里領(lǐng)
導(dǎo)干部從此很少到大紅山鄉(xiāng)辦技術(shù)推廣試點(diǎn)；大紅山鄉(xiāng)對(duì)縣里也只
是形式上的請(qǐng)示匯報(bào)�？h農(nóng)技推廣部門(mén)更是很少到大紅山鄉(xiāng)去。大
紅山鄉(xiāng)本是該縣的邊遠(yuǎn)山區(qū)，交通不便，經(jīng)濟(jì)發(fā)展滯后。由于信息
溝通受阻，工作更加被動(dòng)�？h政府辦公室主任老王在編輯全縣農(nóng)村
信息快報(bào)時(shí)，對(duì)很少發(fā)現(xiàn)有關(guān)大紅山鄉(xiāng)的有價(jià)值的信息感到十分吃
驚，于是到大紅山鄉(xiāng)作了半個(gè)月的調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大紅山鄉(xiāng)中藥
材資源豐富，不少農(nóng)民也掌握了種植中藥材的傳統(tǒng)技術(shù)。農(nóng)技推廣
部門(mén)為了完成縣里推廣大棚蔬菜技術(shù)推廣的指標(biāo)，建議農(nóng)民將種藥
材的土地改為大棚蔬菜基地。大紅山鄉(xiāng)的干部群眾沒(méi)有采納這個(gè)建
議，原因是該鄉(xiāng)山多地少，種藥材是掙點(diǎn)現(xiàn)錢的主要手段。農(nóng)民不
懂大棚蔬菜生產(chǎn)技術(shù)，技術(shù)推廣人員只管建大棚不愿長(zhǎng)期住村指
導(dǎo)，特別是運(yùn)輸困難，難以掙回現(xiàn)錢，不愿冒此風(fēng)險(xiǎn)。
王主任了解了這些基本情況后，又重點(diǎn)調(diào)查了種中藥材取得了
一定經(jīng)濟(jì)效益的農(nóng)戶，與鄉(xiāng)干部及村干部進(jìn)行了多次座談。他對(duì)大
紅山人說(shuō)：“縣領(lǐng)導(dǎo)是十分關(guān)心你們的，特派我來(lái)了解你們的困難
和要求。大家一起想辦法，只要找到了致富的門(mén)路，縣里一定會(huì)大
力支持。”干部、群眾聽(tīng)了十分高興，紛紛獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，特別是一些
有經(jīng)驗(yàn)的老藥農(nóng)還拿出了祖?zhèn)鞯目醇冶绢I(lǐng)。
王主任回縣后，寫(xiě)出了一份“發(fā)展中藥材規(guī)模生產(chǎn)是大紅山鄉(xiāng)
脫貧的重要途徑”的調(diào)查報(bào)告，并向縣領(lǐng)導(dǎo)班子匯報(bào)：“大紅山鄉(xiāng)
干部群眾都很歡迎縣領(lǐng)導(dǎo)去指導(dǎo)工作，認(rèn)為縣里派我去調(diào)查是縣領(lǐng)
導(dǎo)對(duì)大紅山鄉(xiāng)的重視。”王主任把推廣大棚蔬菜生產(chǎn)中的實(shí)際情況
也作了全面匯報(bào)。縣領(lǐng)導(dǎo)班子聽(tīng)了匯報(bào)又仔細(xì)研究了王主任的調(diào)查
報(bào)告后，主要領(lǐng)導(dǎo)人帶領(lǐng)相關(guān)部門(mén)和中藥材生產(chǎn)技術(shù)人員來(lái)到大紅
山鄉(xiāng)，經(jīng)一個(gè)月的調(diào)研，與大紅山鄉(xiāng)干部、群眾一起，確定了發(fā)展
中藥材規(guī)模生產(chǎn)的發(fā)展方向，并派生產(chǎn)技術(shù)人員、營(yíng)銷人員長(zhǎng)期住
村扶持，確定中藥材加工、收購(gòu)、運(yùn)輸?shù)确矫娴挠嘘P(guān)單位以利益共
享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)的方式長(zhǎng)期對(duì)口支援。
大紅山鄉(xiāng)干部群眾也看到了希望，對(duì)縣里派來(lái)的干部十分熱
情，也非常信任，視之為無(wú)話不談的知心人。經(jīng)過(guò)３ 年的努力，
大紅山鄉(xiāng)在縣里各部門(mén)的支持與合作下，不僅徹底解決了溫飽問(wèn)
題，而且形成了以中藥材種植、加工、包裝、運(yùn)輸、營(yíng)銷一條龍的
農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化生產(chǎn)模式，全鄉(xiāng)農(nóng)民滿懷信心地步入小康。
請(qǐng)思考：
１．辦公室主任老王的調(diào)查報(bào)告為什么能促成正確決策，產(chǎn)生實(shí)
效？
２．辦公室主任老王的參謀輔助活動(dòng)起到了哪些積極作用？
三、對(duì)廉潔自律的參謀智能輔助
領(lǐng)導(dǎo)者是否能夠廉潔奉公，嚴(yán)格自律，堅(jiān)持公仆
本色，對(duì)組織能否健康發(fā)展具有關(guān)鍵影響。領(lǐng)導(dǎo)者的
廉潔自律與否，主要決定于其自身的價(jià)值觀、人生觀、
道德觀及對(duì)事業(yè)的忠誠(chéng)程度，而近身綜合輔助的秘書(shū)
及時(shí)有效的提醒、規(guī)勸，拾遺補(bǔ)闕的參謀智能輔助，
對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者廉潔自律有著積極的影響。秘書(shū)人員若能將
對(duì)事業(yè)的忠誠(chéng)與對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的忠誠(chéng)統(tǒng)一起來(lái)，就會(huì)將對(duì)領(lǐng)
導(dǎo)者廉潔自律作為自己應(yīng)盡之責(zé)，納入自己職能活動(dòng)
的范疇。
（一） 對(duì)堅(jiān)持根本宗旨的輔助
有些領(lǐng)導(dǎo)者在施政計(jì)劃、就職演說(shuō)或工作報(bào)告中，公開(kāi)宣布以
“為人民服務(wù)”為宗旨，但在每一次行使手中權(quán)力的時(shí)候，在每一次
面臨私欲誘惑的時(shí)候，在每一次公私利益沖突的時(shí)候，是否都能堅(jiān)
持這一宗旨呢？有人說(shuō)“常在河邊走，哪能不濕鞋”，持掌管理權(quán)支
配權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)者要想正身潔行、清正廉潔，就必須將堅(jiān)持為人民服務(wù)
宗旨的信念落實(shí)到“常在河邊走，就是不濕鞋”的嚴(yán)格自律的行動(dòng)上。 有些領(lǐng)導(dǎo)者在大是大非面前，在重大考驗(yàn)面前是堅(jiān)持宗旨、毫
不動(dòng)搖的；在一些看似平凡的小事上，卻難以嚴(yán)格自律，千里之堤
潰于蟻穴。小事上的違紀(jì)違規(guī)必然會(huì)刺激私欲的膨脹，甚至?xí)?span style="display:none">A9c紅軟基地
進(jìn)違法亂紀(jì)的泥坑中。真正關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)，往往能在平凡小事上、
在日常公務(wù)處理中，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)行為中的疏漏拾遺補(bǔ)闕，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者防
微杜漸，一以貫之地堅(jiān)持為人民服務(wù)的根本宗旨。秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)行為
拾遺補(bǔ)闕幫助其堅(jiān)持宗旨，有著近身輔助的實(shí)踐基礎(chǔ)和便利條件，
又有著一體化配合的感情基礎(chǔ)，因而能發(fā)揮不可替代的作用。不少
明智的領(lǐng)導(dǎo)者希望秘書(shū)成為自己的“諍友”，就是表達(dá)了要求秘書(shū)及
時(shí)指出自己的缺失，幫助自己正身潔行的愿望。
（二） 對(duì)強(qiáng)化公仆意識(shí)的輔助
在社會(huì)主義中國(guó)，公仆意識(shí)應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)干部的主體意識(shí)，做人民
的公仆應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)干部正確的角色定位。然而，領(lǐng)導(dǎo)者擁有決策、指
揮、管理等權(quán)力，若忘記了手中的權(quán)力是人民授予的，就可能名為
“公仆”，實(shí)為“老爺”，成為壓制群眾、鯨吞公共財(cái)物的腐敗分子。
要想保持公仆本色，領(lǐng)導(dǎo)者在行使權(quán)力時(shí)就必須強(qiáng)化公仆意識(shí)。秘
書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的近身綜合輔助中，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者行使權(quán)力的價(jià)值選擇、動(dòng)
機(jī)、態(tài)度、行為方式及客觀后果等都能近距離地、系統(tǒng)地觀察和了
解。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者思想觀念和工作行為上與公仆地位相悖時(shí)，秘書(shū)發(fā)現(xiàn)
得最為及時(shí)、具體，拾遺補(bǔ)闕的參謀智能輔助的針對(duì)性很強(qiáng)，也易
于被領(lǐng)導(dǎo)者接受。特別在對(duì)決策的參謀輔助中，秘書(shū)人員全面及時(shí)
地反映人民群眾的需要和要求，就可協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者在決策中為民謀利。
在對(duì)信息利用的參謀輔助中，秘書(shū)人員可促進(jìn)作為公仆的領(lǐng)導(dǎo)者遵
從其主人——人民的意愿。秘書(shū)對(duì)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)者公仆意識(shí)的參謀輔
助，可以融合到領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)主輔配合的一切領(lǐng)域中去。
（三） 對(duì)遵循行為規(guī)范的輔助
要求組織成員遵循組織規(guī)范，是領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要
手段，而領(lǐng)導(dǎo)者帶頭遵循組織規(guī)范，對(duì)組織成員具有極大的表率作
用。實(shí)踐中有些領(lǐng)導(dǎo)者，要求下級(jí)遵從組織規(guī)范，而自己卻不受組
織規(guī)范的約束，其結(jié)果是上行下效，造成組織規(guī)范形同虛設(shè)，組織
秩序長(zhǎng)期混亂。對(duì)一些領(lǐng)導(dǎo)者一時(shí)疏忽違背組織規(guī)范的現(xiàn)象，只要
秘書(shū)人員能夠及時(shí)提醒，領(lǐng)導(dǎo)者往往會(huì)猛醒，立即糾正自己的行為。
對(duì)那些在無(wú)意中違背組織規(guī)范的領(lǐng)導(dǎo)人，秘書(shū)只要明示組織規(guī)范的
要求，他們就會(huì)馬上約束自己的行為。只有對(duì)那些竊取領(lǐng)導(dǎo)權(quán)的腐
敗分子，無(wú)視法紀(jì)及組織規(guī)范，才很難聽(tīng)從別人的勸諫�？梢�(jiàn)，秘
書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者遵循組織規(guī)范方面的勸諫和輔助，對(duì)那些尚未走進(jìn)腐敗
深淵的領(lǐng)導(dǎo)者是會(huì)有一定作用的。
（四） 對(duì)維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)形象的輔助
領(lǐng)導(dǎo)者的形象往往與組織形象有著密切的關(guān)聯(lián)。秘書(shū)維護(hù)組織
及領(lǐng)導(dǎo)形象是其職能范疇的重要任務(wù)之一。良好的領(lǐng)導(dǎo)形象是領(lǐng)導(dǎo)
者以其奉獻(xiàn)精神、智慧能力、道德情操等等得到群眾認(rèn)同和信任
后，在實(shí)踐中逐步形成的。任何溢美之詞、不實(shí)的吹捧都是難以在
群眾心目中樹(shù)立領(lǐng)導(dǎo)者良好形象的。
秘書(shū)維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的良好形象，要輔助領(lǐng)導(dǎo)者以民為本，甘當(dāng)公
仆，而不當(dāng)官做老爺；要輔助領(lǐng)導(dǎo)者為民造福、為民謀利，而不剝
奪民權(quán)、吞食民利；要輔助領(lǐng)導(dǎo)者與民同心、代表民意，而不欺騙
民心、強(qiáng)奸民意。秘書(shū)只有加強(qiáng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的參謀智能輔助，才能真
正起到維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)者良好形象的作用。
【案例】
張局長(zhǎng)大事不糊涂，小事不檢點(diǎn)。有人稱他是工作上的“大將”，
酒席上的“醉仙”。對(duì)改革、對(duì)大政方針、對(duì)重要工作任務(wù)，他從不含
糊、魄力大、點(diǎn)子多、信心足，再大的困難也能克服。但對(duì)于吃吃喝
喝，往來(lái)應(yīng)酬，他在組織生活會(huì)上主動(dòng)檢討了多次，還虛心聽(tīng)取同志們
的批評(píng)意見(jiàn)。可是酒杯一端，一切忘干，不醉不歸，一個(gè)飯局，總是花
去上千元。一次在傳達(dá)上級(jí)“關(guān)于反對(duì)公款大吃大喝”文件的大會(huì)上，
張局長(zhǎng)講話獲得了雷鳴般的掌聲。他不僅原原本本地傳達(dá)了上級(jí)文件精
神，而且當(dāng)眾深刻解剖了自己，并且提出了一套制止公款吃喝的具體辦
法，局辦公室秘書(shū)小吳聽(tīng)了既高興又擔(dān)心。他高興張局長(zhǎng)對(duì)公款吃喝認(rèn)
識(shí)的提高，擔(dān)心他說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)難。
小吳想，這次要趁熱打鐵，讓局長(zhǎng)改掉這老毛病。會(huì)后，他對(duì)張局長(zhǎng)
說(shuō)：“群眾說(shuō)您這次講得真好。我建議按您今天講的精神，下發(fā)一個(gè)
‘制止公款吃喝的規(guī)定’，以后就照規(guī)定辦事，您說(shuō)行嗎？”“行。你
起草吧。”張局長(zhǎng)滿口答應(yīng)。小吳起草后，張局長(zhǎng)很快就簽發(fā)了。
從此，局里的吃喝之風(fēng)就此煞住。張局長(zhǎng)“醉仙”的“美名”也逐漸
被人遺忘了。
請(qǐng)思考：
秘書(shū)小吳輔助領(lǐng)導(dǎo)廉潔自律的行動(dòng)能產(chǎn)生作用，說(shuō)明了什么？
在現(xiàn)代管理實(shí)踐中，由于種種原因，往往在組織內(nèi)部協(xié)同配合
的有序運(yùn)轉(zhuǎn)出現(xiàn)種種失調(diào)和矛盾。為了化解失調(diào)和矛盾，現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)
者特別重視管理協(xié)調(diào)，除了在各職能管理方面強(qiáng)化協(xié)調(diào)功能外，還
要求秘書(shū)工作加強(qiáng)對(duì)管理協(xié)調(diào)的輔助。
秘書(shū)工作對(duì)管理協(xié)調(diào)的輔助，主要體現(xiàn)在督促檢查、信訪事務(wù)、
領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排及隨機(jī)調(diào)處矛盾等方面。這些工作，雖然在內(nèi)容上各
有不同，但都關(guān)聯(lián)著組織管理協(xié)調(diào)，有某些共同的特征：
其一，涉及面比較廣泛，不是哪一個(gè)職能部門(mén)有能力單獨(dú)處理的；
其二，需要由領(lǐng)導(dǎo)者主持，統(tǒng)籌處理，秘書(shū)部門(mén)具體操辦；
其三，內(nèi)容比較復(fù)雜，既有管理性又有事務(wù)操辦性，秘書(shū)既要輔助
管理又要負(fù)責(zé)聯(lián)系溝通、操辦具體事務(wù)。由于各級(jí)各類管理組織的
性質(zhì)和工作需要不同，處理管理協(xié)調(diào)的安排也不同。有的設(shè)立了專
門(mén)的機(jī)構(gòu)，有的安排了專職秘書(shū)，有的由秘書(shū)人員分工兼職處理，
總體上都由綜合性辦公機(jī)構(gòu)——秘書(shū)部門(mén)處理，屬秘書(shū)工作范疇。
一、督促檢查
（一） 督促檢查的意義
督促檢查是領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)，是領(lǐng)導(dǎo)者確保決策按計(jì)劃實(shí)施、
部署的工作有序進(jìn)展、克服種種障礙和失調(diào)現(xiàn)象的有效手段；是
清除有令不行、有禁不止、上有政策、下有對(duì)策等本位主義、小
團(tuán)體主義的有效管理舉措；對(duì)上情下達(dá)、下情上達(dá)、政令通暢、
上下一體協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)有著積極的促進(jìn)作用。
秘書(shū)對(duì)督促檢查的輔助，主要是在領(lǐng)導(dǎo)者的主持下，按照領(lǐng)
導(dǎo)確定的督促檢查內(nèi)容和目的，操辦具體的事務(wù)。
（１） 發(fā)現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象提出督促檢查建議。秘書(shū)在信息處理中若發(fā)
現(xiàn)某項(xiàng)工作、某個(gè)局部、某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)失調(diào)和阻力，有責(zé)任及時(shí)向
領(lǐng)導(dǎo)反映，建議進(jìn)行督促檢查，以了解情況、解決問(wèn)題，恢復(fù)整體
協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。
（２） 檢查實(shí)施情況。秘書(shū)輔助督促檢查，要了解實(shí)情，把握工
作出現(xiàn)種種困難和問(wèn)題的主客觀原因，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)找到解
決問(wèn)題的辦法。
（３） 督促辦理。即督促執(zhí)行者按決策計(jì)劃和整體部署，及時(shí)辦
理；不能拖拉延誤，更不能抵制拒不執(zhí)行，要以組織規(guī)范和整體功
利的需要，要求執(zhí)行者嚴(yán)格地遵從組織決定，承擔(dān)實(shí)施之責(zé)。
（４） 反饋實(shí)施信息。秘書(shū)在督促檢查中，若發(fā)現(xiàn)實(shí)施中遇到的
新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)或因環(huán)境變化而出現(xiàn)的新困難，必須及時(shí)
反饋給領(lǐng)導(dǎo)者，并提出有關(guān)調(diào)整的參謀建議。這樣才能為領(lǐng)導(dǎo)者指
揮和控制提供準(zhǔn)確的依據(jù)。
（５）要?dú)w納評(píng)估督促檢查效果。每項(xiàng)具體的督促檢查任務(wù)完成
后，秘書(shū)都應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)者的主持下，將特定的工作執(zhí)行的結(jié)果，督促
檢查中遇到的情況和問(wèn)題以及解決的辦法，對(duì)全局工作是否有普遍
意義等進(jìn)行歸納和評(píng)估，作為推進(jìn)全局工作的參考。
秘書(shū)對(duì)督促檢查的輔助，實(shí)際上是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施決策，進(jìn)行指揮、
協(xié)調(diào)、控制的伸延，是保證領(lǐng)導(dǎo)工作部署得以有效實(shí)施的重要組成
部分。
（二） 秘書(shū)督促檢查的要領(lǐng)
（１）要抓住領(lǐng)導(dǎo)工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)和熱點(diǎn)。這些都是領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)全局工作的關(guān)鍵。這些關(guān)鍵性工作的順利推進(jìn)，對(duì)全局工作的展開(kāi)具有極大的帶動(dòng)作用。
（２）要正確理解和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。秘書(shū)督促檢查是為了實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，必須在督促檢查前就學(xué)習(xí)好有關(guān)方針政策法規(guī)，正確理解領(lǐng)導(dǎo)決策的主旨、目的、有關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確把握有關(guān)尺度。這樣才能在督促檢查中把握分寸，掌握政策界限，不走過(guò)場(chǎng)，不謹(jǐn)小慎微，也不自作主張?jiān)綑?quán)辦事。
（３）要及時(shí)反饋信息。領(lǐng)導(dǎo)者雖是督促檢查的主持者，但因其他工作要?jiǎng)?wù)的需要有時(shí)也會(huì)暫時(shí)離開(kāi)去從事其他工作，秘書(shū)應(yīng)將督促檢查中遇到的重要情況及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，保持密切溝通，以便使領(lǐng)導(dǎo)者準(zhǔn)確把握情況，進(jìn)行具體的指導(dǎo)。沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的主持和正確及時(shí)的指導(dǎo)，秘書(shū)是無(wú)法有效地開(kāi)展督促檢查工作的。
（４）要堅(jiān)持原則。督促檢查實(shí)踐中往往會(huì)遇到極為復(fù)雜的情況。有人會(huì)以種種借口作為拒不執(zhí)行組織決定的理由，有人會(huì)用種種假象達(dá)到掩蓋、拖拉、推諉的目的，還有人會(huì)利用各種關(guān)系干擾督促檢查的進(jìn)程。秘書(shū)必須協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者堅(jiān)持原則，嚴(yán)格按程序和規(guī)范檢查、督促，決不能降低標(biāo)準(zhǔn)，更不能掩蓋真相。
（５）要講究效率。開(kāi)展督促檢查就是要提高效率。秘書(shū)不僅要檢查執(zhí)行者的工作效率，督促其提高工作效率，而且自身在督促檢查中也要高效運(yùn)作。檢查要全面、深入、快捷；督促要明確、具體、講時(shí)效；反饋要準(zhǔn)確、及時(shí)、迅速。只有講究效率才能充分發(fā)揮督促檢查的作用。
（６）要謀求協(xié)調(diào)有序。督促檢查就是要克服執(zhí)行中的失調(diào)和無(wú)序現(xiàn)象，其主要任務(wù)不是改變既定的決策計(jì)劃和工作安排，而是按正確的決定協(xié)調(diào)配合、有序執(zhí)行。因此，秘書(shū)在督促檢查工作中必須注重促進(jìn)各相關(guān)方面按整體部署形成共識(shí)、協(xié)調(diào)配合，維護(hù)組織整體有序運(yùn)轉(zhuǎn)。
【案例】
某公司總經(jīng)理對(duì)最近產(chǎn)品質(zhì)量經(jīng)常出問(wèn)題十分重視。他對(duì)質(zhì)量
檢測(cè)部門(mén)、裝配部門(mén)負(fù)責(zé)人強(qiáng)調(diào)了多次，仍未得到徹底的解決。秘
書(shū)小王從信息綜合中發(fā)現(xiàn)，產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題涉及幾個(gè)相關(guān)部門(mén)，有必
要進(jìn)行一次督促檢查，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。于是，他向總經(jīng)理提出了關(guān)
于解決產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題的督促檢查的建議。總經(jīng)理采納了小王的建
議，決定成立由總經(jīng)理主持、有秘書(shū)小王及相關(guān)工作人員參加的督
促檢查組。總經(jīng)理召集有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和督促檢查組成員開(kāi)會(huì)，宣
布了這次督促檢查的目的和內(nèi)容，確定了程序和要求，明確秘書(shū)小
王為副組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)具體事務(wù)，各相關(guān)方面務(wù)必通力配合。會(huì)后，總
經(jīng)理向小王交代了幾條具體原則后，就到外地參加業(yè)務(wù)洽談會(huì)去了。
小王與小組成員一起，對(duì)與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的部門(mén)進(jìn)行了系統(tǒng)檢
查。質(zhì)檢部門(mén)反映，由于市場(chǎng)銷路好，銷售部要求放寬質(zhì)檢尺度，
提高產(chǎn)品生產(chǎn)率，增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，他們對(duì)有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題都有準(zhǔn)
確的測(cè)定，而生產(chǎn)裝配部門(mén)卻未能及時(shí)改進(jìn)。
生產(chǎn)裝配部門(mén)反映，產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題主要出在生產(chǎn)設(shè)備檢修不及
時(shí)上，設(shè)備的毛病直接影響產(chǎn)品質(zhì)量。設(shè)備維修部門(mén)反映，人少設(shè)
備多，加之維修人員是固定工資，加班加點(diǎn)沒(méi)有與生產(chǎn)、銷售部門(mén)
一樣體現(xiàn)多勞多得的原則。
小王與督促檢查組成員經(jīng)深入調(diào)查研究后發(fā)現(xiàn)，各部門(mén)反映了
一部分真實(shí)情況，也有一部分情況未能真實(shí)反映。如質(zhì)檢人員憑個(gè)
人感情放寬檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題、生產(chǎn)裝配人員為了追求產(chǎn)量對(duì)設(shè)備上的
小毛病不愿停機(jī)檢修問(wèn)題等。小王對(duì)有關(guān)情況進(jìn)行梳理后，及時(shí)用
電話向外出商務(wù)洽談的總經(jīng)理作了匯報(bào)，并建議按職能分工各負(fù)其
責(zé)，督促各部門(mén)各崗位按規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)辦事，對(duì)違規(guī)操作者按公司的
制度進(jìn)行嚴(yán)肅查處。總經(jīng)理在電話中同意了小王的建議，并指示有
關(guān)負(fù)責(zé)人加強(qiáng)設(shè)備維修部門(mén)的力量，將維修人員的固定工資改為工
資與設(shè)備完好率掛鉤，體現(xiàn)多勞多得的原則。
小王與督促檢查組成員認(rèn)真貫徹落實(shí)總經(jīng)理的指示，督促各部
門(mén)、各崗位工作人員嚴(yán)格按公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的制度和技術(shù)規(guī)程辦
事，在誰(shuí)的職責(zé)范圍內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，既追究當(dāng)事人的直接責(zé)任，
更要追究各負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任。通過(guò)督促檢查，各部門(mén)負(fù)責(zé)人、各
崗位工作人員都認(rèn)真負(fù)起了自己的責(zé)任，該公司產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題得到
了徹底解決。
總經(jīng)理回公司后，對(duì)這次督促檢查結(jié)果和小王寫(xiě)的督促檢查報(bào)
告非常滿意。他在公司干部會(huì)上說(shuō)：“通過(guò)這次對(duì)質(zhì)量問(wèn)題的督促
檢查，王秘書(shū)在報(bào)告材料中提出了“管理出質(zhì)量、管理出效益、管
理靠的是一絲不茍的嚴(yán)格執(zhí)行科學(xué)的規(guī)章制度和技術(shù)規(guī)程”的觀
點(diǎn)，我認(rèn)為是完全正確的。今后，公司的一切工作都要嚴(yán)格按制度
和規(guī)程辦。”
請(qǐng)思考：
秘書(shū)小王在總經(jīng)理主持下進(jìn)行督促檢查取得了成功的關(guān)鍵是什么？
二、信訪事務(wù)
真情使老上訪回心轉(zhuǎn)意
羅某，現(xiàn)年七十五歲，原為某自治區(qū)少管所留場(chǎng)就業(yè)人員，
1984年與一城市居民東北地蔣某結(jié)婚。1986年，少管所根據(jù)有關(guān)
文件規(guī)定將其戶口遷到妻處，隨妻生活。后因夫妻關(guān)系惡化，羅
分居獨(dú)住，生活困難。為此，羅上訪要求將其戶口遷回少管所，
享受退休待遇，解決晚年生活，盡管少管所及主管單位多年來(lái)對(duì)
羅做了不少工作，但羅仍纏訪不休，繼續(xù)向上級(jí)有關(guān)部門(mén)寫(xiě)信。
1993年，自治區(qū)司法廳經(jīng)過(guò)調(diào)查，召開(kāi)專門(mén)會(huì)議研究，認(rèn)為當(dāng)時(shí)
對(duì)羅的清理及戶口遷移均符合上級(jí)文件規(guī)定，不予收留；羅離場(chǎng)
后發(fā)生的問(wèn)題，由少管所協(xié)助他向地方民政部門(mén)反映解決。由于
問(wèn)題久未解決，在1994年，羅到司法廳上訪二十多次，擅自闖入
機(jī)關(guān)辦公室，纏訪廳領(lǐng)導(dǎo)。廳領(lǐng)導(dǎo)分別做了羅的思想工作。信訪
處的同志根據(jù)羅本人要求及其年老無(wú)倚無(wú)靠、生活無(wú)著落的實(shí)際
情況，義務(wù)為其代寫(xiě)給民政部門(mén)的“五保戶”申請(qǐng)書(shū)，使其偏激有
所緩和。
天有不測(cè)風(fēng)云，羅在一次上訪途中被汽車撞成重傷，肇事司
機(jī)溜走，事故未做處理。羅的腳傷還未好，就拖著傷腳到司法廳
上訪。信訪處的老朱聽(tīng)了他的訴說(shuō)后，親自到現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，查看醫(yī)
院傷情證明，又以個(gè)人名義為其代寫(xiě)索賠申請(qǐng)書(shū)。后經(jīng)市交警部
門(mén)處理，1995年2月羅獲得賠款二千元。幾乎同時(shí)，羅也獲得了
“五保供養(yǎng)”。連續(xù)幾件事，使羅非常感激，并執(zhí)意要送給信訪處
老朱一百元 “感恩費(fèi)”，老朱當(dāng)面謝絕，并指出羅長(zhǎng)期以來(lái)纏訪
鬧事是錯(cuò)誤的。羅認(rèn)了錯(cuò)，說(shuō)：“以前以為自己歷史上有點(diǎn)污
點(diǎn)，政府不會(huì)關(guān)心我了，所以就鬧得大一點(diǎn)。現(xiàn)在政府真心實(shí)意
幫我解決了問(wèn)題，今后再也不鬧了。”老朱還指點(diǎn)他搞些家庭養(yǎng)
殖，安度晚年。1995年下半年，羅又到司法廳，這次一改過(guò)去的
訴苦為報(bào)喜：“我按你們的指點(diǎn)搞家庭養(yǎng)殖已成功，年底可收入
上萬(wàn)元。”市民政廳對(duì)這件事很贊賞，決定在“五保戶”中進(jìn)行推
廣。
[案例思考]
從這個(gè)案例中，我們看到信訪工作是秘書(shū)部門(mén)的一項(xiàng)重要
工作內(nèi)容，信訪工作是圍繞黨和政府的中心工作進(jìn)行，盡管信
訪工作任務(wù)在不同歷史時(shí)期有不同的側(cè)重點(diǎn)，但它的基本任務(wù)
就是以全心全意為人民服務(wù)為宗旨，通過(guò)對(duì)人民群眾來(lái)信來(lái)訪
的處理，及時(shí)將所了解的情況向領(lǐng)導(dǎo)反映，正確處理人民內(nèi)部
矛盾，為他們排憂解難。但是秘書(shū)人員該怎樣掌握信訪工作的
原則和方法呢?
信訪工作，是社會(huì)組織系統(tǒng)受理人民來(lái)信和來(lái)訪的活動(dòng)。
處理來(lái)信來(lái)訪，是各級(jí)各類秘書(shū)人員的一項(xiàng)日常工作和任務(wù)。
信訪工作的要點(diǎn)在于全面正確地理解和掌握信訪工作的內(nèi)涵，
重點(diǎn)掌握信訪工作的基本原則和方法，同時(shí)，隨著社會(huì)形勢(shì)變
化和發(fā)展，秘書(shū)人員還有必要熟悉處理各種突發(fā)情況、異常情
況下產(chǎn)生的信訪活動(dòng)的方法，不斷提高秘書(shū)人員應(yīng)變能力。
二、信訪事務(wù)
（一） 信訪工作的意義
信訪工作指的是處理人民群眾的來(lái)信和接待處理來(lái)訪。在實(shí)踐
中，我國(guó)黨政機(jī)關(guān)的信訪工作設(shè)立有專門(mén)的辦事機(jī)構(gòu)；其他管理組
織處理公眾來(lái)信和來(lái)訪，一般由秘書(shū)人員負(fù)責(zé)。信訪工作一直是充
當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的秘書(shū)職能范疇中的重要任務(wù)。
秘書(shū)處理信訪事務(wù)，是充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)耳目了解群眾的需要和要求的
重要形式。秘書(shū)代表的是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，接觸的是組織內(nèi)外的廣大社會(huì)
公眾。秘書(shū)處理信訪能在組織與公眾之間發(fā)揮橋梁和紐帶作用。公
眾可通過(guò)信訪表達(dá)自己的愿望和要求，并在組織的關(guān)懷和支持下滿
足正當(dāng)要求，擺脫實(shí)際困難；組織可通過(guò)信訪了解群眾的疾苦和民
心背向，為民造福，取得公眾的信賴和擁戴。
信訪事務(wù)涉及的內(nèi)容極為廣泛。主要有社會(huì)成員受到不公正待
遇問(wèn)題、冤假錯(cuò)案問(wèn)題、行政或其他管理中的消極現(xiàn)象、特殊困難
問(wèn)題、各種糾紛問(wèn)題、腐敗問(wèn)題、長(zhǎng)期無(wú)人管或管不了的“老大難”
問(wèn)題等等。這些問(wèn)題，有的與行政、司法、執(zhí)法、紀(jì)檢、黨務(wù)、監(jiān)
察、部門(mén)管理等有著緊密的關(guān)聯(lián)，有的又難以確認(rèn)解決問(wèn)題的主管
部門(mén)。特別是當(dāng)公眾遇到困難，幾經(jīng)周折仍無(wú)法解決感到投訴無(wú)門(mén)
的情況下，得到信訪部門(mén)或信訪工作人員接待受理時(shí)，其對(duì)組織的
感激之情，是無(wú)法用語(yǔ)言表達(dá)的。因此，處理信訪事務(wù)又是各類社
會(huì)管理部門(mén)的有益補(bǔ)充。它將重大的、復(fù)雜的、難以解決的問(wèn)題直
接反饋給高層決策者，使之得到統(tǒng)籌解決；將具體的、看起來(lái)是細(xì)
小的、管理歸屬不清的、與當(dāng)事人切身利益相關(guān)的事情，進(jìn)行歸口
分流，使之得到妥善的處理。這對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)是不可替代的。
（二） 秘書(shū)處理信訪的要領(lǐng)
（１） 要遵循信訪工作原則，要以事實(shí)為依據(jù)，以法規(guī)政策為準(zhǔn)
繩，領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，歸口處理。要做到事事有回應(yīng)，件件落到實(shí)處。秘
書(shū)在弄清事實(shí)把握法規(guī)政策后，要將有關(guān)情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由領(lǐng)導(dǎo)
作決定，再交歸口部門(mén)具體處理，要催促辦理部門(mén)落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的處理
決定，還要將處理的結(jié)果向信訪者通報(bào)。
（２） 要嚴(yán)格按制度辦事。即要堅(jiān)持執(zhí)行信訪登記制度、領(lǐng)導(dǎo)把
關(guān)制度、回信回訪制度、信訪信息傳報(bào)制度、監(jiān)督制度、當(dāng)事人回
避制度、催辦督辦制度等。
（３） 要嚴(yán)守辦理程序。處理來(lái)信的程序主要有登記、調(diào)查、立
案、批辦、分辦、催辦督辦、辦理、辦結(jié)、回復(fù)等。處理來(lái)訪的程
序主要有接待、接談并作記錄、調(diào)查、立案、批辦、分辦、辦理、
辦結(jié)、回訪、做思想疏導(dǎo)工作等。
（４） 要與有關(guān)部門(mén)協(xié)同配合。即要與相關(guān)職能部門(mén)、紀(jì)檢監(jiān)察
部門(mén)、公安司法部門(mén)配合。
（５） 要盡可能滿足群眾的正當(dāng)要求，維護(hù)人民群眾的合法權(quán)益。
（６） 要正確對(duì)待信訪老戶，耐心做深入細(xì)致的思想疏導(dǎo)工作。
不能將矛盾上交，要盡可能將問(wèn)題解決在本級(jí)組織的工作范圍之內(nèi)。
案例
小張承包某供銷社一個(gè)點(diǎn)，該門(mén)市部地處鄉(xiāng)村，品種單一，群
眾購(gòu)買力差。小張經(jīng)過(guò)調(diào)查，改變了經(jīng)營(yíng)范圍，先向農(nóng)民供應(yīng)各種
優(yōu)良種子，又去外地采購(gòu)優(yōu)質(zhì)蘋(píng)果、梨樹(shù)苗，還購(gòu)買了栽培技術(shù)的
書(shū)，幫助農(nóng)民發(fā)展生產(chǎn)。后來(lái)公路修通，門(mén)市部正好在道路的交匯
點(diǎn)上。正當(dāng)小張準(zhǔn)備擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)時(shí)，有人找麻煩來(lái)了。
周某與供銷社副經(jīng)理關(guān)系密切，對(duì)門(mén)市部看紅了眼，在小張承
包期尚有兩年的時(shí)間內(nèi)，要提前結(jié)束他的承包合同。小張?zhí)岢鲈陂T(mén)
市部附近另建自己的門(mén)市，鄉(xiāng)村領(lǐng)導(dǎo)也不同意。他到供銷社辦公室
找到了負(fù)責(zé)信訪的吳秘書(shū)訴說(shuō)冤情。
吳秘書(shū)記錄了小張的情況后，對(duì)他安慰了一番，送走小張后，
覺(jué)得事情比較棘手，因?yàn)榇耸律婕白约旱捻旑^上司，他設(shè)計(jì)了以下
方案：
一、知難而退，將此事壓下來(lái)，不向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，如果將來(lái)有人問(wèn)
起這事，就推說(shuō)搞忘了；
二、將此事只告知與周某關(guān)系密切的副經(jīng)理，讓其“定奪”；
三、在告知辦公室主任和供銷社總經(jīng)理之前，給副經(jīng)理“透透
風(fēng)”，讓其有所準(zhǔn)備。
四、直接向辦公室主任和供銷社總經(jīng)理匯報(bào)，并提出處理意見(jiàn)，
維護(hù)承包合同的法律權(quán)威性和承包人的合法權(quán)益。
案例分析
方案一：知情不報(bào)，不說(shuō)真話，自作主張，封鎖消息，違背了秘書(shū)
工作“上傳下達(dá)，下傳上達(dá)”的任務(wù)和信訪工作的基本制度，是秘
書(shū)工作的大忌。這會(huì)失去領(lǐng)導(dǎo)信任，違背忠誠(chéng)的職業(yè)道德。
方案二：副經(jīng)理與本案有關(guān)，應(yīng)回避。讓其知曉會(huì)給案件處理帶來(lái)
麻煩。這樣做，秘書(shū)從根本上違背了信訪工作“體現(xiàn)政策，遵守
法規(guī)”的原則 。
方案三：秘書(shū)四處討好，“圓滑”處事。表面看可以八面玲瓏，但這
是一種違背原則的做法，副經(jīng)理如因此從中作梗，最后真相大
白，將導(dǎo)致秘書(shū)角色行為的崩潰。
方案四：這是正確的做法，將信訪發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題向主要領(lǐng)導(dǎo)人匯
報(bào)，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，提出建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考，最后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的
指示去辦理，這才是秘書(shū)應(yīng)堅(jiān)持的辦事原則。
三、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排
領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)是指領(lǐng)導(dǎo)群體的活動(dòng)。領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)包括：領(lǐng)導(dǎo)者主動(dòng)發(fā)起的活
動(dòng)；下屬需要領(lǐng)導(dǎo)者主持或參與的活動(dòng)；往來(lái)單位或社會(huì)公眾要求、邀
請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)者出席的活動(dòng)。這些活動(dòng)僅靠領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人安排是不夠的，必須由
秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)人員輔助領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌安排�；顒�(dòng)過(guò)多，分散領(lǐng)導(dǎo)精力，干
擾領(lǐng)導(dǎo)工作；活動(dòng)過(guò)少，影響領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)公眾的接觸和交流，甚至影響
各種合作關(guān)系；有約必應(yīng)，會(huì)出現(xiàn)多位領(lǐng)導(dǎo)人同時(shí)陪會(huì)，使其他工作無(wú)
法照應(yīng)周全；隨意選擇應(yīng)約，又可能引起厚此薄彼的誤會(huì)等等。
由秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)協(xié)助安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，有利于統(tǒng)籌全局，協(xié)調(diào)處
理，分輕重緩急，有序安排，避免沖突和矛盾，提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率。還
有利于秘書(shū)把握領(lǐng)導(dǎo)工作的規(guī)律、重點(diǎn)和需要，從而做好鋪墊、服務(wù)和
后續(xù)事務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)與秘書(shū)主輔配合更為默契。
秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)協(xié)助安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，是中外秘書(shū)的重要職責(zé)。它既
屬于日常事務(wù)輔助，又包含參謀智能輔助。它管理協(xié)調(diào)的是組織運(yùn)作的
核心活動(dòng)——領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)。只有領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排的周全、有序、協(xié)調(diào)、高
效，才會(huì)有組織管理的科學(xué)、合理、高效。由此，不少管理組織都將此
重任交給富有經(jīng)驗(yàn)、有極強(qiáng)協(xié)調(diào)和組織策劃能力的秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)人和精
明干練的秘書(shū)。
（二） 秘書(shū)輔助領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排的要領(lǐng)
（1）要圍繞中心，抓住重點(diǎn)。分清哪些是與中心工作或工作重點(diǎn)
密切關(guān)聯(lián)的公務(wù)活動(dòng)，哪些是一般性應(yīng)酬性活動(dòng)；哪些必須優(yōu)先安
排，哪些可以推后安排或請(qǐng)代表參加或不予安排。下屬單位主辦的
公務(wù)活動(dòng)把上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)是否出席看作領(lǐng)導(dǎo)是否重視的標(biāo)志。領(lǐng)導(dǎo)者不
可能滿足所有的邀請(qǐng)，必須合理安排，做好協(xié)調(diào)工作。
（2）要建立制度，規(guī)范運(yùn)作。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的分工，明確規(guī)定哪
一類公務(wù)活動(dòng)應(yīng)該由哪位領(lǐng)導(dǎo)人參加，哪些由幾位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人參
加，主要領(lǐng)導(dǎo)人因另有公務(wù)不能出席時(shí)依次應(yīng)由誰(shuí)作代表等，都應(yīng)
形成制度，避免隨意性。
（3）注重實(shí)效，克服形式主義。一般性應(yīng)酬活動(dòng)應(yīng)當(dāng)盡量減少，
可去可不去的活動(dòng)盡可能不去。事務(wù)應(yīng)酬過(guò)多，分散領(lǐng)導(dǎo)精力，不
利于領(lǐng)導(dǎo)深入思考重大決策問(wèn)題和分析全局發(fā)展態(tài)勢(shì)。
（4）要得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，不得包辦。在正式安排之前，必須征求領(lǐng)
導(dǎo)的意見(jiàn)，并由領(lǐng)導(dǎo)人最后審定。
（5）要注重程序，系統(tǒng)周密。領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排的程序一般是：領(lǐng)導(dǎo)
活動(dòng)需求匯總→進(jìn)行篩選→分輕重緩急按領(lǐng)導(dǎo)分工作時(shí)序安排初步
方案→征求領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)→修改初步方案→領(lǐng)導(dǎo)審定→通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)→
做好準(zhǔn)備（文件、文稿、交通工具等）→現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)→后續(xù)工作等。
（6）要注重協(xié)調(diào)，保持和諧關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排中常遇到時(shí)間沖
突問(wèn)題、一位領(lǐng)導(dǎo)多處同時(shí)邀請(qǐng)問(wèn)題、隨行人員安排問(wèn)題等。處理
得不好，會(huì)帶來(lái)不良影響，必須善于協(xié)調(diào)，講明情況，求得理解，
保持各相關(guān)方面和諧的關(guān)系。
【案例】
某市市委辦公廳副主任老張長(zhǎng)期負(fù)責(zé)安排領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)。后來(lái)，由
于他要去中央黨校學(xué)習(xí)，需要物色一位頂替他這項(xiàng)工作的秘書(shū)，可是，
其他人都各有要?jiǎng)?wù)，只有大學(xué)畢業(yè)不久的小趙尚可抽出來(lái)頂替他。但老
張總不放心，覺(jué)得小趙雖靈活但不夠沉穩(wěn)，善處關(guān)系但缺乏原則性。辦
公廳主任說(shuō)：“就派小趙吧。你多教教他，讓他有事多請(qǐng)教老同志，我
也把把關(guān)，不會(huì)出大事。中央黨校都快開(kāi)學(xué)了，你快交了班去學(xué)習(xí)吧。”
老張只得把此任務(wù)交給了小趙，并一遍又一遍地把安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的意義、
重要性、程序、注意事項(xiàng)等講給小趙聽(tīng)，將近期的安排表給小趙看，一
項(xiàng)一項(xiàng)地分析為什么如此安排。小趙表面十分虛心，但心里不以為然：
不就是一項(xiàng)事務(wù)安排嗎？ 有多大學(xué)問(wèn)？ 我好歹也是名牌大學(xué)畢業(yè)的，
在大學(xué)我還當(dāng)過(guò)學(xué)生會(huì)宣傳部長(zhǎng)哩。
老張去黨校學(xué)習(xí)后，小趙接手安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)。辦公廳主任不放心，
手把手地教了三次后，再三叮囑，遇到問(wèn)題隨時(shí)找他商量，要征求領(lǐng)導(dǎo)
的意見(jiàn)，按程序辦。小趙點(diǎn)頭答應(yīng)，但內(nèi)心覺(jué)得主任是對(duì)他不信任。
小趙獨(dú)立承擔(dān)這項(xiàng)工作后，開(kāi)始還能按正副主任教給他的辦法、按
程序安排，未出大錯(cuò)，后來(lái)卻逐漸松懈了。
一天，他參加同學(xué)聚會(huì)，盡興之后，才想起領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排尚未作
出，按程序辦已經(jīng)來(lái)不及了。他忙翻開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)需求的登記簿、請(qǐng)柬
等，隨意填寫(xiě)了安排表，一把手到機(jī)場(chǎng)迎接美國(guó)來(lái)華旅游團(tuán)、二把手出
席×公司慶典……忙亂了一個(gè)小時(shí)總算安排完畢，趕上了發(fā)出通知的時(shí)
間�？墒前才磐ㄖl(fā)出10分鐘后，一把手就打電話到辦公廳，說(shuō)“老山
鄉(xiāng)有20名農(nóng)民集體中毒，人命關(guān)天，我必須馬上去！哪有工夫去迎接
什么旅游團(tuán)！”二把手來(lái)電話說(shuō)：“今天有個(gè)農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化專家咨詢會(huì)，
是我主持的，我必須去，不去參加×公司慶典。”管工業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人打電
話問(wèn)：“你們安排活動(dòng)怎么亂點(diǎn)將？ 不讓我出席今天的工業(yè)企業(yè)改制研
討會(huì)，卻要我出席名人游園活動(dòng)？”管文教的領(lǐng)導(dǎo)人急急忙忙來(lái)到辦公
廳，說(shuō)：“趕快改變安排，我要去郊區(qū)參加素質(zhì)教育現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，不能按你
們的安排辦。”……許多領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)此安排強(qiáng)烈不滿，強(qiáng)調(diào)要更改安排，
急得辦公廳主任滿頭大汗。他召集了緊急協(xié)調(diào)會(huì)，快速地作了重新安
排，采取了相應(yīng)的補(bǔ)救措施。
靈活自負(fù)的秘書(shū)小趙此刻呆若木雞，后悔不已。
請(qǐng)思考：
秘書(shū)小趙處理領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排有哪些錯(cuò)誤？ 產(chǎn)生了哪些消極影響？
四、隨機(jī)協(xié)調(diào)
（一） 隨機(jī)協(xié)調(diào)的意義
隨機(jī)協(xié)調(diào)指的是對(duì)組織運(yùn)轉(zhuǎn)中由不確定因素隨機(jī)出現(xiàn)的問(wèn)題和
失調(diào)現(xiàn)象的妥善處理，化解或緩解矛盾，恢復(fù)組織協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書(shū)
的隨機(jī)協(xié)調(diào)，一是指在辦文、辦會(huì)、辦事等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，隨機(jī)發(fā)現(xiàn)
失調(diào)或問(wèn)題，主動(dòng)進(jìn)行信息溝通和思想交流，消除誤會(huì)和隔閡，謀
求共識(shí)，協(xié)調(diào)關(guān)系；二是指受命于領(lǐng)導(dǎo)者，去處理隨機(jī)出現(xiàn)的失調(diào)
問(wèn)題。
在現(xiàn)代管理中，管理要素日益增多，變化節(jié)奏日益加快，組織
運(yùn)轉(zhuǎn)中隨機(jī)出現(xiàn)的矛盾和失調(diào)現(xiàn)象也不斷干擾管理的秩序和穩(wěn)定。
同時(shí)，現(xiàn)代管理需要謀求多方合作，以實(shí)現(xiàn)效益的最大化。而多元
合作經(jīng)常受到不同利益主體需求的沖擊，若不能不斷地強(qiáng)化協(xié)調(diào)整
合，多元合作關(guān)系就會(huì)出現(xiàn)失調(diào)，甚至解體。因此，管理學(xué)家、實(shí)
業(yè)家將管理協(xié)調(diào)作為與決策、組織、指揮、監(jiān)督、控制、激勵(lì)同等
地位的重要管理環(huán)節(jié)。我國(guó)對(duì)管理協(xié)調(diào)也極為重視，在物色和考察
領(lǐng)導(dǎo)人時(shí)，往往把協(xié)調(diào)能力作為重要的考核內(nèi)容之一。
（二） 秘書(shū)隨機(jī)協(xié)調(diào)輔助的要領(lǐng)
（1）要注重與組織目標(biāo)的一致性。秘書(shū)隨機(jī)協(xié)調(diào)不是無(wú)原則的“和
稀泥”，違背組織目標(biāo)地充當(dāng)和事佬對(duì)組織是不利的。秘書(shū)必須在
遵從組織原則、遵從有利于實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的前提下，確定協(xié)調(diào)的出
發(fā)點(diǎn)和歸宿。
（2）要注重對(duì)變化的適應(yīng)性。組織運(yùn)轉(zhuǎn)中隨機(jī)出現(xiàn)的失調(diào)現(xiàn)象，
不少是由組織內(nèi)外環(huán)境條件變化引發(fā)的。若秘書(shū)不善于在協(xié)調(diào)中適
應(yīng)這種變化，就很難取得良好的效果。秘書(shū)必須將失調(diào)現(xiàn)象與環(huán)境
條件的變化結(jié)合起來(lái)分析研究，因勢(shì)利導(dǎo)，善于變通，原則性與靈
活性結(jié)合，才能有效協(xié)調(diào)矛盾。
（3）要注重非權(quán)力支配性。秘書(shū)協(xié)調(diào)與擁有法定權(quán)力的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)
不同，不能用（也不具有）強(qiáng)制的支配性的權(quán)力，不能采取命令、
指示的方式，只能明之以事，曉之以理，謀求認(rèn)同進(jìn)行協(xié)調(diào)。
（4）要注重非職責(zé)限定性。秘書(shū)隨機(jī)協(xié)調(diào)很難用確定的崗位職責(zé)
限定其范圍和標(biāo)準(zhǔn)，只能按具體領(lǐng)導(dǎo)工作需要和失調(diào)現(xiàn)象出現(xiàn)的幾
率，以及秘書(shū)自身發(fā)現(xiàn)和處理問(wèn)題的協(xié)調(diào)能力，相機(jī)處理。對(duì)秘書(shū)
而言，工作責(zé)任感強(qiáng)，協(xié)調(diào)能力高，其協(xié)調(diào)范圍就大；反之，則小。
（5）要注重溝通疏導(dǎo)性。秘書(shū)協(xié)調(diào)的優(yōu)勢(shì)在于其信息靈，溝通便
利，能夠?qū)⑿碌那闆r、發(fā)展趨勢(shì)、變化要求等及時(shí)提供給有關(guān)方
面，促進(jìn)其認(rèn)清形勢(shì)，把握動(dòng)態(tài)，跟上發(fā)展的步伐，從而與組織運(yùn)
轉(zhuǎn)保持協(xié)調(diào)一致。
（6）要注重量力適度性。秘書(shū)隨機(jī)協(xié)調(diào)能夠化解和緩解部分失調(diào)
問(wèn)題，但無(wú)法解決所有失調(diào)問(wèn)題。對(duì)管理中出現(xiàn)的深層次的嚴(yán)重失
調(diào)問(wèn)題，秘書(shū)只能為領(lǐng)導(dǎo)提供信息、調(diào)查研究、出謀獻(xiàn)策及提供事
務(wù)服務(wù)等，充當(dāng)參謀與助手。在某種本來(lái)是秘書(shū)無(wú)力協(xié)調(diào)的問(wèn)題而
不自量力超越限度去進(jìn)行協(xié)調(diào)，很可能產(chǎn)生負(fù)面影響，使問(wèn)題越來(lái)
越嚴(yán)重，甚至引發(fā)新的問(wèn)題。
【案例】
某集團(tuán)公司辦公大樓里的工作人員剛剛上班，總經(jīng)理辦公室門(mén)
前就有一陣喧鬧聲。一位質(zhì)樸的老人逢人就說(shuō)：“我找一把手，我
是廠里的老職工，廠里不能不管我。兒女不能不管我，領(lǐng)導(dǎo)不能不
管我。”老人聲淚俱下，聲音嘶啞，忽高忽低，開(kāi)始還有人圍觀，
到點(diǎn)上班后，老人只有自訴自泣了。本來(lái)可讓保安將他強(qiáng)制送出
去，但看他手中拿著本集團(tuán)公司前身“文化大革命”前的國(guó)營(yíng)企業(yè)的
工作證，人們又不忍心將他趕走。
原來(lái)，老人是集團(tuán)前身國(guó)營(yíng)企業(yè)的工人。企業(yè)資產(chǎn)重組時(shí)見(jiàn)工
廠工人鬧來(lái)鬧去，沒(méi)干活，就回鄉(xiāng)下老家去了。工廠恢復(fù)生產(chǎn)后，
他回來(lái)過(guò)，可廠里領(lǐng)導(dǎo)已換，沒(méi)人接納他。這位老實(shí)人心想總是憑
力氣吃飯，也就沒(méi)有強(qiáng)求回廠，回去種地去了。斗轉(zhuǎn)星移，歲月流
逝，他已年過(guò)古稀，體弱多病。兒女不愿承擔(dān)養(yǎng)老義務(wù)，就讓他進(jìn)
城找原單位，要按退休工人待遇，發(fā)放退休金……老人拿著別人幫
他寫(xiě)的申訴書(shū)和那個(gè)老工作證，找總經(jīng)理，但總經(jīng)理外出開(kāi)會(huì)去
了；找黨委書(shū)記，書(shū)記正在黨校學(xué)習(xí)；找勞資部門(mén)，負(fù)責(zé)人說(shuō)此事
管不了；找財(cái)務(wù)部門(mén)更是無(wú)法解決……
總不能讓老人這撕肝裂肺的哭訴久久回蕩在這現(xiàn)代企業(yè)的辦公大廈里
呀！ 總得有人管，可誰(shuí)來(lái)管呢？ 總經(jīng)理辦公室秘書(shū)宗誠(chéng)已對(duì)此事看出了
點(diǎn)眉目，他想老人絕不是壞人，一定是通情達(dá)理的。只要符合規(guī)定，給
他點(diǎn)補(bǔ)貼也是應(yīng)當(dāng)?shù)�。他把前因后果和有關(guān)政策仔細(xì)思考了一遍后，覺(jué)
得自己可以做點(diǎn)協(xié)調(diào)工作，一則幫老人，二則維護(hù)公司正常秩序，不讓
此事影響企業(yè)形象。
秘書(shū)宗誠(chéng)把老人帶到接待室，倒了一杯水，讓他平靜下來(lái)，把前后的
經(jīng)過(guò)說(shuō)清楚。宗誠(chéng)還作了記錄。談至中午，宗誠(chéng)安排老人吃飯、休息，
在接待室等結(jié)果。
宗誠(chéng)首先根據(jù)老人的工作證和談話記錄，到檔案室找到當(dāng)時(shí)老人的檔
案資料。老人當(dāng)時(shí)是正式工人，四級(jí)技工，還當(dāng)過(guò)勞模，沒(méi)有任何違紀(jì)
違法的記錄，也未受過(guò)任何處分，檔案中有自動(dòng)離廠的說(shuō)明。宗誠(chéng)拿著
這些檔案資料的復(fù)印件，找勞資部門(mén)。勞資部門(mén)說(shuō)對(duì)這種情況的處理無(wú)
政策依據(jù)。宗誠(chéng)從勞資政策匯編中找依據(jù)，到工會(huì)了解有關(guān)政策，最后
還找到當(dāng)時(shí)是剛進(jìn)廠現(xiàn)已快退休的老工人座談。……晚上，宗誠(chéng)安排老
人住下后，又趕到市委黨校向正在黨校學(xué)習(xí)的黨委書(shū)記作了詳細(xì)的匯報(bào)。
書(shū)記沉思了很久，說(shuō)：“你說(shuō)該怎么辦妥當(dāng)？”“我建議協(xié)調(diào)有關(guān)部
門(mén)，比照相關(guān)規(guī)定，適當(dāng)給予照顧。老人的情況特殊，就算是社會(huì)特困
人員，我們也應(yīng)獻(xiàn)一份愛(ài)心，何況老人曾是原來(lái)老廠的職工、我們的前
輩，他的不幸也有當(dāng)時(shí)時(shí)代的因素。”宗誠(chéng)說(shuō)。
“好，你去負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理。有困難打電話找我。”書(shū)記說(shuō)，“你注意兩
件事，協(xié)調(diào)各部門(mén)解決問(wèn)題要有依據(jù)，這是其一；其二是通過(guò)組織與老
人家鄉(xiāng)黨組織聯(lián)系；教育老人的子女，應(yīng)承擔(dān)照顧老人之責(zé)。我馬上與
總經(jīng)理通氣，商量一下如何從經(jīng)濟(jì)上照顧一下老人。”
宗誠(chéng)在筆記本上記下了書(shū)記的兩點(diǎn)指示。經(jīng)多方協(xié)商，事情總算有
了圓滿的解決。各職能部門(mén)根據(jù)宗誠(chéng)提供的檔案材料和相關(guān)政策依據(jù)，
根據(jù)總經(jīng)理和書(shū)記的意見(jiàn)，比照２０ 世紀(jì)９０ 年代工人發(fā)放安家費(fèi)的辦
法，在經(jīng)濟(jì)上給予了一定的照顧。老人的子女也在當(dāng)?shù)攸h組織的教育
下，將其父接回家去了。
人們稱贊宗誠(chéng)有愛(ài)心，辦了件難辦的事。宗誠(chéng)說(shuō)：“這事憑我個(gè)人之
力是辦不好的，是組織協(xié)調(diào)的結(jié)果。我只是起到了秘書(shū)應(yīng)該起到的穿針
引線的輔助作用。”
請(qǐng)思考：
秘書(shū)宗誠(chéng)協(xié)調(diào)處理老人哭鬧事件，有哪些值得稱贊之處？
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