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文秘 定義 　秘書職業(yè)主要指從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員。它包含了從企業(yè)基礎(chǔ)文書、專職文秘到高級(jí)行政助理等一個(gè)完整的行政輔助人員體系，要求從業(yè)人員具備較強(qiáng)的文字和語(yǔ)言溝通能力，綜合協(xié)調(diào)與合作能力，邏輯思維和分析能力等。 目錄 Part 1 秘書的工作職責(zé)  秘書的工作內(nèi)容  Part 2 秘書的為人處世  秘書與人際關(guān)系Part 3 九段秘書  秘書著裝打扮  Part 4 秘書舉止規(guī)范  中外秘書比較  秘書考試簡(jiǎn)介  秘書工作職責(zé) 一、在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下做好辦公日常行政事務(wù)及文秘工作。 二、負(fù)責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作；及時(shí)處理上級(jí)文件的簽收、傳遞、催辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作。 三、做好各種會(huì)議的記錄及會(huì)務(wù)工作。 四、 本單位人員的招聘錄用、培訓(xùn)教育、績(jī)效考核、晉級(jí)晉職、薪資福利、各類保險(xiǎn)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等事項(xiàng)的具體事宜。 五、做好單位印章管理，按規(guī)定開具介紹信。 六、做好賓客來(lái)訪接待工作。  七、負(fù)責(zé)本單位辦公用品的采購(gòu)和供應(yīng)工作。  八、做好聯(lián)網(wǎng)微機(jī)管理工作，每天定時(shí)開機(jī)接收文件；做好信息收集及報(bào)送工作。 九、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)和各種應(yīng)急事務(wù)的處理 秘書的工作內(nèi)容 文秘須知的為人處世之道 與死板的人相處之道：　　 死板的人往往是我行我素，對(duì)人冷若冰霜。打招呼，也總是愛理不理，不會(huì)做出你所期待的反應(yīng). 所以，你在與這類人打交道時(shí)，不僅不能冷淡，反而應(yīng)該花些功夫仔細(xì)觀察，從他們的言行中尋找出他們真正感興趣的事來(lái)。一旦觸及到他們所熱心的話題，對(duì)方很可能會(huì)一掃往常那種死板的表情，而表現(xiàn)出相當(dāng)大的熱情。 與傲慢無(wú)禮的人相處之道：　　 傲慢無(wú)禮的人往往自視清高、目中無(wú)人，表現(xiàn)出一副“唯我獨(dú)尊”的樣子。　　　首先，盡可能地減少與其交往的時(shí)間，減少他能夠表現(xiàn)自己傲慢無(wú)禮的機(jī)會(huì)。這樣，對(duì)方往往也會(huì)由于缺乏這樣的機(jī)會(huì)而不得不認(rèn)真思考你所提出的問(wèn)題。　　 其次，說(shuō)話要語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了。盡可能用最少的話清楚地表達(dá)你的要求與問(wèn)題。這樣，讓對(duì)方感到你是一個(gè)很干脆的人，是一個(gè)很少有討價(jià)還價(jià)余地的人，因而約束自己的架子。 與少言寡語(yǔ)的人相處之道：　　通常會(huì)把少言寡語(yǔ)的人稱為“悶葫蘆”，和這種人在一起，總會(huì)感到沉悶和壓力。特別是對(duì)于一些性格比較外向、活躍的人，更是覺(jué)得難受。之所以這樣，可能是他們有某種心事而不愿多言。 在這種情況下，你應(yīng)該尊重對(duì)方，不要去破壞對(duì)方的心境，讓其保持一種內(nèi)心選擇的生存方式;相反，你如果故意地沒(méi)話找話，并拼命地想方設(shè)法與對(duì)方交談，只會(huì)適得其反，引起對(duì)方的反感。 與自私自利的人相處之道：　　自私自利的人盡管心目中只有自己，特別注重個(gè)人利益的得失，但是，他們也往往會(huì)因利而忘我地工作。你對(duì)他們不必有太高的期望，也沒(méi)有必要期望他們能夠像朋友那樣以情為重。 與這類人的交往關(guān)系可以僅僅是一種交換關(guān)系，按付出給回報(bào)，干得好壞不同，獲得的利益也會(huì)不一樣。 與爭(zhēng)強(qiáng)好勝的人相處之道：　　爭(zhēng)強(qiáng)好勝的人往往狂妄自大，自我炫耀，自我表現(xiàn)的欲望非常強(qiáng)烈。他們總是力求證明自己比別人強(qiáng)，比別人正確。當(dāng)遇到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手時(shí)，他們總是想方設(shè)法地?cái)D對(duì)人，不擇手段地打擊人，力求在各方面占上風(fēng)。 對(duì)這樣的人，你不能一味地遷就，而有必要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，以適當(dāng)?shù)姆绞酱驌粢幌滤�的傲氣，使他知道人外有人，天外有天�?與狂妄自大的人相處之道：　　狂妄的人實(shí)際上并沒(méi)有多少學(xué)問(wèn)，往往是自吹自擂，夸夸其談，他們所表現(xiàn)的高傲、不屑一顧等神態(tài)，實(shí)際上是一種心靈空虛的補(bǔ)充劑，以維持其虛榮心。與他們交往似乎覺(jué)得他們視野開闊，天南地北，無(wú)所不曉，好一副居高臨下的樣子，但只要就某一問(wèn)題深入地與之探討，他便會(huì)露出馬腳。一旦露了馬腳，他的威風(fēng)也就自然掃地。 另外，與這類人初次相處，可以用你的常識(shí)將之“震”住，如果做到了這一點(diǎn)，往后的交往便會(huì)順利了。 九段秘書 領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)遇到一些沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的新手秘書或者一些不合格的秘書。那么…… 一個(gè)優(yōu)秀的秘書需要具備： 一個(gè)優(yōu)秀的秘書最需要具備： 結(jié)果思維 九段秘書之間的最大差別就在于： 結(jié)果思維 秘書的著裝打扮 秘書的著裝禮儀是一門藝術(shù)， 一門學(xué)問(wèn)。秘書人員往往代表著組織的形象， 個(gè)人服裝禮儀上的表現(xiàn)往往決定著秘書人員給人的第一印象。在各種場(chǎng)合穿著都美觀得體的秘書，能充分煥發(fā)出一種魅力，人際上極易贏得上下一致的好感，工作上也能左右逢源，獲得眾人的支持，取得事業(yè)的成功。 著裝的基本原則 （1）時(shí)間原則，指秘書的穿著應(yīng)體現(xiàn)時(shí)代、年齡、季節(jié)等特點(diǎn)。 體現(xiàn)時(shí)代特點(diǎn)是指著裝要順應(yīng)時(shí)代的潮流和節(jié)奏，既不能太落伍，也不能太超前 。 體現(xiàn)年齡特點(diǎn)是說(shuō)應(yīng)考慮到著裝者的年齡。 體現(xiàn)季節(jié)特點(diǎn)是說(shuō)著裝應(yīng)隨季節(jié)變化而變化。 （2）地點(diǎn)原則，指秘書著裝應(yīng)與活動(dòng)的地點(diǎn)環(huán)境相符合。 地點(diǎn)有大地點(diǎn)與小地點(diǎn)之分。 大地點(diǎn)要求考慮你去的國(guó)家、地區(qū)所處的地理位置、自然條件、文化背景、風(fēng)俗人情等。 小地點(diǎn)則指你當(dāng)天所處的小環(huán)境特點(diǎn)，是辦公室還是野外，是廠礦還是農(nóng)村，是燈光變幻的舞廳還是寂靜肅然的會(huì)議室，根據(jù)這些，有針對(duì)性地選擇好自己的服飾，地點(diǎn)相同，若身著不同的服飾，人們對(duì)你的印象、評(píng)價(jià)都會(huì)不同。 （3）場(chǎng)合原則，指服飾穿著要與場(chǎng)合氣氛相和諧，也就是要根據(jù)不同場(chǎng)合來(lái)進(jìn)行著裝。 工作場(chǎng)合著裝，即上班裝的選擇，要求與職業(yè)相協(xié)調(diào)，秘書人員上班裝總的要求是莊重典雅，以與辦公室莊重嚴(yán)肅的氣氛相吻合 。 至于社交場(chǎng)合的著裝，由于人們?cè)诮浑H中，所處場(chǎng)合的多變化，所以應(yīng)該根據(jù)所處場(chǎng)合氣氛的變化來(lái)選擇服飾。 辦公室著裝 1.制作精良 要選擇優(yōu)質(zhì)面料，如果面料較差， 職業(yè)女裝的檔次將大大降低。套裝或套裙一般與襯衫搭配，襯衫的面料應(yīng)以輕薄、柔滑的質(zhì)地為首選。 款式要大方，女秘書在選擇職業(yè)裝時(shí)不可過(guò)于追求時(shí)髦， 也不能太守舊， 過(guò)時(shí)俗套。 女秘書在選擇職業(yè)裝時(shí)一定要認(rèn)真仔細(xì)， 看其是否針腳嚴(yán)密、針線直正、表面平展、左右對(duì)稱、紐扣訂牢、拉鎖完好等， 切忌馬虎大意。 2.外觀整潔 一般情況下， 外觀整潔與否都是評(píng)價(jià)服裝質(zhì)量?jī)?yōu)劣的首要指標(biāo)之一。女秘書平時(shí)所穿衣服，即使款式面料一般， 但只要做到干凈、清爽、平整， 同樣會(huì)為交往對(duì)象所接受。相反，如果衣服不夠整潔， 甚至布滿褶皺、骯臟不堪， 就會(huì)貽笑于人，同時(shí)秘書所在組織也會(huì)失去別人的信任。 3.文明大方 女秘書著裝打扮不但要符合干練、干凈、整潔、文明大方的要求， 而且要不落俗套、端莊文雅。女秘書切忌穿過(guò)露、過(guò)透、過(guò)短和過(guò)緊的服裝。襯衫一般不直接外穿， 襯衫下擺要放入裙內(nèi)或褲內(nèi)。不得佩戴過(guò)分夸張的飾品。 4.搭配得體 除了主體衣服外， 鞋襪與衣服的搭配也有講究。穿套裙一定要穿絲襪， 襪子以透明近似膚色或與服裝顏色協(xié)調(diào)為好。不宜穿涼鞋或靴子， 黑色皮鞋可以和大部分服裝相配。職業(yè)女裝的各個(gè)部分應(yīng)相互呼應(yīng)， 在整體上盡可能做到簡(jiǎn)單、大方、和諧，以展現(xiàn)職業(yè)女性之美。 男秘書： 　　1. 不要穿太過(guò)合身的衣服，除非你想看起來(lái)像根竹竿立在那里。 　　2. 在休閑的場(chǎng)合里把上衣，襯衫或是T-Shirt拉到褲頭外面來(lái)，以截?cái)嘁曈X(jué)的延長(zhǎng)效果。 　　3. 盡量挑選顏色淺及柔和的色調(diào)搭配。 秘書的打扮 隨著社會(huì)交往的日益頻繁，儀容之美及現(xiàn)代美容化妝術(shù)(包括男子美容化妝)越來(lái)越受到人們的關(guān)注。學(xué)習(xí)一些美容化妝知識(shí)，掌握基本的化妝技巧，對(duì)提高人的審美能力、培養(yǎng)健康的審美情趣、美化社會(huì)生活大有益處。 面部化妝 秘書人員化妝總的原則是要少而精，強(qiáng)調(diào)和突出自身自然美的部分，減弱或掩蓋容貌上的缺陷。同時(shí)，還要注意環(huán)境氣氛和場(chǎng)合的變化，使自己“淡妝濃抹總相宜”。 適當(dāng)?shù)匦拚�自己的容貌是�?duì)別人的尊重，女秘書可以準(zhǔn)備一些簡(jiǎn)便實(shí)用的化妝工具和化妝品。必備的化妝工具有粉撲、眉刷、唇筆、修容刷、小鏡子等；必備的化妝品有粉霜或粉餅、蜜粉、眼影、眼線筆、唇膏、修容餅。在辦公室工作時(shí)可以化點(diǎn)淡妝，５分鐘就能完成。 秘書的舉止規(guī)范 （一）站姿 抬頭，目視前方，挺胸直腰，肩平，雙臂自然下垂，收腹，雙腿并攏直立，腳尖分呈V字型，身體重心放到兩腳中間，也可兩腳分開，比肩略窄，雙手合起，放在腹前或背后。 開晨會(huì)時(shí)，男職員應(yīng)兩腳分開，比肩略窄，雙手合起放在背后；女職員應(yīng)雙腳并攏，腳尖分呈V字型，雙手合起放于腹前。 （二）坐姿 輕輕入座，至少坐滿椅子的2/3，后背輕靠椅背，雙膝自然并攏（男性可略分開）。對(duì)坐談話時(shí)，身體稍向前傾，表示尊重和謙虛。如果長(zhǎng)時(shí)間端坐，可將兩腿交叉重疊，但要注意將腿向后回收。 （三）行姿 （四）手勢(shì) 雙目平視，面帶微笑微收下顎。上身挺直，頭正，挺胸收腹，重心稍前傾，手臂伸直放松，手指自然彎曲，擺時(shí)要以肩關(guān)節(jié)為軸，上臂帶動(dòng)前臂向前，手臂搖擺直線，向后擺動(dòng)時(shí)，手臂外開不超過(guò)30-35度。 秘書常用手勢(shì)： 1.橫擺式”手勢(shì) 表示前進(jìn) 2.“直臂式”手勢(shì) 表示請(qǐng)往前走 3.“斜擺式”手勢(shì) 表示請(qǐng)坐 （五）握手 （六）鞠躬 順序：上級(jí)在先，主人在先，長(zhǎng)者在先，女性在先 時(shí)間：3-5秒為宜 力度：不宜過(guò)大，但也不宜毫無(wú)力度 握手時(shí)，應(yīng)目視對(duì)方并面帶微笑 切不可帶著手套與人握手 鞠躬的場(chǎng)合與要求：遇到客人或表示感謝或回禮時(shí)，行15度鞠躬禮；遇到尊貴客人來(lái)訪時(shí)，行39度鞠躬禮。行李時(shí)面對(duì)客人，并攏雙腳，視線由對(duì)方臉上落至自己腳前1.5米（15度禮）及腳前1米處（30度禮）。男性雙手放在身體兩側(cè)，女性雙手合起放在在身體前面。 （七）問(wèn)候 早晨上班見面時(shí)，互相問(wèn)候“早上好！”，“早晨好！”等 因公外出應(yīng)向部門的其他人打招呼 在公司或外出時(shí)遇見客人，應(yīng)面帶微笑主動(dòng)上前打招呼 下班時(shí)也應(yīng)打招呼后再離開，如“明天見”，“再見”等 停下腳步 面帶微笑 注視對(duì)方 鞠躬到位 說(shuō)早上好 中外秘書比較 相同點(diǎn)：適應(yīng)性，工作繁瑣，工作認(rèn)真，忠誠(chéng)，與同事和睦，良好心態(tài) 不同點(diǎn)：辦公環(huán)境不同，職能不同，協(xié)調(diào)地位的差異 相同點(diǎn) 適應(yīng)性：剛進(jìn)入職場(chǎng)遇到的都是陌生的環(huán)境和陌生的同事，如何在最短的時(shí)間適應(yīng)這一切就變得尤為重要。身為一個(gè)合格的職場(chǎng)人，有著良好的適應(yīng)性就是必備的素質(zhì)了。如《時(shí)尚女魔頭》里的安迪在很短的時(shí)間里，由內(nèi)而外改造了自己，使原本格格不入的自己最終得到了領(lǐng)導(dǎo)的青睞。不難看出，良好的適應(yīng)性是中外秘書的必備要求。 工作繁瑣：秘書的工作很繁瑣，甚至可以用雜亂來(lái)形容。需要聯(lián)系各方面的事務(wù)，安排領(lǐng)導(dǎo)的日程，做好接待工作，訂機(jī)票，訂酒店，給領(lǐng)導(dǎo)買各種需要的東西。遇到嚴(yán)厲的領(lǐng)導(dǎo)，稍有差錯(cuò)就是一頓嚴(yán)厲的批評(píng)，嚴(yán)重的還會(huì)被炒魷魚。在《時(shí)尚女魔頭》中米蘭達(dá)每天都會(huì)給安迪許多難以完成的任務(wù)，連買咖啡都必須做。而安迪必須記下這些事，并在最短的時(shí)間里做好這些事。由此可見，中外秘書做的事都很繁雜，大大小小的事都要做好。 相同點(diǎn) 工作認(rèn)真、用心：身為秘書，在職場(chǎng)中工作要認(rèn)真，上司布置的任務(wù)要認(rèn)真高效的完成，做好自己的本職工作。 忠誠(chéng)：日常生活中，每個(gè)上司都希望自己的下屬對(duì)自己忠心耿耿。秘書和領(lǐng)導(dǎo)在工作和生活中的接觸可能比其家人還多，在工作上為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，在生活上對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心照顧，既是份內(nèi)之事，又是人之常情。對(duì)老板忠心真誠(chéng)的秘書，才能贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任，才能取得成功。 與同事和睦相處：在工作中要與同事處好關(guān)系，與他們和睦相處，這樣可以有很好的工作氛圍，做事可以事半功倍。只有真誠(chéng)的對(duì)待他們，才能在公司這個(gè)集體里更好的施展自己的才華。 良好的心態(tài)：剛畢業(yè)的大學(xué)生往往眼高手低，長(zhǎng)此以往就會(huì)產(chǎn)生厭倦心理，保持良好心態(tài)，擺正自己的位置，才能把工作越做越好。 不同點(diǎn) 1 辦公環(huán)境的不同：中國(guó)對(duì)環(huán)境要求不高，只要干凈整潔，舒適就可以了。 英美等國(guó)特別注意豪華舒適，對(duì)辦公室的空間安排，照明，溫度，濕度，隔音等十分講究。甚至?xí)�配備有美容室和服裝室。 2 職能的不同：中國(guó)的秘書只要做工作上交代的事情，老板并不會(huì)把過(guò)多的私人事情交給秘書處理。而國(guó)外的上司會(huì)把工作和生活上的私事都交給秘書處理。 秘書協(xié)調(diào)的地位差異：在我國(guó)，領(lǐng)導(dǎo)人活動(dòng)安排中，特別強(qiáng)調(diào)整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)成員活動(dòng)安排的協(xié)調(diào)有序性。要保證領(lǐng)導(dǎo)成員之間的溝通不能中斷，要保持機(jī)關(guān)日常事務(wù)有領(lǐng)導(dǎo)成員主持，要盡可能保持領(lǐng)導(dǎo)成員的辦公會(huì)議全額到會(huì)等等。 西方領(lǐng)導(dǎo)人活動(dòng)安排，雖然也比較注重上述安排，但更強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人活動(dòng)的靈活性。 秘書考試 考試簡(jiǎn)介 基本了解 等級(jí)劃分 全國(guó)秘書證考試內(nèi)容 考試時(shí)間 詳細(xì)內(nèi)容 基本了解 國(guó)家秘書職業(yè)資格證書　由國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部推出�？荚噧�(nèi)容分秘書（涉外）、秘書（普通）兩個(gè)種類，每個(gè)種類分國(guó)家職業(yè)資格五級(jí)、四級(jí)、三級(jí)和二級(jí)共四個(gè)級(jí)別。其中，秘書（涉外）專業(yè)外語(yǔ)考核設(shè)英語(yǔ)、日語(yǔ)、俄語(yǔ)3個(gè)語(yǔ)種，報(bào)考人員可根據(jù)自己的專業(yè)語(yǔ)種，任選一種語(yǔ)言應(yīng)試。 等級(jí)劃分 本職業(yè)共設(shè)四個(gè)等級(jí)，分別為五級(jí)秘書(國(guó)家職業(yè)資格五級(jí))、四級(jí)秘書(國(guó)家職業(yè)資格四級(jí))、三級(jí)秘書(國(guó)家職業(yè)資格三級(jí))和二級(jí)秘書(國(guó)家職業(yè)資格二級(jí))。 文秘考試內(nèi)容 文書寫作、公關(guān)禮儀、檔案管理、辦公室自動(dòng)化、辦公室工作、法律與經(jīng)濟(jì)管理概論、外語(yǔ)（英、日、俄等） 考試時(shí)間 秘書考試一年兩次，上半年5月份考試，下半年11月份考試，具體考試時(shí)間每年略有不同。 詳細(xì)內(nèi)容 考試分兩科，秘書基礎(chǔ)知識(shí)和實(shí)際操作題，都是筆試，一天考完。實(shí)際操作題是看錄像再作答。兩科滿分均為100分，兩科均考到60以上視為通過(guò)，如果考過(guò)一科成績(jī)保留一次 三級(jí)考試內(nèi)容 卷一 第一部分，1～25小題，為職業(yè)道德試題； （一）單項(xiàng)選擇題（第1～8題） (二）多項(xiàng)選擇題（第9～16題） 二、職業(yè)道德個(gè)人表現(xiàn)部分（第16～25題） 第二部分 理論知識(shí) （26~125題，共100道題，滿分為100分） 卷二 操作技能試卷 一、案例分析題（第一題20分，第2題30分，共50分） 1、請(qǐng)看案例分析素材錄像，找出錄像中秘書行為及工作環(huán)境中正確或錯(cuò)誤的地方（每題連續(xù)播放兩遍，應(yīng)至少找出10處正誤點(diǎn)）。 2、請(qǐng)看案例分析素材錄像，找出錄像中秘書行為及工作環(huán)境中正確或錯(cuò)誤的地方（每題連續(xù)播放兩遍，應(yīng)至少找出15處正誤點(diǎn)）。 二、操作題（第3題——第4題，每題15分，第5題20分，共50分） Thank you !VXB紅軟基地

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