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這是一個關于商務秘書實務課件PPT模板，主要介紹了商務人員的個人禮儀、商務人員的儀容禮儀、行為舉止禮儀等內容。人生是一條美麗的河，我們每一個人都是河里的一名過客。我來了，我看見，我走過，這個過程美麗無限。在這個過程之中，我們會遇到種種成功、失敗、悲歡離合。重要的是，我們需要勇敢地去面對。沒有失敗，哪有成功？沒有不幸，哪有快樂？成功、失敗、快樂、悲哀等等，其實都是相對的。一切都將成為過去，而過去將成為可愛。再者，重要的是我們還需要理智地面對。在這個過程中，我們一定要善待自己。一個人只有懂得善待自己，他的學習與生活才有質量，他才能得到別人的尊重，他才能夠認真地生活、開心地學習和工作，才能夠為國家、為社會、為自己所在單位做出更大的貢獻。與此同時，我們還要提倡善待他人，待人如己。善待別人就是善待自己，這個道理永遠都是不言而喻的。更多內容，歡迎點擊下載商務秘書實務課件PPT模板哦。
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商務秘書實務
主講人：鐘筑 趙翔 郭敏藝 張居玲
郭靜 張思遠 楊文超
第一編
商務禮儀
為什么要學習禮儀？
禮儀是溝通的技巧。不會夸人，基本上等于罵人。
禮儀是交往的藝術，學習禮儀可以把問題最小化。
講禮儀，一定要講對象性。
掌握了正確的禮儀規(guī)則，將使人與人之間更有效地進行溝通，人際關系更加和諧。
人生是一條美麗的河，我們每一個人都是河里的一名過客。我來了，我看見，我走過，這個過程美麗無限。在這個過程之中，我們會遇到種種成功、失敗、悲歡離合。重要的是，我們需要勇敢地去面對。沒有失敗，哪有成功？沒有不幸，哪有快樂？成功、失敗、快樂、悲哀等等，其實都是相對的。一切都將成為過去，而過去將成為可愛。再者，重要的是我們還需要理智地面對。在這個過程中，我們一定要善待自己。一個人只有懂得善待自己，他的學習與生活才有質量，他才能得到別人的尊重，他才能夠認真地生活、開心地學習和工作，才能夠為國家、為社會、為自己所在單位做出更大的貢獻。與此同時，我們還要提倡善待他人，待人如己。善待別人就是善待自己，這個道理永遠都是不言而喻的。
第一章 商務人員的個人禮儀
教學重點：正確的著裝原則、行為舉止禮 儀、交談的禮儀 。
教學難點：男士正裝領帶的系法
緒 言
禮儀的起源與發(fā)展
中華民族素有禮儀之邦的美譽，禮儀在中華文化的歷史演進過程中，起著積極的推動作用。
中華禮儀的起源
古人有言：“中國有禮儀之大，故稱夏，有服章之美，故稱華。”古代華夏族正是以豐富的禮儀文化而受到周邊其他民族的贊譽的。
早在孔子以前，已有夏禮、殷禮、周禮三代之禮，因革相沿，到周公時代的周禮，已比較完善。
孔子
荀子
西方禮儀的起源
在西方，禮儀一詞，最早見于法語Etiquette ，原意為“法庭上的通行證” 。但它一進入英文后，就有了禮儀的含義，意即“人際交往的通行證” 。西方的文明史，同樣在很大程度上表現著人類對禮儀追求及其演進的歷史。
在古希臘的文獻典籍中，如蘇格拉底、柏拉圖、亞里士多德等先哲的著述中，都有很多關于禮儀的論述。中世紀更是禮儀發(fā)展的鼎盛時代。文藝復興以后，歐美的禮儀有了新的發(fā)展，從上層社會對遵循禮節(jié)的繁瑣要求到20世紀中期對優(yōu)美舉止的贊賞，一直到適應社會平等關系的比較簡單的禮儀規(guī)則。歷史發(fā)展到今天，傳統(tǒng)的禮儀文化不但沒有隨著市場經濟發(fā)展和科技現代化而被拋棄，反而更加多姿多彩.
由上述對于禮儀的論述可以看出：
第一、禮儀在中國作為社會秩序的一部分而受到中華民族歷代賢良的廣泛重視和提倡。
第二、禮儀是為維系和發(fā)展人際關系而產生的、并隨著人際關系和其他社會關系的發(fā)展變化而發(fā)展變化的。它不僅是社會交往的產物，也是國際文化交流的產物。
第三、禮儀是施禮者與受禮者的情感互動過程。
第四、禮儀是一種程序，有一定的規(guī)則，不是毫無聯(lián)系的某些行為的堆積組合。
第五、禮儀規(guī)范、程序是一定社會的人們約定俗成、共同認可的。
第六、遵行禮儀是現代人文明的重要組成部分，是人際交往的重要手段和途徑。
我們曾經說，人的一切都應該是美好的。美的心靈，美的儀表，美的語言，美的服飾，美的風格，表里需要如一。
第一節(jié) 商務人員的儀容禮儀
一、儀容是什么？
二、影響儀容的兩個因素
其一，是本人的先天條件。
其二，是本人的修飾維護。
三、發(fā)型美化的禮儀
首先，必須要保持頭發(fā)清潔。
其次，定期做好頭發(fā)護理。
最后，選擇一款適合自己的發(fā)型。
緒 言
圓臉： 圓臉合適的發(fā)型應該是把圓的部分蓋住，顯得臉長一些。最好是一樣長度的頭發(fā)和不要在中間分縫。千萬不要分層剪頭發(fā)，因為它貼在臉上，使臉看上去更大。如果你的前額很漂亮，就露出一部分，使臉看上去更長。
長臉:
主要是選一個發(fā)型使你的臉看上去沒有那么長。好好地利用劉海，頭發(fā)在頭頂不能高，不要增加臉的長度。不要留平直、中間分縫的頭發(fā)。也不要把頭發(fā)剪得太短、或全部往后梳，梳不留劉海的發(fā)型。你可以剪到腮幫以上，側分頭發(fā)，臉會顯得稍圓。頭發(fā)可以長至耳根，前額稍剪些劉海，會使臉顯得短。如果你一定要留長發(fā)，你可以在前額處留劉海，提高眼睛的位置。也可以在兩邊修些短發(fā)，蓋住臉龐。
方形臉 選發(fā)型的主要目的是盡量把角蓋住，不要使角這樣明顯。一般頭發(fā)不要剪太短，也不要剪太平直或中分的發(fā)型，這樣會使臉顯得更方。頭發(fā)要有高度，使臉變得稍長，并在兩側留劉海，緩和臉的方正。頭發(fā)側分，會增加蓬松感，頭發(fā)一邊多，一邊少，造成鴨蛋臉的感覺。
心形臉： 選擇發(fā)型有一個目標，要確保頭發(fā)蓋住尖尖的下巴。
四、化妝的禮儀
化妝是一種禮貌，化妝就是使用化妝品進行自我修飾 。
自然
協(xié)調
避人
第二節(jié) 商務人員的儀表禮儀
一、正確的著裝原則：
首先，服飾美的首要條件是整潔。
其次，服飾美的另一條件是協(xié)調。
另外，男女的服飾選擇不同。
二、女士著裝要點
女士套裙 幾點提示
上衣衣扣一一系好，不許部分或全部解開；襯衫最上一�？梢圆幌�
襯衫在公共場合不宜直接外穿；不可在外人面前脫掉上衣，以襯衫示人
配飾：以少為宜，不超三件（“女人味”的象征：耳環(huán)、手鐲、腳鏈)
不可光腳，單色襪，襪口不可暴露于外
既不可不化妝，也不可化濃妝
不著黑色皮裙（避嫌）
三、男士著裝
著裝
面料好、色彩少、款式雅；不臟、不皺、不破、不亂
男士西裝
面料的選擇：力求高檔，首選毛料
色彩的選擇：首推藏藍色，黑色/深灰色/深棕色亦可予以考慮
圖案的選擇：無圖案最佳 （“格子呢”難登大雅之堂）
款式的選擇：兩件套：較正式 / 三件套：更正式
場合的區(qū)別： 正裝西裝：正式場合 / 休閑西裝：非正式場合
版型的選擇
男士西裝 注意事項
第三節(jié) 行為舉止禮儀
表情 （微笑、目光）
站姿 （男士、女士）
走姿
坐姿 （男士、女士）
蹲姿
手勢
儀態(tài)禁忌
一、表情
微笑 —— 商務人員的常規(guī)表情
發(fā)自內心 / 故作笑顏、假意奉承
適度得體 / 露齒、出聲、掩蓋笑意、咧嘴大笑
區(qū)分場合對象 （ 嚴肅場合、他人做錯事說錯話、他人心情悲痛）
目光 —— 人內心感情波瀾的反應
引起對方的注意和興趣：安詳的目光與對方對視
贏得對方的信任與合作：炯炯有神、雙目生輝
被懷疑另有隱情： 雙眉緊鎖、目光無神、不敢正視對方
二、站姿
男士
身體重心在兩腳，頭正、頸直、挺胸、收腹、平視，雙腳微開，最多與肩同寬
X 兩腳交叉；手插在腰間或褲袋中；渾身扭動、東張西望
女士
全身直立、雙腿并攏、雙腳微分、雙手搭在腹前，抬頭挺胸收腹、平視前方
X 兩腳分開、雙腿“分裂”、臀部撅起、雙手下垂放在身體兩側
三、走姿
頭正、目視前方、表情自然
肩平、勿擺搖、臂擺小幅度（30—40度）、手自然彎曲
挺胸收腹、重心前傾
走線直、腳跟先著地
步副適度，以一腳長度為宜
步速平穩(wěn)，勿忽快忽慢
X 八字步、低頭、駝背、晃肩、大甩手、扭搖擺臀、
左顧右盼、腳地擦地、怒目凝眉
四、坐姿
就座時的動作：
不緊不慢、不慌不忙、不聲不響、大大方方
X 大大咧咧、“撲通”一下扔進座椅
男士坐姿：
人體重心垂直向上，腰部挺起，上身垂直，大小腿成直角，兩膝并攏或微微分開，兩腳平放地面，兩腳間距與肩同寬，手自然放在雙膝或椅子扶手上（疊腿，非首選）
女士坐姿：雙腿垂直式 & 雙腿疊放式→
五、蹲姿
上體正直、單腿下蹲
六、手勢
拇指和食指合成一個圈，其余三指伸直或略曲
英美：OK 贊同 了不起 / 法國：O 沒有/ 泰國：沒問題 隨便/ 日本、緬甸、韓國：金錢 / 印度：正確 不錯 / 突尼斯：傻瓜 / 巴西：侮辱男人 引誘女人
左手和右手握拳，伸直食指
“一！” 法國：請求提問 / 新加坡：最重要 / 澳大利亞：請再來一杯啤酒
食指和中指伸成“V”型，拇指彎曲壓于無名指和小指上
“二！” 若表示勝利，手掌一定要向外 （手掌向內，表示貶低、侮辱）
右手或左手握拳，伸出大拇指
中國：好 了不起 / 意大利：一 / 希臘：拇指朝上 夠了；拇指朝下 厭惡 壞蛋
英美、澳大利亞：拇指朝上 好 不錯；拇指左右伸 向司機示意搭車方向
儀態(tài)的禁忌
動作和聲音
抓耳撓腮、挖耳鼻、揉眼睛、搓泥垢、修指甲、剔牙、梳頭
咳嗽、噴嚏、哈欠：側身掩面而為之
服裝與氣味
公共露面前，整理好衣褲
出洗手間時，不可邊扣扣子、拉拉鏈、擦手甩水
健康與衛(wèi)生
零食習慣
第四節(jié) 言談的禮儀
一、言談的內在要求
1、真誠坦率（真誠是做人的美德，也是言談的原則）
2、 講究禮貌
3、言之有物，言之有理、言之有序
二、交談中的禮儀和技巧
1、在與人交談時，表情要自然，語氣要和藹、親切。
2、與對方交談的位置要適度，交談的距離以使對方能夠聽清內容為宜。
3、交談需要不斷開發(fā)新的、令雙方和諧愉快的話題作為內容。
4、交談中涉及個人隱私、避諱的內容不要談論，對方不希望談論的事情不要談。
5、語言要切合環(huán)境。所謂切合環(huán)境就是說話要注意得體，要與場合時間、對象、性格、處境、心緒等符合。
6、插話的禮儀。
7、如何結束一次談話。
第二章 辦公室及公共場合禮儀
教學重點：特定場合的禮儀
教學難點：怎樣把握好特殊場合的禮儀
第一節(jié) 辦公室禮儀
一、辦公室內的禮儀
適時地問候
與同事的相處
二、通信禮儀（電話禮儀）
接聽及時（一聲后、三聲內）鈴聲響后很久接時致歉“讓您久等了”
與話筒保持適當距離，說話聲音柔和、音量適中；
嘴里不含東西。因為有急事或在接另一個電話而耽擱時，表示歉意；
熱情問候并報出公司或部門名稱。如：“您好！飛鴻公司！”
如果對方打錯電話，不要責備對方，知情時還應告訴對方正確的號碼；
確認對方單位與姓名，詢問來電事項，按５W１H的原則記錄；
聽對方講話時不能沉默，否則對方會以為您不在聽或沒有興趣；
扼要匯總和確認來電事項。謝謝對方，并表示會盡快處理；
說聲“再見”，對方掛后再掛；
留言時，勿忘留下自己的電話號碼；
辦公區(qū)中的的談話不屬于您個人；
在辦公區(qū)內接手機時，盡量壓低聲音；
用手機接聽私人電話時，盡量回避到不影響其他人的地方；
開會、與客人談話場合，將手機調為無聲/震動
無特殊情況，不在非上班時間致電客人手機。如需要，也不過早/晚；
不必須時，不使用揚聲器，尤其在與開放式辦公室中與客戶交談過程中。
三、介紹禮儀
介紹自己 —— 推介自己
介紹自己前問候對方
明朗、爽快、速度稍慢、流暢而不可炫耀
介紹他人 —— 為他人架起溝通的橋梁
順序：先提到名字者為尊重（把職位低者、晚輩、男士、未婚者分別介紹給職位高者、長輩、女士和已婚者。先介紹我方人員給客方）
儀態(tài)：標準站姿，不可單指指人，手掌五指并攏，掌心朝上，拇指微微張開，指向被介紹人
被介紹者面向對方，介紹完畢后與對方握手問候（您好！很高興認識您�。�
四、名片禮儀
交換名片順序
多人時，由近至遠或由尊至卑；兩人見面時位 卑者先向尊者遞名片。
名片的遞交
* 經常檢查名片夾
* 不可遞出污舊或皺折的名片
* 名片夾或皮夾置于西裝內袋，避免由褲子的后口袋掏出
上司在時不要先遞交名片，要等上司遞上名片后才能遞自己名片
* 外出拜訪時，經上司介紹后，再遞出名片
* 起身站立走上前，雙手或右手遞過名片，正面朝對方
* 外賓遞上印有英文的一面 、面帶微笑并說“多多關照”“常聯(lián)系”
禁 忌： 左手遞、背面、字向顛倒、手指夾、舉高于胸部；
接受名片
* 站起（位高者可坐著）面帶微笑、目視對方；
* 雙手捧過或用右手接，接過后認真默讀一便，以視尊重；
* 致謙敬語：“請多關照”、“謝謝” 。
收存名片
* 接受名片后，不宜隨手置于桌上 ；
* 避免當面在對方的名片上書寫不相關的東西；
* 不要無意識地玩弄對方的名片；
* 隨身攜帶名片夾、公文包、辦公室抽屜常備；
* 接過名片要精心放入自己名片家或上衣口袋里。
名片管理
分類按姓名拼音字母、姓氏筆畫、部門、專業(yè)、國籍、地區(qū)、輸入商務通及電腦
勿把自己的名片強遞給每一個見面的高級主管，除非他主動向你索取
勿太早遞出你的名片，尤其是面對完全陌生的人和偶然認識的人
勿在一大堆陌生人中散發(fā)你的名片，應在商業(yè)性社交場合交換名片
參加同業(yè)會議時，交換名片通常是在會議開始時進行，有時在結束時進行
用餐期間一般不要交換名片
在參加社交性晚宴時，不論男士或女士都應該帶著名片
五、握手禮儀
握手禁忌
X 握手時，左手拿著東西或插在兜里
X 不按順序，爭先恐后
X 男士戴手套（社交場合女士可戴薄手套）
X 戴墨鏡（有眼疾病或眼有缺陷除外）
X 用左手或用雙手與異性握手
X 交叉握手（與西方人握手視為十字架，不敬）
X 拉來推去、上下抖動、用力過度、客套過度
X 手臟、濕、當場搓揩
第二節(jié) 特定公眾場合的禮儀
一、街道禮儀（見教材）
二、公車禮儀（見教材）
三、影劇院禮儀
(一)兩要
要提前5分鐘到場；要熱烈鼓掌。
(二)六不要
不要隨便吸煙、吃東西；
不要帶小孩子去；
不要道出影片的結局或人物命運等內容；
不要為你認為好的鏡頭大聲叫好或拍手頓足；
不可因中間出現一些特殊情況或故障就吹口哨、喝倒彩；
不宜中途退場。
四、餐廳禮儀（見教材）
五、宴會禮儀
座位安排的五大原則
以右為上
居中為上
前排為上
遠離大門（面門）為上
良好視野 為上
西餐中的座次安排
女士優(yōu)先（女主人：主位/男主人：第二主位）
恭敬主賓（男女主賓分別僅靠女主人和男主人）
以右為尊（男主賓坐于女主人右側，女主賓坐于男主人右側）
距離定位（距主位近的位子高于距主位遠的位子）
面門為上（面對餐廳門的位子高于背對餐廳門的位子）
交叉排列（男&女，生人&熟人）
用餐之前……
提前5-10分鐘到達，等待主人接待
不要提前太早到達
其他人到達的時候起立并致意
將自己介紹給其他客人
用餐時，跟隨主人到餐桌
就座前吐掉口香糖
就座前用紙巾或手帕抹掉口紅
刀叉的使用
幾道菜會放置幾套刀叉，每套餐具使用一次，刀叉由外向內取用
切割食物時，雙肘下沉，不可弄出聲響;
被切割的食物剛好適合一下子入口;
餐刀的刀口永遠朝內；
暗示此菜尚未完畢 → 左叉右刀，刀口向內，叉齒向外呈“八”字
請侍者收走刀叉、餐盤 → 刀口向內，左叉右刀并排縱放
注:英式：左叉右刀，一邊切割、一邊叉食
美式：左叉右刀，一口氣把餐盤里要吃的東西全部切割好，然后把右手里的餐刀斜放在餐盤前方，將手中的餐叉換到右手，然后開始吃。
餐 巾
坐下后，馬上將餐巾平鋪在自己并攏的大腿上
正方形餐巾：對折成等腰三角形，直角朝向膝蓋方向
長方形餐巾：對折后，折口向外平鋪
用餐期間離開餐桌，將餐巾放于椅子上，表示暫時離開
用餐完畢離開餐桌，將餐巾放在隨意地折疊后放在餐桌上的餐盤左方
用餐期間與人交談前，應先用餐巾輕輕地擦一下嘴
西餐上菜順序
開胃菜（色拉、海鮮）
湯（不端、不趴湯盤、不用嘴吹或湯匙反復折湯降溫）
主菜（凍子、泥子、魚、雞、肉、面包、面條）
點心（餅干、餡餅、三明治、通心粉、土豆片、烤土豆）
甜品（布丁、冰激凌）
水果
咖啡
幾點提示
等待在座各位的菜品上齊、主人/首腦拿起餐具準備開始時方可開始用餐
用餐期間不補妝、不梳頭。如需要，去洗手間
錢包、皮包等不可放置于餐桌上
胳膊肘部也不搭在桌子上
將菜品首先給點該菜品的客人食用
講話之前，先咽掉口中的食物
六、舞會禮儀
1、舞會上應注意的兩點：
容貌整潔、服飾適宜。
2、精神飽滿，注意修養(yǎng)。
思考：
女士在舞會上如何拒絕邀請？
第三節(jié) 對待校園公眾的禮儀
請問：
同學們，在校園中你是怎樣做的 ？
第三章 商業(yè)接待、拜訪及會議禮儀
教學重點：使學生明確正確的商業(yè)接待規(guī)格 使學生明確正確的商業(yè)接待禮儀規(guī)范 掌握好拜訪時間與時機
教學難點：利用好情景模擬引導學生實踐本章禮 儀規(guī)范
第一節(jié) 商務人員接待禮儀規(guī)范
迎賓要在單位大門口，辦公室人員要親自到場迎接。
來賓人數眾多時要在單位的顯要位置放置方位提示牌，引導來賓正確進入。
來賓到達目的地后，工作人員要做好安排，可以請來賓到休息室暫時休息，休息室要備好茶水及當天報紙或近期的雜志。
安排來賓就餐要根據來賓身份制定合理標準。
安排宴會座次一定要遵照中式宴會要求。
宴請時應文明敬酒，先由主人方最高領導敬酒，然后工作人員才有序進行，酒到位就好，不要讓客人酩酊大醉，有失儀態(tài)。
接待來賓要大方得體，熱情有禮，微笑服務是關鍵。
“迎人三步，送人七步”充分說明送來賓離開的禮儀比迎接更為重要，送來賓離開一定要送到單位大門口，為來賓打開車門，禮貌話別后，目送車子離開后方能轉身回單位。
第二節(jié) 根據來訪者確定接待規(guī)格
一、高格接待
即主要陪同人員比來賓的職位要高的接待。
二、低格接待
即主要陪同人員比客人的職位要低的接待。
三、對等接待
即主要陪同人員與客人的職位同等的接待。
四、次序禮儀
就座時，右為上座。即將客人安排在企業(yè)領導或其他陪同人員的右邊。
上樓時，客人走在前，主人走在后；下樓時，主人走在前，客人走在后。
迎客時，主人在前；送客時，主人走在后。
進電梯時，有專人看守電梯的，客人先進，先出；無人看守電梯的，主人先進、后出并按住電鈕，以防電梯門卡住客人。
奉茶、遞名片、握手、介紹時，應按地位、職務和受尊敬程度從高至低進行。平級關系從年長者處起，男女性兼有時女性優(yōu)先。
進門時，如果門是向外開的，把門拉開后，拉住門，再請客人進。如果門是向內開的，把門推開后，請客人先進。
注意：
專題：接待時的用車禮儀
專題：接待時的用車禮儀
第四章 求職禮儀
教學重點：求職前的各項準備 求職面試的禮儀規(guī)范
教學難點：綜合運用好求職的禮儀規(guī)范
第一節(jié) 求職前的準備
一、擇業(yè)應聘前應做的準備
（一）進行職業(yè)規(guī)劃
1、分析自己、把握自己，為自己準確定位。
2、選擇單位要考慮的因素還有單位是否在走上坡路，另外要考慮用人單位的崗位，看哪一個單位能給自己一個施展才能、拓展事業(yè)的空間，個人的發(fā)展才是最重要的。
（二）利用機會建立人際關系
（三）了解用人單位需求及用人單位情況
（四）努力增強競爭實力
二、想離開原來單位的人應做的準備
（一）判斷該不該離開
（二）欲離開原單位的人應注意的禮儀
三、寫履歷表應注意的禮儀
回憶自己的輝煌歷史，列出引以為自豪的經歷寫在履歷表上；不能夸大自己的情況，只有根據事實強調你是和用人單位的方面；層次分別，語言清晰明了；字跡不能潦草，不能有錯別字或遺漏字；用標準格式的紙張。
第二節(jié) 求職信、求職電話禮儀
一、求職信
（一）求職信的內容
求職信的內容應包括：（1）個人情況和用人消息；（2）申請的工作單位；（3）勝任工作的條件；（4）表示面談的愿望；（5）精心選擇自己滿意的照片附上。
（二）寫求職信是應注意的禮儀
1、全面、真實地介紹自己的情況
2、反復斟酌字句，不要寫錯字
3、書寫簡明扼要，重點突出
4、不要過分強調學習成績，應多強調自己完成工作的能力
5、介紹特長時應真實、具體，不要泛泛而談
6、書寫紙張應用質地好的信紙，用鋼筆書寫或用電腦打印
7、書寫篇幅在兩頁之內。太長了，對方沒有時間看，太短了也不行，自己情況介紹不詳細、不易吸引人。
8、如打印，應用漂亮的字體，講究格式。
9、附有關證書的復印件。
尊敬的XXXX公司領導同志：
你們的招聘啟事為一個剛剛離開校門的年輕人提供了誘人的機會。為您這樣頗有影響的公司進行關于消費者的研究，簡直是我最喜歡的工作了。下面談談我自己的情況：
我今年22歲，相貌端正，人際關系融洽。
我好詢問、好分析——喜歡將事情搞得水落石出。我聰明、俏皮——有讓人說真話的本事。
這些品質加上熱情、恒心和吃苦耐勞的精神，能夠使我一個初學者的工作得到您們的滿意。今年7月畢業(yè)于南開大學，我主修市場營銷專業(yè)，我的老師給我寫了評價較高的推薦信。我希望能有機會把這封信給您們看看。我研究過消費過程，理解統(tǒng)計表上所標出的購買習慣和趨勢的含義。如果能到貴公司就職的話，我將是一名稱職的市場營銷專業(yè)人員。
隨信附上郵資明信片，上面有我的通訊地址。希望能用它通知我和您們會晤的時間。如愿打電話，我的電話號碼是XXXXXXXX。
此致
敬禮！
XX年X月X日
三、求職電話的禮儀要求
(一）選擇好通話時間，一般宜在上午或下午的工作時間打。
（二）接通后，應禮貌地問對方單位、姓名，提出要找人的姓名，對方去找人或表示轉告應致謝。
（三）應簡明扼要的敘述，不要啰嗦。
（四）語速不急不緩，語氣、聲調不要太大或太小，語言順暢，不要結巴。
（五）打完電話應致謝并說再見，輕輕放下話筒
第三節(jié) 面試禮儀
一、面試前的準備
（一）外表修飾
1、應聘者形象設計
女士最佳效果是端莊、干練，盡量用淡妝；男士不要留長發(fā)，面部保持光潔，穿西裝打領帶。
2、面試前的心理準備
主考官考核應聘者的內容往往包括以下幾個方面：
（1）主考官會先評價一個應試者的衣著、外表、儀表及行為舉止。
（2）主考官也通過提問或交談對應試者的專業(yè)知識、口才、談話技巧、反應靈敏與否等作整體的考核。
（3）主考官可能從與你短暫的談話中去了解你的性格及人際關系、情緒狀況、人格成熟度。
（4）主考官也會從面談中觀察應試者對工作的熱誠度及責任心，了解應試者對人生的理想、抱負及上進心。
二、面試禮節(jié)
久泰集團招聘總經理秘書，如果你是面試者，你會怎么做？
總結：
（一）提前10分鐘到。
（二）進入室內時，應先敲兩下門，等對方答應“請進”時方可進入，然后向對方行點頭禮或鞠躬禮后，再關上門。
（三）到椅子旁邊時，應恭敬的自我介紹：“我是某某”。
（四）如果是指定座位，則坐上指定的位置，若無指定的位置時，可以選擇主考官對面的位置采取桌角座次。
（五）當對方請你坐下時，說聲“謝謝”再坐下。
（六）坐姿端正，兩手自然輕放在膝上，千萬不要兩手下垂，或放在胸前，或背后交叉。
（七）簡明扼要的回答一切問題。
（八）面帶微笑，舉止得體。不要緊張。
（九）稱呼準確。“小姐、先生、女士”之類稱呼在公司里普遍使用。
（十）面談結束后，行禮、握手后再離開，離開時要先采用“后退步”的走法，然后離開。
三、面試時需要注意的問題
（一）應聘前不喝酒、不吃辛辣的食物。
（二）應聘時應提前10分鐘趕到，不要遲到。
（三）應聘時不要帶陪伴，帶陪伴說明你缺乏自信。
（四）隨身除了帶公文包或手提包外，不要帶其他物品。自己隨身帶的物品，不可放置于考官辦公桌上�？蓪⒐陌⒋笮推ぐ胖糜谧幌掠夷_的旁邊。
（五）應聘時不要抽煙，不要嚼口香糖。
（六）別彎腰垂頭。
（七）當雙方談興正濃時，不要輕易轉移話題。
（八）談話是不可使用夸張的動作言語，不可用主考官聽不懂的方言或行話。
（九）與主考官談話，不要引起爭辯，因為，爭辯成功了，傷了主考官的自尊，他不會錄取你；失敗了，更不會錄取你。
（十）即使考官所提問題非常不禮貌，身為求職者，也不能意氣用事或表現出不禮貌的言詞。
（十一）不可要求茶點，除非咳嗽或需要一杯水來鎮(zhèn)定自己。
第二編
經濟文書實務
第五章 公文的撰寫
重點：公文格式
難點：文書處理流程
第一節(jié) 公文概述
一、公文的性質和種類
公文------國家機關、社團組織、企事業(yè)單位在公務活動中行使職權制定的 公務文書。
公文性質——工具
2000年8月24日國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定：
我國現行公文有 13種
二、公文的類型
按事業(yè)范圍分-----專用公文；通用公文
按行文方向分-----上行文；下行文；平行文
按公文來源分-----收進文；外發(fā)文；內部文
按發(fā)文性質分-----問文；復文
按處理要求分-----參閱性公文；承辦性公文
按辦文時間分-----特急文（特急件）；急辦文
（急件）；常規(guī)文（平件）
按機密程度分-----絕密文；機密文；秘密文；普通文
第二節(jié) 公文的一般格式
1、排版——自左至右
2、單位——國家法定計量單位
3、字體——發(fā)文單位初號宋體
標題2、3號宋體
4、用紙——A4、B5
5、文頭——套紅，占首頁三分之一
公文寫作ABC
案例1
下午5:30分，省人事廳教育培訓中心辦公室副主任黃磊正在整理案頭的各種材料，準備下班.他心情愉快，已經約好了女朋友，打算晚上一起去看話劇.
這時培訓中心的田主任推門進來:小黃啊，準備下班了?”
“是啊，田主任，您還沒有回家呀?”小黃關切地答到.
“這段日子，你們劉主任去黨校學習，辦公室的很多事情你都頂上了，跟大家配合得也挺好，還經常早出晚歸的，很辛苦，女朋友有沒有意見呀?”聞聽此言，小黃心想:”田主任經常在夸贊別人之后，再給人布置任務，今天可別……“
不過，他還是真心實意地說道：“不算什么，都是大伙一起干的。劉主任也經常給我通電話，指導我干了不少事情。”
“是呀，年輕人多干事才長本事。今天找你，有這么一件事。”田主任攤牌了。
“田主任，我……”小黃有點為難，想推辭，不好直說。“小黃，這件事你最合適，別人干，我不放心，可能會耽誤事。”田主任一臉焦急。
小黃受到田主任這般器重，心里自然高興，可是想到昨晚排了半個多小時才買到的票，他心里真不是滋味。但是，他知道如何擺正私事和公事之間的關系，所以，約女朋友看話劇的事情只字未提：“田主任，您說吧，什么事？”
“今天下午，省人事廳來電話，詢問年終工作情況，我想咱們培訓中心上午開的工作會很好，會議記錄是你做的，請你把有關材料整理一下，寫一篇今年培訓工作簡報，明天上班交給我修改定稿。”黃主任給小黃交代工作了，沒有任何商量的余地。
聽著田主任布置的任務，小黃不禁暗暗嘆氣�？磥恚粌H話劇看不成，而且還要挑燈夜戰(zhàn)了。
這種臨時交代的撰稿任務，還要犧牲個人休息時間才能完成的情況，在這個辦公室遇到的可多了。
點評
這個案例所反映的情況，在各單位的秘書部門具有相當的普遍性。它說明了秘書部門起草文稿工作的特殊規(guī)律性。它告訴我們，起草和辦理公文是秘書人員的份內職責。寫公文與其他文章相比具有很多不同之處。要想當好領導秘書，就必須靜下心來，很好地領會公文寫作的一些特殊之處，真正把握寫作的“ABC”。
一、公文寫作的基本特點
（一）從寫作目的來說，可謂“受領導之命，代機關立言”。
（二）從參與人員來看，可謂“集思廣益，群體行動”。
（三）從接收對象來看，可謂“有特定讀者對象，內容針對性強“。
（四）從反映內容來看，可謂”事關公務活動，方針政策性強“。
（五）從時間要求上看，可謂”刻不容緩，時效性強“。
（六）從表現形式上看，可謂”講究格式規(guī)范，不求標新立異“。
二、撰文工作的重要功能
（一）輔助領導決策。
（二）實現信息溝通。
（三）展示機關形象。
（四）提高工作效率。
三、公文寫作的要素及要求
公文一般由主旨、材料、結構和語言四個基本要素構成。
主旨是公文的靈魂，材料是公文的血肉，結構是公文的骨骼，語言則是公文的細胞。
1、公文語言
基本要求：準確、簡練、莊重、得體
常用專門詞語：
常用的稱謂詞有：“我”、“貴”、“本”、“該”等等。
常用的祈請詞有：“請”、“敬請”、“煩請”、“謹請”、“懇請”、“務請”、“希”、“望”等等。
常用的商洽詞有：“商”、“商請”、“當否”、“可否”、“妥否”、“是否可行”、“是否恰當”等等。
常用的辦理詞有：“經”、“業(yè)經”、“已經”、“前經”、“茲經”、“即經”、“并經”等等。
常用的判定詞有：“同意”、“不同意”、“照辦”、“可行”、“擬同意”、“原則同意”、“準予”等等。
常用的時態(tài)詞有：“據查”、“據反映”、“根據”、“依照”、“對照”、“參照”、“通過”等等。
常用介詞結構
表示目的的有：“為……”、“為了……”、“為著……”等，表示對象的有：“對……”、“對于……”、“關于……”、“將……”等，表示依據的有：“依據……”、“根據……”、“遵照……”、“憑……”等；
表示狀態(tài)的有：“通過……”、“對照……”、“以……”、“參照……”等，表示方法的有：“按照……”、“用……”、“按……”等，表示時間的有：“自……”、“當……”、“從……”、“在……”等，表示原因的有：“由于……”、“因為……”、“由……”、“因……”等等。
2、公文材料及其基本要求
用材要精當
用材要核實
用材要分析
用材要有序
用材要多樣化
3、公文結構及其基本要求
在結構上，公文寫作有一個結構的“基本型”，由三大塊組成全篇：開頭、主體、結尾。三 大部分的寫法也有套路：開頭一般都是寫行文的根據、目的、意義。主體部分用來敘述基本事實、闡明性質意義，或者提出措施、要求。結尾部分則是執(zhí)行要求或申報請求。
4、公文主旨及其基本要求
主旨的形成過程比較單純，醞釀時間短。
主旨大都包含行文目的和中心思想兩個部分。
主旨由領導活動和管理工作的實際需要呼喚而成。
××地區(qū)行署辦公室準備于今年四月三日至六日召開全區(qū)體育工作會議，傳達全省體育工作會議，并研究全地區(qū)第三屆運動會事宜。請你以××地區(qū)行署辦公室的名義向各市、縣人民政府、地直各有關單位擬寫一份文件（發(fā)文機關代字為×行署發(fā)，文件序號為5）。文件要求各市、縣人民政府、地直各單位派代表參加，具體為各市、縣人民政府分管體育工作的領導一人，各市、縣體委主任一人，地區(qū)教委、民委、計委、財政局、人事局、勞動局各一人；另邀請地區(qū)總工會一人參加會議。參會人員要于四月二日到地區(qū)第一招待所報到。文件另有附件一份：《××地區(qū)第三屆運動會安排意見（討論稿）。》
要求： 1、有必要的構成要素 2、格式規(guī)范（不寫版頭）
3、內容明確清楚
具體文種
一、請示
請示，是下級機關向上級機關請求批示、批準的公文。
請示是上行文，應向具有隸屬關系的直接上級機關行文。
特點：
請求性、單一性、事前行文
結構：
標題+主送機關+正文+落款+成文日期+附注
正文：發(fā)問緣由+請示事項
尾語：當否，請批準；以上請求，請予審批
二、批復
批復，是上級機關答復下級機關請示事項的公文。
批復是下行文，應向具有隸屬關系的直接下級機關行文。
特點：
被動行文、針對性、權威性
結構:
標題+主送機關+正文+落款+成文日期
正文：
引語+批復事項+尾語
引語：
1、你單位+請示標題+發(fā)文字號+收悉
2、你單位+何時+請示標題+收悉
3、你單位+發(fā)文字號+收悉
4、你單位+請示標題+收悉
2004年7月2日，紅興大學向省教委上報了增設文秘專業(yè)（�？疲┑恼埵荆瑪M于2005年9月招生，學制兩年，每年招50人，以培養(yǎng)縣以上黨政機關和企事業(yè)單位秘書工作人員為目標。隨著現代化建設事業(yè)的發(fā)展，社會對秘書的要求顯著提高，據了解，其省縣以上黨政機關和企業(yè)事業(yè)單位所需秘書的缺口就達7000人以上。開設秘書專業(yè)，培養(yǎng)高層次的秘書人才，刻不容緩，具有戰(zhàn)略意義。附件是：《普通高等學校增設�？茖I(yè)申請表》與《紅興大學秘書專業(yè)教學計劃》。
三、函
函是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文。
特點：
廣泛性、多屬性、靈活性、溝通性
類型：
商洽函、問答函、請批、批答函
結構與寫法
結構：標題+主送機關+正文+落款+成文日期
正文：
發(fā)文緣由+函事項+尾語
標題：
1、發(fā)文機關+事由+文種
2、事由+文種
3、發(fā)文機關+事由+去（復）函機關+文種
正文：
發(fā)文緣由+函事項+尾語
發(fā)文緣由：如果是去函，一般說明發(fā)函意義、根據、背景等。如果是復函，一般有引語，即引述對方函的標題、發(fā)文字號、表示收悉，進行了研究處理。
尾語
常用尾語
商洽函：“懇請協(xié)助”、“不知貴方意見如何，請函告”。
詢問函：“請速回復”、“盼復”、“請予復函”
請批準函：“當否，請審批”
答復函、批答函：“此復”、“特此專復”
第三節(jié) 公文處理
重點：公文處理流程
難點：具體環(huán)節(jié)的要求
力達燈具有限公司是一家生產燈具產品的企業(yè)。公司在發(fā)展業(yè)務的同時，還建立了與生產規(guī)模相適應的組織機構體系，形成了一套嚴明的規(guī)章制度和辦事程序。
王秘書的工作單位是公司辦公室，在辦公室主任的領導下，專門負責該公司的文案工作。每天上班，她首先處理公司的文件，根據不同情況進行相應辦理，并進行登記等收文工作。
這天，王秘書收到幾份文件，其中一份是市質量技術監(jiān)督局送來的公文，內容是通知全市將要開展產品質量專項整治行動和全面普查建檔工作，質監(jiān)局副局長將率相關工作人員前往各企業(yè)、工廠進行巡查調研，要求公司領導和生產部、品質部負責人陪同。
王秘書該如何做？
一、什么是公文處理？
公文處理就是用特定的方法、原則，對公文進行制作、加工、利用、傳遞和保管，使其完善，并且獲得必要功效的行為，它是使公文得以形成并產生實際效用的全部行為過程，是各個單位和組織實現管理職能的重要形式。
二、公文處理工作的特點
（一）獨立性
（二）連續(xù)性
（三）規(guī)范性
（四）雙軌制
三、什么是公文處理程序
是指在機關內部，按照制發(fā)、辦理與管理文案的規(guī)律，對文案工作的一系列環(huán)節(jié)所安排的工作順序。
一般來說，分為收文處理和發(fā)文處理。
四、收文處理
即收文的運轉流程，是指對收進的外機構或外單位的公文進行合理處理的方法和步驟。
收進階段：
簽收、 外登記 、啟封 、內登記 、分辦 、傳閱
閱辦階段：
擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸卷
指接收外機關寄送的文件，履行規(guī)定的確認、清點、核對、檢查手續(xù)之后，在對方的送文登記簿或回執(zhí)清單上簽字，表示文件收到的行為過程。
五查：
查數量、查收文、查封號、查包裝、查日期
指外收文人員在完成簽收工作后，對收文情況做簡要記載的過程。
注意：
不可拆封！
指文書人員收到文件后，將收件的封皮拆開，并將函件取出的一種行為過程。
拆封的范圍：
1、一般情況下，凡發(fā)到本單位的封閉文件均應由文書人員拆封。
2、寫明“親啟”或領導人名字的文件，交收件人親啟，不得私自拆封。有委托的例外。
3、凡標有機密、絕密的機要件，應交由機要室或指定管理人員拆封。
指將收來文件拆封后，在收文登記簿上將有關項目加以記錄的行為過程。
登記的形式
1、簿冊式
2、卡片式
3、聯(lián)單式
4、計算機登記表式
指文書處理部門對收文進行篩選分類后，根據文件的性質，重要程度、緩急時限與機關內各部門的職責范圍，將經過登記的收文分送給各有關部門閱知與辦理的行為過程。
凡需要呈領導人批示后再行辦理的文件，應當在文件上附《收文處理單》
指對擬辦的需送有關領導和部門閱知的文件組織傳閱和閱讀，以利于文件及時有效地處理，提高辦文效率的過程。
要求：
1、合理安排調度
2、防止丟失、泄密
3、建立傳閱登記制度
指單位綜合辦公部門或業(yè)務主管部門負責人對需要辦理的重要文件，提出初步處理方案或辦理意見，供主管或領導人批辦時參考的行為過程，也稱預案。
指單位領導人或部門負責人對文件應由誰來辦理、如何辦理提出的批示性意見的行為過程。
批辦和擬辦的區(qū)別？
單位有關部門或工作人員根據擬辦和批辦的意見，對文件所針對的事務和問題進行具體的處理和辦理的行為過程。
在文書處理流程中，具有特殊的兼跨性。
指由辦公室或文秘人員對那些需要辦復的文件，根據承辦時限要求，對文件承辦過程所實施的催促和檢查活動的行為過程。
指對文件的承辦情況和處理結果予以簡要注明的行為過程，又稱簽注。
內容：
1、一般傳閱的文件
2、需要辦理復文的
3、需要具體承辦的
王秘書是這樣做的：
王秘書拿出收文登記簿，將此份文件按照有關要求進行了登記，并取出《收文處理單》，按內容進行了填寫。再講《收文處理單》與該文件夾在一起，交給辦公室主任。辦公室主任仔細看了該文件，提出“總經理批示”的擬辦意見，讓王秘書給總經理送去。王秘書將已經提出初步辦理意見的文件拿到總經理辦公室。總經理閱讀文件后，給予批辦意見：“請副總經理負責，生產部經理和品質部經理協(xié)助，共同做好各項準備工作。”總經理打電話讓王秘書過來，讓她將這份文件和辦理意見傳達給副總經理。
王秘書將總經理批示的文件送到副總經理處，副總經理看了文件之后，對批辦意見進行了具體承辦，馬上召集生產部經理和品質部經理開會，并要求生產部和品質部共同協(xié)助，迎接產品質量專項整治行動和全面普查建檔工作組的到來，并開展有關工作。為落實各項準備工作，副總經理又召開了管理層全體會議，對加強質量管理，提高產品質量，迎接巡查和抽查的各項任務與工作進行了布置，決定在各個部門開展相應的宣傳活動和動員工作。并要求各部門首先進行自查，明天將自查情況向副總經理匯報。
辦公室準備明天再進行催辦，王秘書準備催辦通知單。
在各項工作落實完畢之后，王秘書進行了注辦。在《收文處理》單上，寫清該文件的處理情況：“該文件已批辦，由副總經理負責，生產部經理和品質部經理協(xié)助。”的字樣并填好日期，然后和原文件一起，按要求進行歸檔。
四、發(fā)文處理
指在單位內部為制發(fā)文件所進行的創(chuàng)制、處置與管理活動過程。
制文階段：
擬稿、審核、簽發(fā)、注發(fā)
制發(fā)階段：
繕印、校對、用印、登記、裝封、發(fā)送、歸檔。
指擬制文件文稿，是根據領導的交擬意見或批辦意見起草文件的行為過程。
附《發(fā)文稿紙》
指綜合部門將文稿送交領導人簽發(fā)前，對文稿進行全面的審核和修正的行為過程，又稱校核或把關。
簽發(fā)是領導人對呈批的文稿，經過最后審定，核準發(fā)出并簽署意見的行為過程。
注意：
做全面審定、按規(guī)定簽發(fā)、不越權簽發(fā)
注發(fā)是文秘人員注明經過領導人同意發(fā)出的文件如何印發(fā)的行為過程，又叫清點或編號。
是對本單位將發(fā)出的文件按照規(guī)定的項目進行統(tǒng)一文字登記的行為過程。它與收文登記沒有本質區(qū)別，只是收與發(fā)的不同。
《發(fā)文登記簿》
案例2
力達燈具有限公司為了更好地發(fā)展業(yè)務，在公司辦公會議上決定，在新年到來之后將在北京華盛大酒店召開2009年訂貨會，責成銷售部負責此項工作。
銷售部經理會后立即著手安排相關工作，要求辦公室王秘書起草有關文件。經理經過與有關方面聯(lián)系，確定了會議的有關事項，向王秘書布置工作：于2008年12月10日前發(fā)出2009年訂貨會議邀請函，會期3天，1月5日報道，報道地點在北京華盛酒店大廳。請各地的供銷商前來參加會議，會務費自理，并要求王秘書擬寫一份邀請函件，告之有關活動事項。
第六章 合 同
教學重點：合同的書面形式、結構和內容
教學難點：簽訂的原則與應注意的問題
第一節(jié) 經濟合同的性質、特點、作用
一、概念
二、合同與契約
我國法律沒有契約與合同之分，統(tǒng)稱合同。
三、合同的要素
主體：合同關系的參加者，是享有合同權利、承 擔合同義務的人，包括自然人和法人。
內容：合同主體享有的權利和義務。
客體：合同主體的權利、義務所共同指向的事物。
四、經濟合同的性質
?
《中華人民共和國經濟合同法》“總則”第二條對經濟合同的性質作了概括的說明：“經濟合同是法人之間的實現一定的經濟目的，明確相互權利和義務關系的協(xié)議。”
這個說明有以下幾層意思：
①經濟合同是法人之間的協(xié)議
（所謂法人，是對自然人而言的。是指按法律程序成立，有一定組織機構和獨立財產，能夠以自己的名義進行經濟活動，具有民事行為能力，依法享有民事權利和承擔民事義務的組織）
②經濟合同以實現一定的經濟目的為基本內容。（無償保管、借貸、委托等協(xié)議都不屬于經濟合同的范疇）
③經濟合同當事人的權利義務關系必須以書面形式加以確定。
五、經濟合同的特點
1、合法性
經濟合同的主體、客體、內容必須符合國家的相關的法律規(guī)定
2、合意性
合同的簽訂，必須是合同當事人在自愿并協(xié)商一致的情況下完成
3、有償性
合同的訂立、完成，能夠給合同的訂立主體帶來經濟利益
六、經濟合同的作用
①經濟合同是專業(yè)協(xié)作的紐帶，加強橫向經濟聯(lián)系的工具?
②經濟合同促進企業(yè)改善經營管理，加強經濟核算的有力措施?
③經濟合同在發(fā)展對外經濟關系，擴大國際經濟技術交流中也起著重大的作用。?
第二節(jié) 合同的基本則和分類?
一、原則?
1、保護債權、規(guī)范市場交易
2、合同當事人法律平等
3、公平
4、誠實信用
5、計劃
二、合同的分類（見課本）
三、作用?
①經濟合同是專業(yè)協(xié)作的紐帶?
②經濟合同促進企業(yè)改善經營管理，加強經濟核算的有力措施?
③經濟合同在發(fā)展對外經濟關系，擴大國際經濟技術交流中也起著重大的作用。?
第三節(jié) 合同的形式、內容和結構
一、合同的形式
1、書面形式
2、口頭形式
3、其他形式?
經濟合同的書面形式，從使用的情況看，有以下三種：①表格式；②條文式；③表格條文結合式。
以上三種形式從制作上看，可分為臨時書寫時和預制式。臨時書寫式合同是雙方(或幾方)當事人經協(xié)商一致后臨時設計、書寫的合同。預制合同是根據處理關系的經驗與慣例，成批地設計、印刷好空白文書樣式，合同當事人經協(xié)商后按項填寫內容就可以，預制式合同文書，又稱格式合同或規(guī)范式合同。?
二、合同書的內容和結構?
1、合同書的內容
名稱、當事人情況、主要條款、當事人簽章、簽約日期和地點
2、合同書的結構
從使用情況看分為三種形式：表格式、條文式、表格條文結合式
①標題：一般寫明合同的性質和種類
②當事人名稱：全稱、并列。若需要 可在名稱后用括號注明甲方、乙方，用“以下簡稱表述”。且必須全文通用。
××××××合同
立合同者：×××××（以下簡稱甲方）
×××××（以下簡稱乙方）
③正文
A、標的：標的是指合同雙方權利和義務所指的對象，可以是實物、勞工、工程項目等；
B、數量、質量和規(guī)格；
C、價格或酬金；
D、履行的期限、地點和方式：履行的期限是指合同雙方一致確定的合同兌現的時間；
E、違約責任：違約責任是指不按合同規(guī)定或不適當履行合同義務的制裁措施；
F、其他事項。
為了×××××，經雙方協(xié)商一致，特立此合同：
1、×××××××××
2、×××××××××
3、×××××××××
………………………………
5、本合同一式三份，雙方各執(zhí)一份，公正機關存放一份。
④結尾
結尾事項一般是采用當事人雙方左右對稱、平列的書寫方式
1.雙方當事人簽名、蓋章。單位合同要簽明雙方單位全稱、法人代表姓名，加蓋公章、專用章，還要有雙方法定代表人簽字。
2.雙方單位住址、電話號碼、電報掛號、傳真號碼、郵政編碼。
3.雙方開戶銀行、銀行開戶名、銀行帳號。
4.必要時雙方可請有關機構公證或鑒證，鑒（公）證機構可在雙方當事人情況欄后簽署有關意見。
5.標題處未寫簽約日期的，此處要寫全。
甲 方 甲 方 公證機關：（章）
單 位 名 稱：（章） 單 位 名 稱：（章） 公證意見：……
地址委托代理人：（章） 地址委托代：（章） ……………
電 話 電 話
開 戶 銀 行： 開 戶 銀 行： 公證人：（章）
帳 號 ××××× 帳 號 ×××××
簽約日期：×年×月×日
第四節(jié) 擬寫合同應注意的問題
1.應注意的問題
①條款要完備
②格式要規(guī)范
③語言要精確
④業(yè)務要精通
⑤要認真核對
⑥要嚴守合同紀律?
2.總法：合法、合理、合格?
辨析一
經 濟 合 同
立合同人：
立新化工廠第二車間（甲方）
X市第二建筑公司生產科（乙方）
為了建筑立新化工廠第二車間東廠房，經雙方協(xié)商，訂立本合同。
1、甲方委托乙方建造東廠房一座，有乙方全面負責建造。
2、全部建造費（包括材料、人才）壹拾貳萬柒仟元。
3、立新化工廠在訂立合同后先交一部分建造費，其余在東廠房建成后抓緊歸還所欠部分。
4、工期待乙方籌備就緒后立即開始，力爭三月中旬開工，爭取十一月左右交付。
5、建筑材料由乙方全面負責籌備。
6、本合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份。
立合同人
立新化工廠第二車間（公章）
主任：范秉權（私章）
X市第二建筑公司生產科（公章）
主任：任瑞輝（私章）
XX年XX月XX日
辨析二
建筑工程合同
長沙XX紡織廠（甲方） 以湖南省建筑X局一公司（乙方）
經雙方商定協(xié)議如下：
1、工作內容：甲方原有女工宿舍（均系平房）8000平方米，現擴建20000平方米，其余拆除4000平方米。新廠房要求五層鋼筋水泥結構（詳見圖紙）。
2、建筑費用：全部建筑工程費用300萬元（詳見清單），所有建筑材料均由乙方負責采辦。訂立合同后甲方先付給乙方工程費200萬元，余款在宿舍建成驗收后十天全部付清。
3、建筑工期：1996年2月15日開工，1996年10月20日竣工。
4、經濟負責：廠房如能按期付款，每超過一天應賠給建筑公司
按工程費千分之一的賠償金，建筑公司如不能按期完成施工 任務，每超過一天，廠房可在工程費用中扣除0.1%作為賠償。
6、施工期間的人身安全由乙方負責。
7、本合同一式四份，雙方各執(zhí)一份，鑒證機關一份，建設銀行
一份。
甲方:（單位蓋章） 乙方：（單位蓋章）
代表：（簽章）王東陽 代表：羅秀成
電話號碼：3567857 電話：4021713
開戶銀行：市建行 開戶銀行：省建行
賬號：23657-0273 賬號：67895-28031
鑒證機關：（單位蓋章）
代表人（簽章）吳有良
電話：3024715
根據下屬材料，擬寫一份合同：
廣東省××縣紅光供銷公司的代表王運明于1998年9月17日與云南省××市昌隆羽毛廠的代表李發(fā)奎簽訂了一份合同。雙方議定公司方購買廠方加工的白鵝標準毛，88規(guī)格（按部頒標準）共50噸，每噸26，400元，要求1998年10、11、12三個月的每月下旬分三批用火車運往廣州站。由廠方代公司辦理火車貨運手續(xù)，運費由公司方承擔。廠方發(fā)貨后，憑鐵路運單及發(fā)票向公司方報銷。甲方在受到貨物的第三天內，必須通過銀行轉帳付款，每延期一天，違約方應按經濟損失總值的萬分之一計算罰金，付給對方。如質量不合議定標準，按部頒標準檢驗后重新估價，廠方賠償損失外，，還應付給公司方損失總值千分之三的罰金。合同由××市工商行政管理局鑒證后生效。合同正本兩份，供銷公司、羽毛廠各執(zhí)一份，副本六份，雙方各執(zhí)三份，分送銀行、鑒證部門、有關領導部門存查。紅光供銷公司地址在廣東省××縣海云路76號，電報掛號3987，開戶銀行：海云支行，帳號021978，郵編450003；昌隆羽毛廠地址在云南省××市西山路231號，電報掛號6078，開戶銀行：西山分行，帳號107864，郵編210008 。
第七章 計 劃
重點：制定計劃的步驟和格式。
難點：寫作計劃的要求。
第一節(jié) 計劃的概念和作用
一、計劃的概念
二、計劃的作用
是管理活動中不可缺少的一個環(huán)節(jié)，是提高辦事效率，使各項學習，工作順利進行的重要前提，是預防和克服學習、工作中可能發(fā)生的一些偏差，缺陷的重要手段。計劃是上級部門檢查工作，本單位，本部門進行自查和總結經驗的重要依據。
第二節(jié) 計劃的種類和特點
一、計劃的種類
1、按內容分，有生產、工作、教學、財務、學習、科研計劃等。
2、按范圍分，有國家、部門、單位、科室、班組、個人計劃等。
3、按時間分，有年度、季度、月份計劃、或長期、短期計劃等。
4、按性質分，有綜合性計劃和專題性計劃等。
5、按效力分，有指令性計劃和指導性計劃等。
二、計劃的特點
政策性、預測性、科學性、可行性、指導性、約束性
第三節(jié) 制定計劃的步驟和格式
一、制定計劃的步驟
需經過準備、草擬、審定三個階段
注意：
二、計劃的格式
條文式計劃
表格式計劃
第四節(jié) 寫作計劃的要求
一、必須遵循黨和國家的方針政策
二、實事求是，量力而行。
三、重點突出，有針對性
四、保持穩(wěn)定性，注意修改
第八章 總結
重點：總結的結構和寫作。
難點：寫總結應該注意的問題。
第一節(jié) 總結的意義和特點
一、總結的意義
二、總結的特點
檢驗性、梳理性、概括性、理論性、條理性
第二節(jié) 總結的內容和類型
一、總結的內容
基本情況、成績與問題、經驗教訓、努力方向
二、總結的類型
綜合性總結、專題性總結
第三節(jié) 總結的結構和寫作
標題、正文、落款、時間
第四節(jié) 寫總結應該注意的問題
一、要抱著實事求是的態(tài)度
二、要深入實際調查研究
三、要了解領導意圖
四、要注意材料的收集和使用
五、要注意表達方法和語言的
第九章 市場調查報告
重點：市場調查報告的結構、寫法及應 該注意的問題。
難點：市場調查報告寫作應注意的問題。
一、什么是市場調查
市場調查就是對商品及勞務的相關信息進行系統(tǒng)的設計、收集、記錄、分析和報告的過程。
二、市場調查問卷的設計
1、問卷及類別
調查問卷，又稱調查表，是調查者根據一定的調查目的精心設計的一份調查表格，是現代社會用于收集資料的一種最為普遍的工具。
（1）根據市場調查中使用問卷方法的不同，可將調查問卷分成自填式問卷和訪問式問卷兩大類。
（2）根據問卷發(fā)放方式的不同，可將調查問卷分為送發(fā)式問卷、郵寄式問卷、報刊式問卷、人員訪問式問卷、電話訪問式問卷和網上訪問式問卷六種。其中前三類大致可以劃歸自填式問卷范疇，后三類則屬于訪問式問卷。
2、問卷的基本結構
(1)問卷的基本要求
一份完善的問卷調查表應能從形式和內容兩個方面同時取勝。
從形式上看，要求版面整齊、美觀、便于閱讀和作答 .
從內容上看，一份好的問卷調查表至少應該滿足以下幾方面的要求：
a 問題具體、表述清楚、重點突出、整體結構好。
b 確保問卷能完成調查任務與目的。
c 調查問卷應該明確正確的政治方向，把握正確的輿論導向，注意對群眾可能造成的影響。
d 便于統(tǒng)計整理。
2、問卷的基本結構
問卷的基本結構一般包括四個部分，即說明信、調查內容、編碼和結束語。
a說明信
說明信是調查者向被調查者寫的封簡短信，主要說明調查的目的、意義、選擇方法以及填答說明等，一般放在問卷的開頭。
b 調查內容
問卷的調查內容主要包括各類問題，問題的回答方式及其指導語，這是調查問卷的主體，也是問卷設計的主要內容。
C編碼
編碼一般應用于大規(guī)模的問卷調查中。因為在大規(guī)模問卷調查中，調查資料的統(tǒng)計匯總工作十分繁重，借助于編碼技術和計算機，則可大大簡化這一工作。
d結束語
結束語一般放在問卷的最后面，用來簡短地對被調查者的合作表示感謝，也可征詢一下被調查者對問卷設計和問卷調查本身的看法和感受。
3、問卷設計的過程
問卷設計的過程一般包括十大步驟，確定所需信息、確定問題的類型、確定問題的內容、研究總的類型、確定問題的提法、確定問題的順序、問卷的排版和布局、問卷的測試、問卷的定稿、問卷的評價。
調查問卷樣本
第一節(jié) 市場調查報告的概念和作用
一、市場調查報告的概念
一份完整的市場調查報告應該具備三要素：
基本情況。即對調查結果的描述與解釋說明，可以用文字、圖表、數字加以說明。對情況的介紹要詳盡而準確，為下一步做分析、下結論提供依據。 分析與結論。對上述情況數據進行科學的分析，找出原因及各方面因素的影響，透過現象看本質，得出對調查對象的明確結論。 措施與建議。通過對調查資料的分析研究，對市場情況有了明晰的認識。針對市場供求矛盾和調查發(fā)現的問題，提出建議和看法，供領導決策參考。
市場調查報告范文
第十章 畢業(yè)論文
教學重點:畢業(yè)論文的寫作
教學難點:畢業(yè)論文的寫作技巧
一、畢業(yè)論文的概述和適用范圍
1、畢業(yè)論文是高等院校的應屆畢業(yè)生對所學專業(yè)的某個領域中的問題進行深入研究、探討、表達自己研究成果的文章。
2、畢業(yè)論文是對學生在校期間學習成果的總結，它充分展示了學生運用所學知識，研究實際問題的綜合能力，同時也為今后從事工作和科學研究打下良好的基礎。
3、畢業(yè)論文適用于高等院校各級各類的畢業(yè)生。
二、畢業(yè)論文的種類及特點
1、畢業(yè)論文：�？齐A段，學術性要求一般；
2、學士論文：本科階段，要求能在一定的層面上解決問題；
3、碩士論文：碩士研究生階段，學術性強，能在專業(yè)的前沿上完整地分析、解決問題，觀點有創(chuàng)新；
4、博士論文：博士研究生階段學術性非常強，在專業(yè)的前沿或交叉學科上，能發(fā)現問題、分析問題、解決問題，并形成自己獨特的觀點，以指導實際工作。
三、畢業(yè)論文的寫作格式
1、標題（高度概括、簡明扼要、準確鮮明）
2、作者署名（標題下正中）
3、摘要（內容提要，即內容的高度概括）
4、關鍵詞（代表內容特征的名詞術語）
5、正文
（1）緒論
（2）本論
（3）結論
6、注釋
7、參考文獻目錄
四、例文評析
五、畢業(yè)論文寫作要求及注意事項
1、恰當的選題
2、了解課題研究現狀
3、調查研究，豐富論文內容
4、擬訂詳細的論文提綱
5、反復修改，精益求精
第十一章 簡 報
教學重點：簡報的工作技巧
教學難點：理論和實際聯(lián)系
一、簡報的使用范圍
報告工作、了解情況、指導工作；
溝通情況、交流經驗、開展工作
二、簡報的類型
1、按時間分
2、按內容分
3、按問的涉及面分
4、按發(fā)送范圍分
三、簡報的作用
1、反映情況，提供參考
2、指導工作，傳達文件，樹立典型，推廣經驗
3、相互學習，相互交流，取長補短
四、簡報的基本格式與寫作
1、報頭
名稱、編印單位、期數和印發(fā)日期
2、正文
（1）按語
（2）目錄
（3）標題
（4）開頭
（5）主體
（6）結尾
3、報尾
（發(fā)送范圍及份數）
五、例文評析
改錯并重寫：
報告
我鄉(xiāng)解放至今，農民飲水困難，鄉(xiāng)政府決定把西山河水引進村民集中的蓮花村，但資金不足，需向南河縣府申請補助。此致敬禮。
前進鄉(xiāng)政府
2008、12
第十二章 其他日常應用文書寫作
教學重點：倡議書和申請書
教學難點：申請書的寫法
一、請柬
1、請柬的概念和種類
2、請柬的寫法
（1）標題
（2）稱謂
（3）正文
（4）落款
（5）附加語
3、請柬寫作注意事項
（1）表意周全，措辭的體
（2）設計美觀，講究藝術
（3）場合得當，發(fā)送適時
【 范 文 】 ×××女士/先生： 茲定于9月12日晚7∶00－9∶00在市政協(xié)禮堂舉行仲秋茶話會，屆時敬請光臨。 此致 敬禮！ ××市政治協(xié)商會
2000年9月10日
二、聘書
1、聘書的概念和種類
2、聘書的結構和寫法
（1）標題
（2）稱謂
（3）正文
（4）落款
3、聘書寫作注意事項
（1）發(fā)前協(xié)商
（2）語言精練，注意禮儀
（3）形式樸實、美觀、大方
【 范 文 】
【 范 文 】
三、申請書
1、申請書的概念和種類
2、申請書的結構和寫法
（1）標題
（2）稱呼
（3）正文
（4）結尾
（5）落款
四、倡議書
1、倡議書的概念和特點
（1）對象的群眾性和不定性
（2）內容的號召力和公開性
（3）使用范圍的廣泛性
2、倡議書的結構和寫法
（1）標題
（2）稱呼
（3）正文
（4）落款
3、倡議書寫作注意事項
（1）要有針對性
（2）要實事求是
（3）語言要精練
4、例文分析
五、祝詞
1、祝詞的概念和種類
2、祝詞的結構和寫法
（1）標題
一行標題法、正副標題法、肩題正題法
（2）正文
呼語、開頭、主體、結尾
六、賀詞
1、賀詞的概念和使用范圍
2、賀詞的結構和寫法
（1）標題
（2）正文
稱謂、開頭、主體、結尾、落款
第十三章 協(xié)調關系
教學重點：協(xié)調的概念及協(xié)調的特征與協(xié)調的要 素，協(xié)調的原則和手段。
教學難點：協(xié)調的概念及協(xié)調的特征與協(xié)調的要素，協(xié)調的原則和手段。
一、協(xié)調的概念
（一）正確理解協(xié)調的概念應掌握協(xié)調的如下特征：
1、秘書協(xié)調具有從屬性；
2、秘書協(xié)調具有綜合性；
3、秘書協(xié)調具有“彈性”和“軟性”。
（二）正確理解協(xié)調的概念應掌握協(xié)調的要素：
1、協(xié)調者——協(xié)調的主體；
2、協(xié)調對象——協(xié)調的客體；
3、協(xié)調意圖——協(xié)調的依據；
4、協(xié)調目標——協(xié)調的目的；
5、協(xié)調環(huán)境。
二、協(xié)調的范圍和程序
（一）協(xié)調的范圍
1、從協(xié)調對象看有：組織關系協(xié)調、工作關系協(xié)調、人際關系協(xié)調；
2、從協(xié)調的方向看有：縱向協(xié)調、橫向協(xié)調、內部協(xié)調。
（二）協(xié)調的程序
受托→審理→核查→協(xié)商→處理
三、協(xié)調的原則和手段
（一）協(xié)調的原則：秘書協(xié)調活動是原則性與靈活性在協(xié)調實踐中的有機統(tǒng)一，以下原則對于協(xié)調工作具有普遍的指導意義：
1、信息疏導原則
2、注重整體原則
3、平等協(xié)調原則
4、以變應變原則
5、分級負責原則
（二）協(xié)調的手段
1、會簽與會稿
2、會議與會商
3、座談討論
四、用本節(jié)所學知識，分析下述案例：
第二節(jié) 秘書人際關系的協(xié)調
一、什么是秘書人際關系
理解秘書人際關系，需掌握秘書人際關系所具備的三個特征：
1、公務性：秘書人際關系的建立和協(xié)調都離不開公務活動，有很強的業(yè)緣性。
2、從屬性：秘書工作服務于領導活動，秘書人際關系的建立與調節(jié)也必須著眼于領導活動的需要。
3、復雜性：秘書人際關系涉及面廣、對象復雜，因此對秘書人員的交往能力提出了很高的要求。
二、秘書人際關系協(xié)調的主要內容及方法與原則
（一）同級關系的協(xié)調
1、同級關系是指同一組織內秘書人員與其他部門工作人員之間的相互關系。
2、尊重既分工又合作的工作關系，從整體利益出發(fā)，克服困難，發(fā)揮能動性，協(xié)調好同級關系。
（二）與領導者關系的協(xié)調
1、秘書人員與領導者的關系
2、與領導者關系的協(xié)調原則
1）追求一致的原則；
2）積極適應的原則；
3）維護團結的原則；
4）講究藝術的原則；
5）諍諫的原則。
第三節(jié) 秘書與公共關系
一、公共關系的定義及內涵
二、秘書工作與公共關系的相通之處
1、從職能上看
2、從機構上看
3、從性質和作用上看
4、從工作方式上看
5、從人員素質要求上看
三、秘書的公共關系意識
1、組織形象意識
2、公眾至上意識
3、重視信息意識
4、溝通協(xié)作意識
5、環(huán)境預警意識
第十四章 接待工作
重點：接待的涵義、類型；接待工作的要求；接待工作的程序和方法
難點：接待工作的要求、接待工作的程序和方法
第一節(jié) 接待工作概述
一、接待的涵義
一、接待定義及內涵
接待活動的構成要素通常包括：
1、來訪者——接待的對象；
2、接待者——接待的主體（秘書人員、相關領導、其他接待人員）；
3、來訪意圖——來訪者期望目標；
4、接待方式——接待規(guī)格、程序和方法等。
二、接待的類型
1、按接待對象的國別分類
1）內賓接待；
2）外賓接待。
2、按接待的組織關系分類
1）上級來訪接待；
2）平級來訪接待；
3）下級來訪接待；
4）群眾來訪接待。
三、接待工作的作用
1、代表作用
2、聯(lián)絡作用
第二節(jié) 接待工作的要求
工作要求
熱情大方
細致周到
確保安全
儉省節(jié)約
內外有別
第三節(jié) 接待工作的程序和方法
一、接待工作的一般程序
1、搜集來賓情況，判斷來訪用意；
2、擬訂接待方案；
3、準備接待材料；
4、組織雙方活動；
5、處理善后工作。
二、外事接待工作的一般程序
1、準備工作
2、迎接工作：
3、安排日程：一般由負責人出面，與外賓商談，確定活動日程。
4、安排會見、會談
5、宴請工作
6、參觀游覽
7、生活安排
8、籌備禮品
9、新聞報道
10、安全保衛(wèi)
三、接待內賓的方法
1、接待上級領導機關來賓的方法
2、接待平等機關來賓的方法
3、接待本系統(tǒng)來賓的方法
四、用本章所學知識，分析下述案例：
第十五章 事務處理
重點：事務處理的涵義、特點及意義；值班的功能、值班工作的任務、值班工作制度；隨從工作的特點與原則；印章的管理。
難點：事務處理的涵義、特點及意義；隨從工作的特點及原則。
第一節(jié) 事務處理概述
一、事務處理的涵義
事務有狹義和廣義之分。秘書學中，狹義的事務是指與領導活動有關的一切日常工作，包括決策、計劃、組織、指揮、監(jiān)督等活動中的各項事務；廣義的事務還包括機關后勤服務的內容，如車輛、財務、房產、食堂、物品、環(huán)境等管理。本章節(jié)討論的是狹義的事務處理。
二、事務處理的特點
1、廣泛性
2、重復性
3、智能性
三、事務處理的意義
1、事務處理是組織有效運轉的重要條件；
2、事務處理是協(xié)助領導決策的重要途徑；
3、事務處理是發(fā)揮參謀作用的重要前提。
四、補充閱讀
我和微軟的成功因為有露寶
第二節(jié) 值班事務
一、值班的涵義與功能
（一）涵義：
據不同標準，可分為不同的類型：
1、按職責范圍：綜合值班、專項值班
2、按人員分工：固定值班、輪流值班
3、按時間特征：永久值班、臨時值班
（二）值班的功能
1、聯(lián)絡
2、過濾
3、應急
二、值班工作的任務
1、承接上級指示；
2、負責電話事務；
3、接待來訪人員；
4、掌握領導者行蹤；
5、承辦臨時事項；
6、編寫值班材料。
三、值班工作制度
1、崗位責任制度
2、請示、報告制度
3、交接班制度
4、保密制度
四、根據本章所學知識，分析案例：
第三節(jié) 隨從事務
一、隨從事務的特點
1、流動性強；
2、綜合性；
3、復雜性。
二、隨從工作的過程
1、準備階段
了解出訪意圖、目的、對象和內容；
了解參加出訪人員；
是否要求被訪單位做準備、做哪些準備；
擬訂出訪方案和日程安排；
搜集和掌握有關法規(guī)、文件、資料等，熟悉被訪地區(qū)歷史、地理、氣候、交通、風土人情等；
備好辦公用具、常用藥物、照相機、收錄機等。
2、出訪階段
協(xié)助領導安排察看現場、個別訪問、開座談會等；
做好相關文字工作；
及時、準確地搜集情況，發(fā)現問題，提出建議；
辦理好日常事務，協(xié)調關系，化解矛盾，保證領導者的生活和休息；
與本組織的領導機關和辦公室保持聯(lián)系，暢通信息。
3、結束階段
安排返程；
整理有關資料；
差旅費報銷；
總結。
三、隨從工作的原則
1、謙虛謹慎，平易近人，與基層和群眾建立良好關系；
2、精心組織，細致安排，周到服務；
3、以身作則，嚴于律己，不搞不正之風。
第四節(jié) 印章管理
一、印章的制發(fā)
1、屬于秘書機構管理的印章一般有兩種：一種是本機關的公章，另一種是本機關領導者因工作需要而刻制的個人簽名章或圖章。
2、印章的制發(fā)是一項嚴肅的工作，有以下要求：
印章要在機關被正式批準成立后由上級機關頒發(fā)，或經批準持上級機關證明制作；制作機關內部印章必須持本機關證明。
印章必須在持有公安部門頒發(fā)的特種行業(yè)營業(yè)執(zhí)照的刻字單位制作；
驗收合格的印章，要進行詳細登記，并留下印模，以備查考；
印章的形體規(guī)格要符合標準，嚴格按照中央和國務院的有關規(guī)定執(zhí)行。
二、印章的使用
1、印章啟用時，應辦理領用手續(xù)，并向下屬單位和部門發(fā)出啟用印章的通知；
2、印章一般規(guī)定由秘書機構統(tǒng)一管理，由專人具體負責使用。使用印章須經領導者批準并進行登記。
3、使用印章的要求是：
蓋印時用力均勻；
正式公文在文末落款處蓋章；帶存根的公函或介紹信要蓋兩處印章：一處蓋在公函連接線上，一處蓋在單位落款處；
在落款處加蓋的印章要“騎年蓋月“。”
三、印章的保管
1、專人保管；
2、存放于專柜，隨用隨取隨鎖；
3、不得將印章攜出室外，不得委托他人代為用印或保管，更不能以印謀私；
4、印章丟失，須報上級機關，并向公安機關登記，聲明作廢；
5、廢止印章，應將原印章及時上交原制發(fā)機關，以便封存或銷毀，所有銷毀的舊印章都要留下印模以備日后查考。
四、案例分析：
第五節(jié) 電報、電傳、傳真、電子郵件
一、電報
1、電報是由文字翻譯成數碼的快速通信方式。通常有國內電報、國際電報兩種。
2、電報具有傳遞信息迅速、準確性高、安全保密等優(yōu)點。
3、電報有其“電報用語”，使用時應遵循。
二、電傳
1、 電傳又稱用戶電報，是由電信部門在用戶處安裝電傳打字機，通過國際電信系統(tǒng)設備，與同樣安裝有電傳打字的另一用戶直接收發(fā)電文的先進通信形式。
2、電傳的優(yōu)點：
方便、迅速
操作簡便
準確、可靠
經濟高效
3、電傳文稿的起草要求在意思明確、完整的前提下，辦求簡短精煉。
三、傳真
1、傳真作為一種現代化的通信手段，融會了光學、化學、電子、半導體等學科的內容，使通過電話線路傳遞文字圖像成為可能。
2、傳真的優(yōu)點：逼真、迅速
3、傳真稿的格式：正式和非正式兩種。
4、傳真機是安裝在電話線路上的，其電信信號極易竊取，須注意安全問題。
四、電子郵件
1、電子郵件是一種通過計算機網絡與其他用戶進行聯(lián)系的高效、廉價的現代化通信手段。
2、其優(yōu)點顯著：
傳遞迅速；
功能強大；
使用方便；
暢通無阻；
3、電子郵件系統(tǒng)還可將聲音、圖像、影像結合，成為多媒體信息傳送的重要手段。
第十六章 差旅安排
重點：國內商務旅行
難點：出國商務旅行
第一節(jié) 國內商務旅行的準備
秘書要了解上司進行商務旅行的原因和目的地，才能有針對性地做準備。
一、需要了解的情況
1．商務旅行的原因
2．地點
3. 時間
4.人員安排
二、應該做的準備工作
1.選擇、預訂交通工具
①預訂車票
②預訂飛機票
③取票
④除了機票、車票以外，還要明確接送站的交通工具
2.預訂旅館
3.預支差旅費
4準備資料和行裝
①根據商務活動內容選擇所需資料、文件。
②辦公用品種類
③旅行資料內容
④個人用品
5.制訂商務旅行計劃和日程表
①商務旅行計劃。
②日程表。
第二節(jié) 出國商務旅行的準備
一、出國手續(xù)
1.辦理護照
①撰寫出國申請
②辦理護照手續(xù)
注：拿到護照后，要認真檢查姓名、出生年月、性別、身份等內容。
2.辦理簽證
3.辦理《國際預防接種證書》
注：領到黃皮書后，要認真檢查，看姓名等內容是否與護照一致，檢疫機關的蓋章、醫(yī)生的簽字是否清晰，已經接種的疫苗是否記錄在案。
4.辦理出境登記卡
5.訂購機票
6.辦理保險
二、出入境 手續(xù)
1.邊防檢查
2.海關檢查
3.安全檢查
4.檢疫
三、其他準備
1.掌握時差換算
2.兌換外幣
3.準備適當的禮物
4.了解所到國的背景資料
5.準備資料和各種證件
6.準備行裝
7.制訂用品行裝一覽表
第三節(jié) 出國商務旅行的禮儀
一 、乘飛機的禮儀
1.候機時的禮節(jié)
2.在飛機上的禮節(jié)
二、下榻賓館的禮節(jié)
1.接待來訪的客人
2.住宿禮節(jié)
3.正確使用設備
4.注意事項
三、公共場合的禮節(jié)
1.與他人保持適當距離
2.靠右行走
3.在一切公共場合都要保持安靜
第十七章 會議組織
重點：
難點：
第一節(jié) 會議的組織
一、會議概述
會議是現代社會政治經濟往來中一種最普遍最廣泛的活動形式。通過會議，人們可以達到協(xié)調立場、交流溝通和統(tǒng)一行動的目的。
1、會議的基本功能
（1）信息溝通
（2）體現民主
①管理者直接了解下情和民意
②實現集體領導原則。
③實現民眾民主權利。
（3）科學決策
（4）協(xié)調與合作
（5）聯(lián)絡感情
2、會議的分類
（1）按會議的性質劃分
①法定性會議
②非法定性會議
③正式會議和非正式會議
（2）按與會者來源或賭注地域范圍劃分
①國際性會議
②全國性會議
③地域性會議
④單位性會議
（3）按會議的功能與任務劃分
①決策性會議
②工作性會議
③學術性會議
④學術性會議
⑤彰顯性會議
⑥會商性會議
⑦信息性會議
⑧商貿性會議
（4）按會議的方式劃分
①現場會。
②觀摩會
③座談會
④招待性宴會
⑤電視電話會
⑥網絡會議
（5）按會議的發(fā)起者（舉辦者）劃分
①協(xié)會會議
②公司會議
③其他組織會議
二、會議前的準備
1、印發(fā)會議通知
（1）會議通知的內容
①會議名稱
②主辦者
③會議的內容
④參加對象
⑤會議的時間
⑥會議地點
⑦其他事項
⑧聯(lián)絡信息
（2）回執(zhí)或報名表
（3）會議通知的種類和方式
2、制作會議證件
（1）會議證件類型
①代表證
②出席證
③列席證
④來賓證
⑤簽到證
⑥工作證
⑦記者證
⑧通行證
（2）會議證件的格式
會議證件的格式通常包括：
①會議名稱；②會徽；③姓名；④照片；⑤證件類別；⑥級別或代號；⑦證件編號；⑧會議日期；⑨涉外會議證件可用中文和外文兩種文字，外文排在中文正方。
3、準備會議文件與材料
（1）會議文件
①主持詞
②開幕詞
③閉幕詞
④講話稿
（2）資料袋
①會議議程
②讓與會者了解的有關領導（或權威人士）將在會議上作報告的提綱或報告的主要內容。
③有關圖文資料
④與會人員在會上講座或交流發(fā)言時需要做記載的表格
4、準備會議的物品與設施
現代會議活動所使用的物品與設具施眾多，每一種物品與設施都有獨特功能。概括起來，會議用品和設施主要包括以下幾類：
①會場基本設施
②會場裝飾用品
③會場視聽器材
④會議通信設施
⑤常用文具和印刷設備：如筆、紙
⑥交通工具：如轎車、大巴
⑦會議專門用品：如頒獎會的物品
⑧生活衛(wèi)生用品
5、預算和籌集會議經費
①行政事業(yè)經費撥款
②主辦者分擔
③與會者分擔個人費用
④社會贊助
⑤轉讓無形資產使用權
6、會場布置
（1）會場座位格局設計和安排
（2）座區(qū)劃分與座位排列
①按與會者的資格劃分和排列
②按團組劃分和排列
③按代表資格和團組順序混合排列
（3）會場裝飾
①會標
②會徽
③標語
④旗幟
國旗的懸掛
彩旗的懸掛
⑤植物和花卉
⑥燈光
4）主席臺布置
①主席臺的座位格局
②講臺
③話筒
④休息室
⑤主席臺的座次安排
（5）座位標志
座位標志是指引與會者的各種標志。
7）會前檢查
三、 會議期間的組織管理
1、報到與簽到
2、安排住宿
3、會議記錄
①會議概況
②會議進程
③會場情況
④簽署
4、會議簡報
5、處理議案和提案
第二節(jié) 會議服務
一、 接站服務
1、確定迎接規(guī)格
2、豎立接待標志
3、掌握抵達詳情
4、開設專用通道與休息室
5、組織歡迎隊伍和安排獻花
6、免檢與專檢
7、迎送交通工具與陪車
二、引導服務
三、返程服務
1、預定返程票
2、結算費用
3、檢查會場與房間
4、送行
四、 會議客房服務
1、客房安排的原則
2、客房服務要求
①服務人員不要動房間桌椅上有文字的記錄和資料，不要翻閱會議的種類文件。
②對房間內的垃圾處理要十分慎重，對垃圾簍里的丟棄紙張必要時用碎紙機做粉碎處理，避免泄密。
③客房往往是與會者相互交流的場所，樓層服務人應主動、及時提供機動坐椅，增添房內的茶杯、茶葉，確保開水供應。
④會議期間床上用品非特殊情況不必每天更換，可2~3天更換一次。
⑤圍繞會議主題，在客房內做些簡單裝飾，增加會議氣氛，提高會議效果。
五、會議餐飲服務
1、會議菜單設計原則
2、餐飲服務要求
3、會議的宴會服務
六、會議保密服務
1、會場保密
2、文件保密
3、宣傳報道保密
4、器材和通信設備保密
5、人員保密
第十八章 辦公室日常事務管理
重點：
難點：
第一節(jié) 辦公室環(huán)境的維護和管理
一、辦公室環(huán)境的構成
1、構成辦公環(huán)境的要素
（1）空氣
（2）光線
（3）聲音
（4）空間
（5）綠化
2、辦公室的布局類型
（1）開放式辦公室布局
（2）封閉式辦公室布局
3、辦公布局安排應考慮的主要因素
①本企業(yè)的規(guī)模和員工人數
②企業(yè)的機構設置和工作設計。
③企業(yè)經營的性質和內容，業(yè)務部門的職能特點。
④確保公司部門之間的聯(lián)系，科學有效地設計工作流程。
二、秘書對辦公責任區(qū)的管理
1）秘書的辦公責任區(qū)
秘書的責任區(qū)域一般包括：個人辦公責任 區(qū)、公用區(qū)域、上司的辦公區(qū)域。
個人辦公責任區(qū)
公用區(qū)域
由你輔助的上司的辦公區(qū)域
2、秘書對辦公責任區(qū)的管理
（1）秘書要經常清潔、整理個人的責任區(qū)
（2）主動清潔、整理本人參與的公用區(qū)域
（3）自覺整理上司的辦公區(qū)域
（4）辦公環(huán)境中覺的有礙健康和安全的隱患。
第二節(jié) 辦公用品的管理和發(fā)放
一、識別辦公用品和易耗品
①紙薄類
②筆尺類
③小裝訂類
④歸檔用品
⑤辦公設備專用易耗品
二、辦公用品的采購
（1）合理計劃
（2）正確選擇辦公設備和辦公用品的供貨商
（3）加強庫存記錄和庫存監(jiān)督，加強保管
三、辦公用品的發(fā)放
（1）健全發(fā)放制度
（2）建立嚴格的發(fā)放登記制度，嚴格審批手續(xù)
（3）認真清點，核實發(fā)放
（4）制訂有效的辦公用品節(jié)約制度
（5）嚴格辦公設施的使用制度
第三節(jié) 辦公室電話工作
一、使用電話的基本禮儀
1態(tài)度要熱情周到、禮貌友好
2口齒清晰，聲音愉快自然
3語言簡潔明了、得體準確、和諧有序
4提高電話工作效率，注意保密
5簡潔、完整、準確、快捷地處理電話留言
二、了解辦公電話的主要功能和系統(tǒng)，更好地提高電話工作的效率。
1、辦公電話系統(tǒng)
①鍵式或按鈕式電話系統(tǒng)
②專用小型交換機系統(tǒng)
2、電話機的功能
第四節(jié) 郵件信函處理概述
一、郵件寄發(fā)程序
1、做好郵件的準備和核對工作
2、提請上司簽發(fā)郵件
3、郵件的裝封與折疊
4、查對收信人的相關信息
5、將郵件分類
6、做好登記
7、選擇適當的郵寄方式
二、 郵件接收程序
1、簽收
2、拆封
3、登記
4、分類
5、及時處理郵件
6、將與自己有關的工作記錄下來
7、呈送郵件
三、 上司外出時秘書處理郵件的方法
1、常見情形的處理
2、注意事項
孔子:是我國歷史上第一位禮儀學專家，他把“禮”作為治國安邦的基礎。他主張“為國以禮” ，“克己復禮” ，并積極倡導人們“約之以禮” ，做“文質彬彬”的君子。
孔子:是我國歷史上第一位禮儀學專家，他把“禮”作為治國安邦的基礎。他主張“為國以禮” ，“克己復禮” ，并積極倡導人們“約之以禮” ，做“文質彬彬”的君子。
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