這是一個關于西門子plc培訓機構PPT（部分ppt內(nèi)容已做更新升級），主要介紹了會議概述、會前準備、會務實施、會后總結、大型會議中的會務工作、電話會議的參加與組織等內(nèi)容。培訓是給新員工或現(xiàn)有員工傳授其完成本職工作所必需的正確思維認知、基本知識和技能的過程。是一種有組織的知識傳遞、技能傳遞、標準傳遞、信息傳遞、管理訓誡行為。其中以技能傳遞為主，側重上崗前進行。為了達到統(tǒng)一的科學技術規(guī)范、標準化作業(yè)，通過目標規(guī)劃設定知識和信息傳遞、技能熟練演練、作業(yè)達成評測、結果交流公告等現(xiàn)代信息化的流程，讓員工通過一定的教育訓練技術手段，達到預期的水平，提高目標。目前國內(nèi)培訓以技能傳遞為主，時間在側重上崗前。

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會議組織培訓教程l1L紅軟基地
第一節(jié)：會議概述 l1L紅軟基地
 （一）、會議l1L紅軟基地
會議就是把人們組織起來討論和研究問題的一種形式。 l1L紅軟基地
（二）、會議要素l1L紅軟基地
（三）、會議的不同分類 l1L紅軟基地
 1、按照會議的規(guī)模劃分l1L紅軟基地
按照會議的內(nèi)容含量給會議劃分類型，實質上是根據(jù)某次會議討論議題的情況來劃分。依據(jù)這一標準，可將會議分為兩類：l1L紅軟基地
（2）、專題性會議。這類會議一次只集中解決一方面的問題，討論研究一方面的工作或事情。會議議題具有單一性或專一性。如××經(jīng)驗交流會；×節(jié)日慶祝活動會；當然，這類會議在一個集中的議題下面根據(jù)所涉及具體問題、工作、事情的不同，可以分若干方面進行討論和研究。l1L紅軟基地
（1）、定期會議。指按照一定的時間間隔或一定的循環(huán)周期固定召開的會議，亦稱例會。如辦公例會、早會、檢修晚會各種定期召開的經(jīng)驗交流會、討論會等。l1L紅軟基地
按照會議的級別劃分是依據(jù)我國黨政領導機構從中央到地方的不同等級劃分或企業(yè)從總部到分公司劃分的，比如集團公司2008年年中總結會、型材公司2008年年中總結會分會場、***海螺辦公室列會。 l1L紅軟基地
會務工作的具體內(nèi)容 l1L紅軟基地
      無論開展何種會議的會務工作，其總的要求是：充分準備、嚴密組織、服務周到、確保安全。辦公室工作人員在會議的主要會務工作具體而又瑣碎，就其完成和處理的時間順序來劃分，可以分為會前、會中、會后三個階段進行。 l1L紅軟基地
第二節(jié)  會前準備l1L紅軟基地
會前要做的充分的籌劃準備工作包括以下五個步驟：l1L紅軟基地
明確要點l1L紅軟基地
       做常規(guī)會務，首先要明確領導開會的目的、任務、內(nèi)容、中心議題，參加人員、會議地點、會期。作為例會，常常是在上一次會議結束時有所交代，應當用心留意。l1L紅軟基地
   準備議題 l1L紅軟基地
       圍繞了解到的議題，要準備有關的上級文件、本機關文書材料，有關的制度規(guī)章，有關的數(shù)據(jù)圖表等。有的要先做會前調(diào)查，以掌握有關的統(tǒng)計數(shù)字、群眾反映和有關的能夠充分說明問題的資料。l1L紅軟基地
質量高的工作會議，應當不討論事先無準備的議題，這是會務工作的第一條原則。會務人員應該做好兩方面準備：l1L紅軟基地
安排會議議程l1L紅軟基地
      因為會上要討論的問題不只一個，所以，要根據(jù)事務的輕重緩急，安排好議程�？茖W地統(tǒng)籌安排會議議程是會務工作的第二個原則。l1L紅軟基地
通知開會l1L紅軟基地
        會議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話l1L紅軟基地
通知和書面通知。l1L紅軟基地
第三節(jié)  會務實施l1L紅軟基地
    1、簽到和檢查會場 l1L紅軟基地
      與會者進入會場，要檢查核對與會人員到會情況，清點人數(shù)，弄清缺席人及缺席原因，然后報告會議主持人。還要提示和保證與會者就座于適當?shù)奈恢�，以便會議按時召開，并將會議出勤情況如實記錄。l1L紅軟基地
2、集中精力，做好會議記錄 l1L紅軟基地
        會議記錄要求準確、清楚、簡潔。所以做記錄的會務人員，要事先準備好記錄用紙，要熟悉與會者發(fā)言的口音，做好會議記錄。l1L紅軟基地
3、服務性工作 l1L紅軟基地
        小型會議上，一切會議服務都是由一名會務人員來做，不另安排服務員。會議中，會務人員要做好以下工作。l1L紅軟基地
4、協(xié)助會議按議程進行并形成會議結果 l1L紅軟基地
      在會議中的一項重要的組織工作，是輔助領導或主持人按議程進行會議內(nèi)容并協(xié)助對會議所有議題形成結果。按議程進行會議內(nèi)容是避免無限期地討論一個問題或者離開原定議題。還要敦促會議形成結果，比如討論的問題要形成相對一致的意見，明確要做的工作最后由誰主抓或承辦，一些事項的具體辦理方法以及督辦方法等。 l1L紅軟基地
第四節(jié)   會后總結l1L紅軟基地
在會后的善后和落實工作有以下四部分組成。l1L紅軟基地
整理：及時整理有關會議材料、如紀要、簡報、決議或決定，其中包括要領導審閱簽字的，要領導簽發(fā)并遞送有關宣傳部門的，以及要在機關內(nèi)信息簡報上交流的內(nèi)容。l1L紅軟基地
   歸檔：一切會議材料，要及時按規(guī)定格式整理好，做好歸卷工作，以備存檔。 l1L紅軟基地
第五節(jié)：大型會議中的會務工作l1L紅軟基地
        要開好一個會，尤其是大型會議，精心的準備和組織，是開好會的重要保證。一般大型會議的會務人員很多，會議籌備部門和會務工作人員常是由與會各單位暫時抽調(diào)來組成的，一些重要的、需要早動手的工作，也是由主辦單位負責會務的同志提前落實的。l1L紅軟基地
一、會議的“前站”l1L紅軟基地
        大型會議的議題是由領導中樞決定的，辦公室人員的工作，是根據(jù)會議的規(guī)模范圍，組建好會務班子，即大會籌備處（臨時性會務人員機構）或叫會務人員處、會務組等等。大型會議的籌備處由會議的主辦單位主抓并負責組建會務班子。一般會務工作人員分為四套班子，即：會務人員組、行政組、宣傳組、保衛(wèi)組。l1L紅軟基地
會務人員組在會前的工作l1L紅軟基地
       （一）、撰寫會議方案和所需的會議文字材料l1L紅軟基地
     1、大型會議方案中主要明確8項內(nèi)容：l1L紅軟基地
續(xù) 表l1L紅軟基地
2、議程和日程：會議議程指對已確定的議題列出討論的先后順序，是安排日程的前提和基礎。會議日程是結合會議議程對會議期間的所有活動作逐日的具體的時間安排，以保證會議的正常進行。l1L紅軟基地
      其中對會議議程和日程的安排尤為重要。會議議程擬定的合理與否直接關系到會議能否實現(xiàn)預定的目標、取得預期的效果，也關系到能否高效率地召開會議。日程的確定是結合已確定的議程將會議議題的討論以及會議期間的其他活動按日排列，以便會議中的所有活動能夠有條不紊地進行。l1L紅軟基地
3、落實大會發(fā)言人、發(fā)言內(nèi)容及時間，以確定和組織撰寫、修改、審閱大會的典型材料、發(fā)言等，以便具體安排會議日程。l1L紅軟基地
     4、落實文件材料的打印、校對、裝訂工作。l1L紅軟基地
     5、編制“會議手冊”，手冊內(nèi)容主要是會議名稱（會標）、會議時間（安排）、文娛活動、作息時間，大會發(fā)言程序、討論時間地點等。l1L紅軟基地
     6、準備與會人員名單與通訊地址聯(lián)絡方式的表格，用于編制大會名錄。l1L紅軟基地
（二）、行政組在會前的工作l1L紅軟基地
        行政組在會前的工作包括以下八部分。 l1L紅軟基地
     1、印制會議胸卡或代表證、工作證、服務證、l1L紅軟基地
資料袋、座簽等。l1L紅軟基地
2、發(fā)送會議通知。大型會議的會議通知內(nèi)容比較復雜，除了要通知的時間、會期、地點、內(nèi)容之外，一定要加上回執(zhí)單，回執(zhí)單一般采用表格式，主要填報所有參會人的姓名、性別、職務職稱、民族、年齡、會后返程交通要求等等，有的學術性交流會還要提交論文題目。會務人員通過回執(zhí)單的統(tǒng)計，可以掌握與會人數(shù)、早做安排。因此，會議通知要考慮到往返時間，早發(fā)為宜。l1L紅軟基地
      3、準備必要的請柬和給領導人的會議邀請函，交給會務機構領導。l1L紅軟基地
4、安排會議食宿。食宿安排的總原則是讓與會人員吃好、住好，又不可造成浪費，一般不同的會議會有不同的規(guī)格，要盡可能安排好。住宿的安排一定要將工作做細，以防不經(jīng)意間出現(xiàn)厚此薄彼的現(xiàn)象，造成矛盾。l1L紅軟基地
5、 安排會議場所。包括主、分會場、討論場所以及文娛場所。會務人員人員一旦確定了會議召開的具體地點，就應在會前將會場按會議的要求布置好。要按照會議的要求對會場大小，燈光設備，通風，會議駐地的交通，購物，休閑及其他輔助設施等情況進行檢查落實，并對主會場、分會場以及小組討論場所進行合理布置。l1L紅軟基地
6、安排會議醫(yī)療保障工作。醫(yī)療衛(wèi)生方面的準備包括伙食、飲水、住宿、會場、周圍環(huán)境和個人衛(wèi)生諸多方面。要安排有經(jīng)驗的應急醫(yī)務人員，準備必要的急救藥品，對飲食、環(huán)境衛(wèi)生做必要的檢查和處理，清除隱患，保證隨時提供應急醫(yī)療服務。特別要考慮到可能出現(xiàn)的突發(fā)性疾病，應給予及時的救護，也要注意防止流行性疾病的發(fā)生。l1L紅軟基地
7、安排文娛活動、往返需用車輛、車場、司機及司機的活動。如果會期較長，為豐富生活，調(diào)節(jié)高度緊張的工作狀態(tài)，在會隙或晚間，常要安排一些文娛活動。無論是安排的電影、舞會、音樂會、健身活動或觀光等等都應在會前落實到位，從時間、內(nèi)容到交通安排等都不容忽視。目前會議用車一般采用租用運營車隊的方式，只要事先商定好具體用車時間，不必考慮停放車場和司機的安排。l1L紅軟基地
      8、訂購參會人員會后的車船航票�，F(xiàn)在一般都是會務委托駐會的飯店解決定票問題或直接采用網(wǎng)上預定方法。l1L紅軟基地
（三）、宣傳組的會前工作l1L紅軟基地
        宣傳組的會前工作包括以下兩部分。l1L紅軟基地
（四）、保衛(wèi)組的會前工作l1L紅軟基地
        主要負責會議安全保衛(wèi)工作的檢查和落實。保衛(wèi)組應注意必要的值勤、崗哨、門衛(wèi)、消防、安全門、特殊事件處理等安全工作的準備。有的還要考慮主控室和有關安全保衛(wèi)設備的使用工作。l1L紅軟基地
二、會中的各項會務工作l1L紅軟基地
   會務人員組l1L紅軟基地
      候會制度：候會就是等候參與會議的具體議程。有些會議，議題繁多，必須參加后一議題討論的代表如果與前一議題無關，會務人員人員必須通知有關人員在指定的時間到指定的地方等候，保證會議前后相接，既可節(jié)省時間、又不至于使會議秩序混亂，保證各議題討論的緊湊，又避免無謂的“聽會”。如大會安排代表發(fā)言、演講，要提前落實好發(fā)言、演講人，并按時把他們引領到指定地點等候準時發(fā)言。l1L紅軟基地
行政組l1L紅軟基地
       首先，要組織會議簽到工作。簽到是與會人員到會時的一道必要的手續(xù)，也是會場管理的一項重要內(nèi)容。簽到完畢，與會人員進入會場后，會務人員人員要填寫會議出席情況報告表，在主持人宣布會議正式召開前報告主持人。會議出席情況報告表包括會議名稱和屆次、日期、應到人數(shù)、缺席人數(shù)，實到人數(shù)等內(nèi)容。l1L紅軟基地
其次，是分發(fā)文件。分發(fā)的文件包括報告、講話稿，演講稿、計劃、方案、決定討論稿、草案、規(guī)定、章程、制度、開幕詞、閉幕詞、議案、提案、討論的問題等。分發(fā)不僅要避免出現(xiàn)差錯，而且常要趕時間，有時一部分分發(fā)下去看完后還要回收，會務人員人員一定要親自分發(fā)、回收，還要清點下發(fā)與回收的文件材料份數(shù)。如需回收的文件，分發(fā)前在右上角必須注明回收字樣，以便與會人員妥善保管。l1L紅軟基地
      最后，行政組還要征求與會者對食宿的意見，對特殊與會人員加強醫(yī)療服務，抓緊會務費用結算工作，組織安排好會議期間的文娛活動，搞好返程交通的落實。l1L紅軟基地
宣傳組l1L紅軟基地
        結合會議要求組織各種形式的宣傳工作聯(lián)系并協(xié)助新聞單位做好報道，保證信息的及時發(fā)布與交流。l1L紅軟基地
       保衛(wèi)組l1L紅軟基地
       杜絕各種不安全隱患，必要時與有關交通管理和治安管理部門協(xié)調(diào)，保證會議順利進行。l1L紅軟基地
（三）會后的落實工作l1L紅軟基地
  會務人員組l1L紅軟基地
    完成會議紀要等等會議材料，做好下發(fā)工作。有關的報告、決定、決議修改后，要經(jīng)主要負責人審閱簽發(fā)，然后印發(fā)。l1L紅軟基地
行政組 l1L紅軟基地
        作好與會人員的財務結算，賬目票據(jù)要結清；做好離會時的協(xié)助退房、返回送站工作；做好駐地、會場的善后工作。要保證與會者及時離會，必要的，要協(xié)助寄發(fā)會議材料。l1L紅軟基地
   宣傳組l1L紅軟基地
        與新聞單位共同協(xié)作，做好新聞發(fā)布會、新聞播發(fā)和會議宣傳工作。向駐會場所表示謝意，必要時要發(fā)感謝信。l1L紅軟基地
一、電話會議的申請l1L紅軟基地
注意事項l1L紅軟基地
二、電話會議的使用說明l1L紅軟基地
VoIP 網(wǎng)絡電話簡介l1L紅軟基地
      VoIP 同web 網(wǎng)頁訪問，電子郵件，即時信息一樣，都是基于互聯(lián)網(wǎng)的一種應用，只不過同其它應用不同的是，這種應用是以語音形式來體現(xiàn)的。隨著業(yè)務的擴張，很多企業(yè)大都在不同的地區(qū)和國家開設了大量的分支機構，企業(yè)內(nèi)部的電話溝通非常頻繁，企業(yè)長途和國際電話通訊費用已是企業(yè)的一項重要開支。借助互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡電話，幫助公司節(jié)約成本，提高員工工作效率，尤其是通訊費用，因此日漸成為公司的重要選擇。l1L紅軟基地

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