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國際學(xué)術(shù)會議的籌辦及會場布置 Conference 會場包括舉行會議的場所和場內(nèi)設(shè)施。從狹義上講，會議會場僅指會議廳室。但從廣義上講，它還包括會議廳室外辦公和活動區(qū)域。設(shè)計良好的會議會場是確保會議達到良好效果的重要因素，除了可提供參加會議人員舒適的開會環(huán)境外，更可以提供較好的臨場感，提供會議的效果。 國際學(xué)術(shù)會議的準備過程 國際學(xué)術(shù)會議的會場布置 會前準備(Preparation) 會議計劃 1.擬定會議主題，地點，名稱，規(guī)模 2.成立會務(wù)小組，明確會務(wù)分工（包括財務(wù)，接待，保安等人員） 3.確定會議日期及日程 4.做出會議經(jīng)費預(yù)算和籌資日程 會議宣傳 1.初步通知（宣傳） 2.正式通知及回執(zhí)（會址，交通，住宿，會議具體安排，會議多媒體等技術(shù)要求） 會議材料 1.確定開幕式等公共重大日程發(fā)言稿 2.編印會議指南 3.準備會議紀要，講座論文等的記錄要求（必要時應(yīng)聯(lián)系好出版商） 會議標識 1.代表資格證 2.會標，海報，網(wǎng)宣，易拉寶 3.與會代表坐場標識 會后生活 1.預(yù)定交通工具 2.安排住宿，餐飲等 3.聯(lián)系安排參觀，旅游，訪問活動 4.娛樂活動 會場布置 1.會場類型及作為排次 2.展臺布置 3.多媒體及電動設(shè)備 會場類型 1.禮堂式（劇院式) 禮堂式是在會議廳內(nèi)面向講臺擺放一排陪座椅，中間留有較寬的過道。其特點是：在留有過道的情況下，最大程度的擺放座椅，最大限度地將空間利用起來，在有限的空間里可以最大限度的容納人數(shù)；禮堂式適合單位內(nèi)部行政動員會議、工作部署會議。 2. 圓桌式 這種方式是在房間內(nèi)放置一些圓形或橢圓形的桌子，椅子圍繞著桌子擺放，以便所有觀眾都面向前方。其特點是：不強調(diào)主席的重要性，而強調(diào)平等，鼓勵與會者之間進行討論。這種布局方式適合于各類討論會。國際會議常用圓桌方式布局。 3.教室式 這種方式是將桌椅按排端正擺放或呈“V”形擺放。這種布置與學(xué)校教室一樣，在椅子前面有桌子，方便與會者作記錄。其特點是：按排布置時有一定的靈活性；參加會議者可有放置資料及記筆記的桌子；可以最大限度地容納人數(shù)。教室式布局適合各類講座。 4.馬蹄形（U形） 將桌子連接擺放成長方形，在長方形的前方開口，椅子擺放在桌子外圍。通常開口處擺放放置投影儀的桌子，中間會放置植物以做裝飾。這種布局方式的特點是：不設(shè)主持會議人的回執(zhí)，可以營造比較放松的氛圍；可擺放幾個麥克風(fēng)以便自由發(fā)言。馬蹄形布局適合展示、研討等類型的會議。 會場布置(Venue Layout) 原則（Principle） 1.切合會議主題 2.追求整體協(xié)調(diào) 針對大型國際學(xué)術(shù)會議，我們參考哈佛大學(xué)公開課Justice的講堂布置。 它基本上分為三個層次：主講臺，討論坐席，看臺坐席。 首先是主講臺 討論坐席有上下兩層，呈環(huán)形分布，既保證了聽講效果，方便討論以及臺上臺下的互動，還在一定程度上，擴大了聽講人數(shù)。 會議接待（Reception) 1.安排住宿及通知有關(guān)事項 2.檢查會議設(shè)備以及人員調(diào)動 3.會議記錄 4.征求與會者對會議要求及相關(guān)建議 會后安排(Post-Arrangement) 1.安排與會人員返回 2.整理會議記錄（分類，歸檔，出版等） 3.工作匯報 4.講會議結(jié)果向媒體等發(fā)布 為保證會議順利而有趣地進行，講采取大會報告、辯論會、學(xué)術(shù)沙龍、設(shè)問和答辯、自由發(fā)言、圓桌座談、冷餐會、成果展示等多種學(xué)術(shù)會議形式 謝謝！DjO紅軟基地

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